#4 Warum eure Gruppenanfragen nicht konvertieren – Teil 1

Das Gruppen- und MICE-Geschäft ist für viele Hotels ein
erheblicher Umsatzpfeiler und gleichzeitig der Bereich mit den
größten Prozessbaustellen. Anfragen kommen rein, irgendwo
verschwinden sie, am Ende werden 60 bis 70 Prozent direkt
abgesagt oder gar nicht erst beantwortet. In dieser ersten von
zwei Folgen werfen wir einen klaren, ehrlichen Blick auf die
Schwachstellen im Gruppen- und MICE-Geschäft und legen den Finger
in die offenen Wunden. Christian Graf von Kanitz-Kopsch von
hivr.ai und Felix Kraemer von JF-Hospitality und QuoteRing sind
zu Gast und teilen, was sie in unzähligen Häusern an immer
denselben Mustern beobachten.


Warum die Conversion Rate so niedrig ist
Die Standardantwort lautet meistens „der Markt ist halt
schwierig". Tatsächlich liegt das Problem fast immer hausgemacht
in den eigenen Prozessen. Wir sprechen darüber, wo Anfragen
tatsächlich liegenbleiben, an welchen Stellen Anfragen
unbearbeitet abkühlen und warum die Conversion Rate vieler Häuser
bei deutlich unter zehn Prozent liegt, obwohl das Volumen
prinzipiell ausreichen würde, um spürbar mehr Umsatz zu erzeugen.


Manuelle Prozesse und ineffiziente Strukturen
Die meisten Häuser bearbeiten Gruppenanfragen heute noch
weitgehend manuell. E-Mail-Posteingang, Excel-Tabellen, eine
Reservierungs-Software, die nicht für Gruppen gebaut wurde, und
drei Personen, die parallel an derselben Anfrage arbeiten.
Christian und Felix beschreiben aus ihrer langjährigen Praxis,
wie sich solche Strukturen entwickeln, warum sie sich so
hartnäckig halten und welche typischen Fehler im Anfragehandling
immer wieder auftauchen.


Daten, Priorisierung und Verantwortlichkeiten
Ein zentrales Thema sind fehlende Daten. Welche Anfrage ist
eigentlich heiß? Welche kann später bearbeitet werden? Wer ist
verantwortlich, wenn niemand explizit zuständig ist? Wir sprechen
über die Pain Points im Alltag von Revenue-, Reservierungs- und
Convention-Teams, über die Schnittstellen, an denen Anfragen
typischerweise hängenbleiben, und darüber, warum Priorisierung
ohne saubere Daten nichts anderes ist als Bauchgefühl mit anderem
Namen.


Diese Themen besprechen wir im Detail:


Die typische Customer Journey einer Gruppenanfrage und an
welchen Stellen sie zerbricht.

Manuelle Prozesse und Excel-Tabellen als unsichtbare
Umsatzkiller.

Klassische Fehler im Anfragehandling, von der unbeantworteten
Erst-Mail bis zum verschwundenen Folgetermin.

Fehlende Daten und unklare Priorisierung, warum die richtigen
Anfragen zu spät bearbeitet werden.

Verantwortlichkeiten zwischen Sales, Reservation und
Convention, wo Übergaben kippen und Informationen verloren gehen.

Pain Points im Alltag der Teams, ehrlich, ohne Schönfärberei.



Für wen ist diese Folge relevant?
Für Geschäftsführer, Sales- und MICE-Verantwortliche,
Reservierungs- und Convention-Manager und alle, die in den
nächsten Monaten ihren Gruppenprozess auf den Prüfstand stellen
wollen. Egal ob Tagungshotel, Konferenzimmobilie oder Stadthotel
mit Gruppenanteil, die hier diskutierten Themen werden dir
bekannt vorkommen.


Wenn du gerade selbst spürst, dass dein Anfragehandling nicht
skaliert, deine Conversion Rate unter dem liegt, was möglich
wäre, oder du einfach wissen willst, an welchen Stellen Hotels
typischerweise Geld liegen lassen, ist diese Folge der perfekte
Einstieg. Teil 1 legt den Finger in die Wunde, Teil 2 liefert
konkrete Lösungsansätze.