Realistische Dauer der Projektdokumentation – IT-Berufe-Podcast-Shorts #15

Um die realistische Dauer deiner IHK-Projektdokumentation geht es
in der fünfzehnten Episode der Shorts des IT-Berufe-Podcasts.


Die wichtigste Aussage ist kurz: Plane für deine
Projektdokumentation so viel Zeit ein, wie du bekommen
kannst. Weil die Vorgaben der IHKen stark
unterschiedlich sind und die Doku einen großen Einfluss auf deine
Abschlussnote hat, lohnt es sich, deutlich mehr Zeit für
Formulierung, Korrekturen, Feedback und saubere Aufbereitung
einzuplanen. Die knappen "offiziellen" Zeitvorgaben für die
umfangreiche Dokumentation sind unrealistisch, deshalb sollte die
Doku in deiner Priorisierung weit oben stehen.
Inhalt Wie viel Zeit du für die Projektdokumentation einplanen
solltest

Die kurze Antwort lautet: so viel Zeit, wie deine IHK dir
erlaubt. Praktisch heißt das aber: Plane eher
mehr Zeit ein, als offiziell irgendwo steht, weil die
Projektdokumentation ein zentrales Prüfungsartefakt ist und einen
großen Anteil an deiner Abschlussnote hat.
Unterschiedliche Vorgaben der IHKen

Ein zentrales Problem ist, dass die IHKen in Deutschland nicht
überall gleich vorgehen.


Manche IHKen erlauben, die Projektdokumentation innerhalb der
offiziellen Projektzeit zu schreiben.

Andere IHKen erlauben das nicht oder machen andere Vorgaben.

Teilweise gibt es sogar feste Zeitanteile, zum Beispiel 15%
der Projektzeit.

Bei 80 Stunden Projektzeit in der Anwendungsentwicklung wären
das dann 12 Stunden für die Dokumentation.

Andere IHKen machen gar keine konkrete Zeitvorgabe, sodass du
faktisch bis zur Abgabe daran arbeiten kannst.



Dadurch entstehen sehr unterschiedliche Voraussetzungen. Wenn
eine Person nur 12 Stunden einplanen darf und eine andere
faktisch deutlich mehr Zeit nutzen kann, wirkt sich das fast
zwangsläufig auf die Qualität der Dokumentation aus.
Warum mehr Zeit sinnvoll ist

Die Projektdokumentation wird bewertet. Entscheidend ist am Ende
nicht, ob du exakt eine vorgegebene Stundenzahl eingehalten hast,
sondern wie gut das Ergebnis ist.


Deshalb sollte die Doku möglichst sauber und vollständig sein:


Fehler korrigieren

sauber formulieren

Referenzen prüfen

ein ordentliches Inhaltsverzeichnis erstellen

Bilder und Artefakte sinnvoll in Anhang oder Dokument
einbauen

andere Personen Korrektur lesen lassen



Die Empfehlung ist deshalb klar: Nutze jede realistisch
verfügbare Zeit, um die Dokumentation rund zu machen.
Offizielle Planung und praktische Realität

Wenn deine IHK eine feste Zeitvorgabe macht, sollte diese
natürlich in Projektplanung, Antrag und Dokumentation auftauchen.
Gleichzeitig ist die Empfehlung, in der Realität trotzdem alle
sinnvollen Möglichkeiten zu nutzen, um die Doku zu verbessern.


Der Grund: Eine gute Note bekommst du nicht dafür, dass du nur
wenig Zeit investiert hast, sondern dafür, dass die Dokumentation
am Ende gut ist.
Warum knappe Zeitvorgaben unrealistisch sind

Gerade bei umfangreichen Dokumentationen mit zum Beispiel 40 oder
50 Seiten sind die sehr kleinen "offiziellen" Zeitvorgaben aus
meiner Sicht unrealistisch.


Denn zur Arbeit an der Doku gehört mehr als nur Schreiben:


viele Seiten Text formulieren

Inhalte überarbeiten

Layout und Struktur sauber setzen

Anhänge, Bilder und weitere Artefakte einbauen

zusätzliche Materialien teilweise erst erstellen



Eine umfangreiche, sauber gesetzte PDF-Dokumentation in nur 12
Stunden zu erstellen, ist nicht realistisch!
Priorisierung: Doku vor Perfektion im Projekt

Die klare Empfehlung lautet, deine Zeit nach dem Einfluss auf die
Note zu priorisieren.


Das bedeutet im Zweifel:


lieber etwas weniger programmieren, konfigurieren oder
installieren

dafür mehr Zeit in die Projektdokumentation stecken



Begründung:


Die Doku hat einen sehr hohen Einfluss auf die Abschlussnote.

Das eigentliche Projekt kannst du in Präsentation und Doku
ohnehin nur ausschnittweise zeigen.

Deshalb kann zusätzliche Zeit für Formulierung, Überarbeitung
und Feinschliff bei der Doku mehr Wirkung auf die Bewertung haben
als noch mehr Arbeit am eigentlichen Projekt.



Natürlich kann man diese Prüfungslogik kritisch sehen – und das
tue ich selbst auch. Denn eine umfangreiche
Dokumentation zeigt nicht automatisch, wie gut
jemand beruflich handlungsfähig ist. Solange die
Prüfungsstruktur aber so ist wie sie ist, sollte man als Prüfling
das Beste daraus machen.
Zusätzlicher Zeitdruck in der Abschlussphase

Diese Empfehlung ist in der Praxis nicht immer leicht umzusetzen.
Gegen Ende der Ausbildung kommen oft mehrere Belastungen
zusammen:


laufende Arbeit im Ausbildungsunternehmen

teilweise keine vollständige Freistellung

in manchen Fällen Projektarbeit außerhalb der Arbeitszeit

Vorbereitung auf die AP2

Vorbereitung auf Projektpräsentation und Fachgespräch

Durchführung des eigentlichen Projekts

Schreiben der Dokumentation



Trotzdem bleibt die Doku aus Bewertungssicht ein Schwerpunkt, den
du bei deiner Zeitplanung besonders beachten solltest.
Abgrenzung: Projektdokumentation ist nicht dasselbe wie
Benutzer- oder Entwicklerdoku

Zum Schluss unterscheide bitte nochmal ganz klar zwischen den
verschiedenen "Dokumentationen".
Projektdokumentation

Das ist das Prüfungsartefakt, um das es im
gesamten Podcast geht.
Fachliche Dokumentation im Projekt

Dazu gehören zum Beispiel:


Benutzerhandbuch

Entwicklerdokumentation

Klassendiagramm

Administrationsdokumentation

Netzplan



Diese Unterlagen gehören ohnehin zum Projekt
dazu und sind Pflichtbestandteile. Dafür gibt es bei
vielen IHKen eigene Bewertungsanteile. Wenn solche
Dokumentationen fehlen, kann sich das direkt negativ auf die Note
auswirken.
Realistische Planung für diese fachlichen Doku-Anteile

Für diese projektbezogenen Dokumentationen sollte die Zeitplanung
realistisch bleiben.


Ein sehr umfangreiches Handbuch mit unrealistisch wenig
angesetzter Zeit passt nicht.

Kleinere Dokumentationsartefakte wie ein Netzplan oder
ähnliche Unterlagen können dagegen mit wenigen Stunden
realistisch geplant werden.

Fazit

Meine Kernaussage ist eindeutig: Investiere in die
Projektdokumentation lieber mehr Zeit als zu wenig.
Wegen der hohen Bedeutung für deine Note, der sehr
unterschiedlichen IHK-Vorgaben und der unrealistischen
offiziellen Zeitvorgaben lohnt es sich, genügend Zeit für
Überarbeitung, Feedback und Feinschliff einzuplanen. Eine gute
Dokumentation kann mehr Einfluss auf dein Ergebnis haben als
zusätzliche Detailarbeit am eigentlichen Projekt.
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[0:21] So, heute habe ich mal ein kleines Thema
mitgebracht und ich glaube, heute wird es wirklich mal ein
Short. Und die Frage, die ich heute behandeln möchte, ist, wie
viel Zeit sollte ich für meine Projektdokumentation einplanen?
Also du weißt schon, das Prüfungsartefakt, das, was du dem
Prüfungsausschuss vorlegst, wo ein sehr, sehr großer Teil
deiner Abschlussnote von abhängt. Ja, genau dieses Ding, was je
nach IHK zwischen 20 und 60 Seiten lang sein kann oder
vielleicht noch kleiner oder noch länger. Ich weiß das nicht
von allen 79 IHK, aber sagen wir mal im Durchschnitt vielleicht
30, 40, 50 Seiten. Dieses Ding, was du dann wahrscheinlich über
eine Online-Plattform einreichst oder ausgedruckt und gebunden
und ja, auch das habe ich schon gehört, bei der IHK einreichst,
damit das bewertet werden kann. Wie viel Zeit brauchst du
dafür? Und das Too Long Didn’t Read, was ich immer Games by
Einschieger mache, ist, ganz kurz gesagt, so viel wie deine IHK
dir erlaubt. So, was soll das wieder heißen?


[1:18] Du weißt, 79 IHK gibt es in Deutschland.
Jede macht wieder mal so ein bisschen ihr eigenes Ding, wenn
sie möchte. Die meisten halten sich auch vielleicht eine
einheitliche Vorgabe. Aber einige Sachen sind in den
Berufsverordnungen der IT-Berufe halt nicht einheitlich
geregelt. Zum Beispiel, ob die Projektdokumentationen überhaupt
in deinen 80 oder 40 Stunden Projektzeit geschrieben werden
dürfen. Einige IHK erlauben das, andere nicht. Und es kommt
darauf an, wie man Gesetzestexte interpretiert und wer bei der
IHK was entscheidet. Und ich weiß nicht, wovon es noch abhängt.
Deswegen gibt es einfach ein Wir-Wahr an verschiedenen Lösungen
und an verschiedenen Vorgaben und verschiedenen Wünschen, die
IACAN so an diese Abschlussprojekte haben. Und da kann es dann
durchaus sein, dass es da vielleicht auch harte Vorgaben gibt.
Zum Beispiel innerhalb deiner Projektzeit ist das einzuplanen
mit exakt 15 Prozent deiner Zeit. Und das wäre dann bei
Anmerkungsentwicklung, wenn ich 80 Stunden habe, 12 Stunden der
Projektzeit. Muss dann für die Projektdokumentationen.
Eingesetzt werden. Andere IHK erlauben, dass man das einfach
außerhalb der Projektzeit schreiben kann und geben gar keine
Zeitvorgabe. Das heißt, da hast du quasi unendlich viel Zeit,
also bis zur Abgabe der Doku natürlich, um deine Doku zu
schreiben. Und da sieht man schon irgendwie, dass das ein
bisschen unfair ist. Also wenn IHK einen Vorgaben machen, du
darfst maximal zwölf Stunden dran sitzen und andere haben quasi
unendlich viel Zeit.


[2:36] Wie unterschiedlich sehen diese Dokus dann
wohl aus, wenn ich wirklich nur zwölf Stunden in dieses
Dokument stecke? Das kann ich ja gar nicht. so gut formulieren,
gestalten, die Referenzen prüfen und ich weiß nicht was alles,
wie jemand, der unendlich Zeit dafür hat. Also, da sieht man
schon irgendwie, dass das alleine schon unfair ist. Und
deswegen muss ich ehrlich gesagt sagen, aus meiner Sicht als
Prüfer empfehle ich das sogar, es ist ganz egal, was dein IHK
dir für Vorgaben macht. Nutze einfach so viel Zeit, wie du
kriegen kannst, und mach diese Dokumentation perfekt, in
Anführungszeichen. Lass da jemanden Korrektur lesen, im besten
Fall jemanden, der sich auskennt, Ausbilder, Ausbilderin
vielleicht.


[3:15] Korrigiere alle Fehler, die dir auffallen,
mach die Referenzen sauber, mach ein vernünftiges
Inhaltsbezeichnis, pack alle Bilder in den Anhang etc. Mach das
Ding rund. Das ist dein Prüfungsartefakt. Das Ding wird
bewertet. Und am Ende wirst du nicht eine Eins dafür kriegen,
weil du exakt zwölf Stunden daran gearbeitet hast, aber das
Ding sieht aus wie Grütze, sondern die Leute werden dieses Ding
nehmen, was aussieht wie Grütze und werden das bewerten. Und
dann guckt auch keiner mehr danach, ob du zehn oder zwölf oder
dreihundert Stunden dran gesessen hast, wenn es Mist ist. Das
heißt, um allein diesen Nachteil auszugleichen, dass andere IHK
den Prüfling quasi unendlich viel Zeit geben für die
Bearbeitung, würde ich sagen, das ist schön, dass du da solche
Vorgaben hast, das schreibst du dann auch schön in deine
Projektplanung rein, in den Antrag und in der Doku wiederholst
du es nochmal, aber in der Realität nutzt du bitte sämtliche
Zeit, die du hast, um diese Doku rund zu machen. Alles andere
wäre dumm.


[4:08] So, das ist meine persönliche Empfehlung.
Deswegen sage ich, du hast so viel Zeit, wie deine IHK dir
erlaubt, aber rechne mit deutlich mehr Zeit. Am Ende ist dieses
eine Prüfungsartefakt, die Projektdokumentation, das Ding, was
am meisten Anteil an deiner Abschlussnote hat. Also wäre es
doch blöd, da so wenig Zeit wie möglich zu investieren. Ich
würde stattdessen einfach so viel Zeit wie möglich investieren.
Und ich würde sogar sagen, im Zweifel programmierst du ein
bisschen weniger oder konfigurierst ein bisschen weniger oder
installierst ein bisschen weniger und schreibst mehr an der
Dokumente, weil das ist das Ding, was bewertet wird. Ist das
gut, dass man IT-Berufe so bewertet? Darüber kann man streiten.
Ich finde, das ist auch nicht die beste Wahl, um.


[4:51] Herauszufinden, ob jemand seinen Beruf
beherrscht, dass man ein 40-seitiges Dokument darüber schreibt,
vor allem mit Hilfe von KI zum Beispiel heute oder früher auch
schon, gab es immer schon Ausbilder, die drüber geguckt haben
und das korrigiert haben. Also wie viel Aussagekraft hat dieses
Dokument da noch? Da kann man jetzt wirklich sehr schön drüber
streiten und dann auch Vorschläge machen, dass das in Zukunft
vielleicht anders ist. Aber solange das nicht passiert ist und
wir diese Prüfungsordnung und Struktur noch so haben, würde ich
sagen, halt dich dran und hol das Beste für dich raus. Ich sage
es immer wieder, die Doku, das ist das Ding, was du in deiner
Hand hast, aus meiner Vorgabe jetzt hier, nimm dir so viel
Zeit, wie du brauchst. Du kannst das tausendmal Korrektur
lesen, du kannst es eine Woche liegen lassen vor der Abgabe und
dann nochmal drauf gucken. Du kannst jemand anderen drüber
lesen lassen, Du kannst ganz viel Zeit investieren, bis das
Ding halt vernünftig und rund ist. Und die würde ich auf jeden
Fall auch investieren.


[5:42] Und ganz ehrlich, wenn jemand bei einer IHK
sagt, ich erwarte von dir ein 50-seitiges, perfekt gesetztes
PDF-Dokument innerhalb von maximal zwölf Stunden, da sind wir
uns, glaube ich, alle einig, dass das absolut utopisch ist. Das
wird niemand hinbekommen. Auch wenn du dein Projekt perfekt
umgesetzt hast, allein die Formulierung von so vielen Seiten
Text dauert definitiv länger als zwölf Stunden. Dann kommt noch
hinzu, du musst vernünftig setzen, du musst die ganzen
Artefakte, Anhänge, Bilder etc. da reinbauen. Die musst du
teilweise für die Doku ja sogar noch anfertigen extra. Also das
ist alles völlig unrealistisch. Da sind wir uns hoffentlich
alle einig. Und wenn dann tatsächlich jemand kommt und sagt,
Moment, wir wollten von dir 50 Seiten haben und du hast uns
tatsächlich 50 Seiten geliefert, obwohl du nur 12 Stunden Zeit
hattest, wie ist das denn überhaupt möglich?


[6:28] Dann tut mir leid, schneiden die Leute sich
ins eigene Fleisch. Also da wird keiner nachfragen. Es wissen
alle, die an dieser Prüfung beteiligt sind, dass diese Vorgaben
absoluter Bullshit sind. Und deswegen geh davon aus, dass du
die Zeit investieren kannst. Die Leute werden dich nicht danach
fragen, wie lange du da dran gesessen hast, sondern werden das
einigermaßen realistisch auch in der Zeitplanung, wenn es denn
Vorgabe ist, der IHK berücksichtigt ist, dann wird da kein
Mensch nachfragen, weil sowieso alle wissen, dass das alles
ausgedachte Zahlen sind und deswegen nimm dir die Zeit, lass
das Ding Korrektur lesen, mach das Ding rund und gib es dann ab
und dann hast du alles getan, was du tun kannst, damit du da
auch eine gute Note bekommst. Also, nimm dir so viel Zeit, wie
du kriegen kannst, ganz blöd gesagt. Das hört sich jetzt so
einfach an. Ich weiß, einige Prüflinge müssen neben dieser
Projektarbeit auch noch richtig arbeiten. Das heißt, da ist das
Ausbildungsunternehmen hinterher, dass man auch ein bisschen
Geld verdient für das Unternehmen. Da wird man nicht
freigestellt. Ich habe sogar schon von Unternehmen gehört, da
muss man die Projektarbeit außerhalb der Arbeitszeit machen.
Also gut, das ist jetzt heute hier nicht das Thema. Auf jeden
Fall kann es ja sein, dass du in deinem Projektzeitraum noch
ein bisschen Stress hast. Ach ja, da steht ja noch so eine AP2
an, für die du lernen musst. Projektpräsentation, Fachgespräch
muss vorbereitet werden und dann auch noch tatsächlich eine
Software entwickeln oder Netzwerk planen oder was auch immer du
so machst und dann auch noch diese Doku schreiben. Also gegen
Ende der Ausbildung wird es ein bisschen knapp zeitlich auch
manchmal.


[7:46] Von daher wird es manchmal auch schwierig,
sich die Zeit damit zu nehmen. Aber halt dir nochmal vor Augen,
die Doku ist das eine Prüfungsartefakt mit dem höchsten Impact
auf deine Note. Der größte Teil der Note, der geht von der Doku
aus. Und demnach würde ich meine Zeiten auch priorisieren.
Steck da die Zeit rein, das ist am Ende, ja, wie gesagt, hat
mehr Impact, wirkt sich mehr auf deine Note aus, als die
Software rund zu programmieren. Weil die kannst du in deiner
kurzen Präsion und einer kurzen Doku sowieso nicht komplett
zeigen. Also würde ich tatsächlich lieber ein bisschen mehr
Text schreiben und ein bisschen den Text umformulieren, schöner
machen, etc..


[8:24] Als die Zeit in das echte Projekt zu
stecken. Wie gesagt, ich persönlich finde diese Empfehlung
bescheuert, weil ich natürlich eigentlich will, dass die Leute
beruflich handlungsfähig werden, weil das ist der Auftrag der
beruflichen Ausbildung. Und nicht, dass man schön PDF-Dateien
schreiben kann. Aber wie gesagt, solange die Prüfungsstruktur
so ist, würde ich empfehlen, wenn du das Beste rausholen
willst, investiere die Zeit in die Doku. Übrigens, kurze
Abgrenzung zum Schluss, eine Benutzer-Dokumentation,
Entwickler-Dokumentation, Admin-Dokumentation, was auch immer,
gehört natürlich sowieso zum Projekt dazu. Also ein Handbuch
für die Benutzer oder ein Klassendiagramm für die Entwickler
oder ein Netzplan für die Physikollegen. Das ist sowieso Teil
der Projektarbeit, das musst du eh immer machen. Das ist bei
unserer IHK zum Beispiel, allein dafür kriegt man 15% der Note.
Das heißt, wenn du ein Projekt abgibst, wo keine Dokumentation
drin ist und nicht die Projektdokumentation, die hier gemein
ist, sondern das, was ich eben aufgezählt habe, dann kannst du
schon keine, was ist es, 15%, 85%, kriegst du noch eine 2, aber
du kannst schon keine 1 mehr bekommen, wenn du keine
Dokumentation drin hast. Also die gehört immer da rein. Dafür
gibt es auch keine Ausnahme. Das ist Pflichtprogramm quasi, ein
Pflichtartefakt aus meiner Sicht in jeder Projektarbeit.


[9:32] Und da muss es natürlich einigermaßen
realistisch sein. Also du kannst nicht noch ein 70-seitiges
Benutzerhandbuch zu deinem Projekt erstellen und dann in die
Projektplanung schreiben, dafür habe ich vier Stunden
gebraucht. Also das ist natürlich, das passt überhaupt nicht.
Ja, so, also das muss einigermaßen realistisch sein, aber sind
wir mal ganz ehrlich, ich habe jetzt irgendwie, ich habe zwei
Wochen was programmiert oder ich habe eine Woche lang irgendwie
was auch immer Netzwerk geplant oder so, da werde ich dann
jetzt nicht noch 20 Stunden brauchen, um da jetzt einen
Netzwerkplan für zu zeichnen. Also da sind wir dann mit wenigen
Stunden dabei, zwei, drei Stunden oder sowas für die Doku, dann
passt das.


[10:03] Aber die Projektdokumentation mit all die
Artefakten etc., das ist ja wirklich ein, für viele Azubis
tatsächlich, die größte Arbeit, die sie bis dahin geschrieben
haben. Es gibt ja auch viele Azubis, die zum Beispiel kein Abi
gemacht haben, keine Facharbeit oder sonst irgendwas
geschrieben haben. Und das schreibt man nicht mal eben runter.
So ein 50 Seiten Ding. Ja, also das ist völlig utopisch.
Deswegen plan da vernünftig Zeit ein, plan auch Feedback
schleifen ein, lass da jemanden rübergucken. Ich sag’s jetzt
zum dritten Mal, deswegen würde ich sagen, wir hören das mal
auf, weil ich fang mir an zu wiederholen. Also nimm dir so viel
Zeit, wie die IHK erlaubt, aber mach lieber doch mehr, weil
dieses eine Prüfungsartefakt ist so wichtig für deine Note. Es
wäre dumm, wenn du die Zeit nicht investierst.


[10:43] So, das war’s für heute. Bis zum nächsten
Mal.