Einhaltung der Projektbearbeitungszeit (40 bzw. 80 Stunden) – IT-Berufe-Podcast-Shorts #14

Um die exakte Einhaltung der Projektbearbeitungszeit (40 bzw. 80
Stunden) beim Abschlussprojekt geht es in der vierzehnten Episode
der Shorts des IT-Berufe-Podcasts.


Für die betriebliche Projektarbeit solltest du die
vorgegebene Zeit von 40 Stunden bzw. 80 Stunden in der
Anwendungsentwicklung praktisch exakt einhalten. Mehr Zeit kann
zum Nichtbestehen führen, weniger Zeit ist zwar rechtlich
grundsätzlich möglich, verschlechtert aber unnötig deine
Prüfungsleistung. Wenn deine Planung oder die IHK-Vorgaben unklar
sind, solltest du das vor dem Projektantrag klären und dein
Projekt so darstellen, dass du am Ende genau auf die erlaubte
Stundenzahl kommst.
Inhalt

Kernaussage


Für die betriebliche Projektarbeit gelten feste Zeitvorgaben: 40
Stunden in den meisten IT-Berufen und 80 Stunden in der
Fachrichtung Anwendungsentwicklung. Diese Zeit solltest du im
Projektantrag und in der Projektdurchführung möglichst exakt
einhalten.
Zeitvorgaben: mehr geht nicht

Die rechtliche Grundlage – die Berufsverordnung – nennt für die
betriebliche Projektarbeit eine Prüfungszeit von
höchstens 80 Stunden. Daraus folgt:



Weniger Zeit ist rechtlich grundsätzlich
erlaubt.


Mehr Zeit ist nicht erlaubt.

Wenn du die erlaubte Zeit überschreitest, hältst du die
Prüfungsvorgaben nicht ein und könntest dadurch durch die
Prüfung fallen.



Deshalb sollte in deiner Zeitplanung am Ende genau die erlaubte
Stundenzahl stehen:



40 Stunden in den meisten IT-Berufen


80 Stunden in der Anwendungsentwicklung

Warum die exakte Planung erwartet wird

Projektplanung gehört zu den Ausbildungsinhalten in allen
IT-Berufen. Dazu gehört auch, zeitliche Vorgaben einzuhalten.
Auch wenn eine Planung auf die Stunde genau in der Realität oft
unrealistisch ist, wird in der Prüfung erwartet, dass du dich an
die formalen Vorgaben hältst.


Dazu kommt:


Prüfungsleistungen sollen vergleichbar sein.

Ohne feste Obergrenze könnten einzelne Prüflinge deutlich
mehr Zeit investieren als andere.

Größere Projekte würden auch zu umfangreicheren
Dokumentationen führen, die von Prüfenden gelesen werden müssten.

Weniger Zeit ist zwar erlaubt, aber unklug

Auch wenn das Gesetz "höchstens" sagt, ist weniger Zeit aus Sicht
der Prüfungsleistung keine gute Idee. Wenn du freiwillig weniger
Zeit nutzt,


zeigst du weniger von deinen Fähigkeiten,

nutzt deinen möglichen Bewertungsrahmen nicht aus,

und stellst dich schlechter dar als jemand, der die volle
Zeit sinnvoll ausschöpft.



Die Aussage dazu ist klar: Weniger Zeit zu planen oder zu
nutzen ist möglich, aber für deine Note eher nachteilig.
Pufferzeit im Projektantrag

Manche planen im Antrag bewusst Pufferzeit ein, weil Projekte nie
perfekt planbar sind. Dabei gilt aber:


Ob das erlaubt oder sogar gewünscht ist, hängt von
der IHK ab.

Es gibt IHKs, die einen Puffer akzeptieren oder fordern.

Es gibt auch Fälle, in denen ein Antrag mit eingeplanter
Pufferzeit abgelehnt würde.



Die Empfehlung ist deshalb:



Informiere dich vorher bei deiner IHK, welche
Erwartungen gelten.

Reiche den Antrag möglichst direkt passend ein, damit er
nicht wegen solcher Punkte zurückkommt.

Warum ein abgelehnter Antrag problematisch ist

Wenn dein Projektantrag abgelehnt wird und du ihn überarbeiten
musst,


verlierst du Zeit durch Überarbeitung und erneute Prüfung,

darfst du mit dem Projekt erst nach Genehmigung anfangen,

und bekommst dadurch zusätzlichen Zeitdruck.



Deshalb ist es sinnvoll, die formalen Anforderungen vorab zu
klären.
Abweichungen vom Projektantrag helfen bei Überziehung nicht

Auch wenn es in Projektdokumentationen oft ein Kapitel zu
Abweichungen vom Projektantrag gibt, kannst du damit
keine längere Projektzeit rechtfertigen. Wenn
dein Projekt mit 80 oder 40 Stunden genehmigt wurde, bleibt diese
Vorgabe bestehen.


Das heißt:


Eine Überschreitung lässt sich nicht einfach dadurch retten,
dass du sie in der Doku erwähnst.

Der Prüfungsausschuss kann das als Verstoß gegen die Vorgaben
werten.

Umgang mit Abweichungen während des Projekts

Wenn du in einer Projektphase mehr Zeit brauchst als geplant,
solltest du in der Darstellung dafür sorgen, dass du diese Zeit
in einer anderen Phase wieder einsparst, damit du am Ende
insgesamt auf die erlaubte Stundenzahl kommst.


Typisch ist dann ein Soll-Ist-Vergleich, in dem beschrieben wird,
dass an einer Stelle mehr Zeit nötig war und an anderer Stelle
entsprechend weniger. Auch wenn das in der Realität oft
konstruiert wirkt, ist genau das Teil des Prüfungssystems.
Fazit

Die Antwort auf die Ausgangsfrage ist eindeutig:



Mehr als die erlaubten 40 bzw. 80 Stunden solltest du
nicht haben.


Weniger wäre zwar grundsätzlich möglich, ist für deine
Prüfungsleistung aber nicht sinnvoll.


Plane dein Projekt so, dass du am Ende genau auf die
vorgegebene Stundenzahl kommst.


Wenn es Unklarheiten zu Pufferzeiten oder Formvorgaben
gibt, kläre das vorher mit deiner IHK.

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FIAusbV: Verordnung über die Berufsausbildung zum
Fachinformatiker und zur Fachinformatikerin

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Automatisch erzeugte Transkription der Episode

[0:21] Heute habe ich mal ein Thema mitgebracht,
woran ich immer denken muss, wenn ich mir wieder Projektanträge
für die betriebliche Projektarbeit anschaue. Und zwar, muss ich
eigentlich die vorgegebene Zeit für mein Projekt, nämlich 40
Stunden bei allen IT-Berufen und 80 Stunden bei der kleinen
Ausnahme für AmnungsentwicklerInnen, muss ich diese Zeit
eigentlich einhalten oder darf ich auch mehr oder weniger Zeit
für mein Projekt haben?


[0:46] Und kurz vorweg gesagt, nein, du darfst
nicht mehr oder weniger haben. Du solltest ziemlich genau exakt
auf diese Zahl kommen. Etwas aufgeweicht, ja, du darfst auch
weniger Zeit aufwenden, aber das wäre dumm, aber da kommen wir
gleich drauf. Aber wenn du überziehst, hast du ein Problem,
damit kannst du durch die Prüfung fallen. Das heißt, das
solltest du auf keinen Fall machen. Deswegen nehmen wir erst
mal das Daumenregel mit. In deiner Zeitplanung sollten unten
exakt 40 Stunden für alle IT-Berufe außer Anbietungsentwicklung
bzw. 80 Stunden für die Anbietungsentwicklung stehen. Alles
andere ist nicht so sinnvoll. Und da gucken wir jetzt mal
drauf, warum das so ist. Also Nummer 1, Abweichungen nach unten
sind grundsätzlich okay, aber dumm. Aber wir gucken mal warum.
Und zwar schauen wir als allererstes mal auf die gesetzliche
Grundlage, die Berufsverordnung. Und da weißt du vielleicht,
wir haben sieben verschiedene IT-Berufe, die alle einzelne
Berufsverordnungen teilweise haben, beziehungsweise der
Fachnummer hat gerade eine mit vier Unterpunkten für die
einzelnen Fachrichtungen und so weiter. Aber du kannst dir die
alle online angucken. Besetztes Texte sind frei verfügbar. Und
ich nehme jetzt einfach mal den Paragraf 12, der FIE aus BF,
also der Berufsverordnung für die Fachinformatiker. Und den
findest du ziemlich genau, exakt so formuliert auch in allen
anderen IT-Berufsverordnungen.


[2:01] Und da steht in Paragraf 12, Absatz 2, die
Prüfungszeit beträgt für die betriebliche Projektarbeit und für
die Dokumentation mit praxisbezogenen Unterlagenlagen,
höchstens 80 Stunden. Die Prüfungszeit beträgt höchstens 80
Stunden. Kurz zusammengefasst. So, höchstens steht da. Da steht
nicht, du musst exakt auf 80 Stunden kommen, was ja sowieso
völlig unrealistisch ist. Kein Mensch kann ein Projekt so gut
planen, dass er exakt genau 80 Stunden braucht. Sind wir uns
alle einig, dass das sowieso Quatsch ist, glaube ich. Aber
höchstens heißt, ich darf auch weniger. So steht es erstmal im
Gesetz. Das heißt aber, höchstens heißt inklusive 80, aber
darüber ist es vorbei. Das heißt, mehr ist nicht. Wenn du also
länger gebraucht hast, dann hast du dich nicht an diese
Vorgaben zur Prüfung gehalten und dann könntest du deswegen
durch die Prüfung fallen.


[2:50] So wie mein Beispiel in meinem Prüfungskurs
war, dein Chef gibt dir 100 Euro mit, um Brötchen zu kaufen und
dann kommst du wieder und sagst, ja Chef, ich habe 110
ausgegeben. Ja, das ist schön, aber das war nicht dein Budget.
Und was ist dann das Endergebnis? Du musst die 10 Euro auf
deine eigenen Tasche zahlen, außer du hast einen vernünftigen
Chef, der gibt dir das Geld dann wieder, weil dafür hast du
leckere Brötchen geholt. Aber so mal als Beispiel, wenn du ein
Budget hast, was du einhalten musst, dann kannst du auch nicht
sagen, ja, sorry, ich habe es doppelt so viel ausgegeben. So,
das geht nicht, kann man nicht machen. Und hier ist es auch so,
wenn es exakte Vorgabe ist, halte ich an 80 Stunden, mehr geht
nicht und du machst mehr. Ja, dann kann man dich deswegen durch
die Prüfung fallen lassen, weil du einfach nicht an diese
Vorgaben dich gehalten hast. Das ist nicht gut. So, vor allem
gehört Projektplanung in allen IT-Berufen zu den
Ausbildungsinhalten. Da steht ein Ausbildungsrahmenplan drin,
Projektplanung, das gehört auf jeden Fall dazu, das muss man
lernen in jedem IT-Beruf. Und früher war das sogar explizit in
der Verordnung genannt unter dem Punkt zeitliche Vorgaben
einhalten. Dieser Begriff, zeitliche Vorgaben ein, stand
explizit in der Berufsordnung in allen IT-Berufen, was man da
vermitteln musste. Heute ist es ein bisschen aufgeweicht und so
ein bisschen schwammig, Projektplanung und so weiter. Aber
gehört dazu. Ich kann, wenn ich Software-Entwicklungsprojekte
zum Beispiel plane, auch nicht sagen, ich brauche irgendwas
zwischen 100 und 1000 Personentagen.


[4:06] Die wollen das schon ein bisschen genauer
wissen, die Leute, die das Geld dafür bezahlen. Und deswegen
gehört das zum Ausführungsinhalt dazu. Und da kann ich auch
nicht mal mein Abschlussprojekt sagen, irgendwas zwischen 10
und 100 Stunden. Das geht nicht. Man muss es schon vernünftig
planen. So, wir sind uns alle einig, dass diese Planung sowieso
utopisch, unrealistisch und meistens komplett überzogen wird in
der Realität.


[4:28] Aber das heißt nicht, dass du das in deiner
Doku auch so schreiben musst unter deinem Projektantrag,
sondern da erwarten halt alle formale Vorgabe 80 Stunden. Also
halt dich dran und mach nicht mehr.


[4:39] Also, machst du zu viel, kannst du
durchfallen. Wenn du Glück hast und du hast die Planung schon
im Projektantrag überzogen, dann wird man einfach deinen
Projektantrag ablehnen und sagen, hier anpassen, maximal 80
Stunden, maximal 40 Stunden, was auch immer. Dann ist es gut.
Aber angenommen, wir würden das erlauben, dass du mehr machen
darfst, da könnte ja jeder Prüfling jetzt einfach lustig
überziehen, wie er oder sie halt Bock hat. Und was haben wir
dann für Projekte? Die dauern auf einmal 100 Stunden. Ja, okay,
200 Stunden. Ist das noch okay? 300 Stunden? Also wie lange
wollen wir den Prüflingen denn erlauben, ihr Projekt zu machen?
Und am Ende ist es dann ja auch nicht mehr vergleichbar. Einer,
der 300 Stunden investiert hat und jemand, der 40 investiert
hat, da muss ja was ganz anderes rauskommen von der Qualität
her. Also man muss es irgendwie vereinheitlichen. Außerdem, das
Projekt muss ja auch von Prüfenden, wie zum Beispiel mir,
gelesen werden, die Dokumentation. Und wenn wir ein
300-Stunden-Projekt dokumentiert haben mit, wie viele Seiten
sollen denn da rauskommen? 100 Seiten? Wer soll denn sowas
lesen in seiner Freizeit? Das ist ja alles Ehrenamtlich, das
Prüferamt. Das heißt, das funktioniert nicht, deswegen müssen
wir immer eine Grenze setzen und die ist halt laut Gesetz bei
40 Stunden bis 80 Stunden gesetzt, also halt dich dran. Nach
oben hin. So, jetzt steht aber ja höchstens im Gesetz, du
darfst also weniger Stunden investieren, aber da frage ich
jetzt einfach mal, warum willst du das machen? Warum solltest
du das machen? Klar, du kannst sagen, ja, ich habe einfach
keinen Bock zu arbeiten, ich mache einfach weniger. Ja, okay,
Aber hier geht es ja um deine Prüfungsleiste und dafür kriegst
du ja eine Note.


[6:03] Und wenn du jetzt freiwillig auf Zeit
verzichtest, die du investieren könntest, um eine bessere Note
zu bekommen, warum solltest du das tun? Ich habe auch mal einen
Short aufgenommen zu der sinnvollen Anzahl an Seiten der
Projektdokumentation. Wenn du eine erlaubte Vorgabe von 15
Seiten hast, warum willst du 13 abgeben? Das ist dumm, weil
wenn du irgendwie eine schlechtere Note als 100 Prozent
bekommst, wirst du dich ja immer fragen, so, hm, hat es an den
zwei Seiten gelegen? Hätte ich noch was unterbringen können,
was mir die Note verbessert hätte? Und die Antwort ist
wahrscheinlich ja. Das heißt, hier ist es genauso. Warum willst
du ein Projekt in weniger Zeit umsetzen? Dann kannst du ja
weniger von deinem Beruf, von deinen Fähigkeiten zeigen, als
jemand, der die 80 Stunden ausgereizt hat. Also du machst dich
ja schlechter damit. Du stellst dich ja unter jemand anderen,
der die Zeit ausgenutzt hat. Also warum solltest du das tun?
Ist ja dumm einfach. Deswegen mach es nicht. Und in einigen
Projektanträgen habe ich schon sowas gelesen, wie eine
Pufferzeit eingeplant. Sowas wie, ich weiß ja nicht, was
passiert. Ich kann ein Projekt nicht 100% perfekt genau planen,
auch wenn es nur 80 oder 40 Stunden sind. Deswegen plane ich
zwei Stunden Puffer ein, vier Stunden Puffer ein. Und auch hier
wieder, wie bei sehr, sehr vielen anderen Dingen auch, kann das
von deiner IHK abhängen, ob das okay ist oder nicht. Ich habe
schon davon gehört, dass einige IHK’en sogar fordern, dass man
einen Puffer einplant.


[7:23] Also das ist wieder völlig unterschiedlich.
Wenn das bei mir jemand einplanen würde, würde ich einen Antrag
ablehnen. Die Zeit ist komplett zu verplanen. Ende. Weiß ich,
dass das unrealistisch ist? Ja. Will ich, dass jemand dann
sagt, ja, ich plane vier Stunden Puffer ein, habe also nicht
meine ganze Zeit ausgereizt und irgendwie fülle ich die ja
schon, weil ich gehe davon aus, dass meine Planung sowieso
schrottig ist und die Puffer werden auf jeden Fall benutzt.
Also was ist das wieder für eine Aussage für eine
Abschlussprüfung? Also wenn ich zeigen soll, dass ich ein
Projekt verplanen kann und von Anfang an sage, ich bin mir aber
unsicher und plane Puffer ein.


[7:54] Also ich weiß, das ist in der Realität
vielleicht so, aber dann müssen wir halt ein bisschen gucken,
das ist eine Prüfungsleistung und da muss man halt vielleicht
das Optimum rausholen. Ja, man kann das Pro und Kontra
argumentieren. Ist der Puffer jetzt gut oder schlecht? Und das
ist jetzt müßig, darüber nachzudenken. Im Zweifel fragst du,
wie bei allen Themen deine IHK, ob da ein Puffer nötig ist oder
ob du auch weniger Zeit einplanen kannst. Warum auch immer du
das machen willst, ich habe es ja gerade erklärt. Aber wenn
deine IHK konkrete Vorgaben dazu hat oder irgendwas erwartet,
wäre es natürlich gut, das zu wissen. Und bei einigen, wie
gesagt, ich habe es gehört, da muss halt Zeit X als Puffer
eingeplant werden, weil man halt, also ich finde es ja auch
irgendwo nachvollziehbar, man weiß, dass es sowieso
unrealistisch ist, sie planen und dann plant man halt Puffer
ein. Okay, trotzdem erwarten die dann aber am Ende, dass der
Puffer auch ausgenutzt wird. Also am Ende muss man trotzdem die
80 Stunden wieder gefüllt haben sinnvoll. Also das ist alles,
ach, das ist auch alles ein bisschen konstruiert hier. Naja, es
ist ja nun mal einfach eine Prüfungsleistung.


[8:49] So, okay. Dann sollte also normalerweise,
wenn du dir nicht sicher bist oder dein IHK weiß das selber
nicht oder sagt es dir nicht oder steht nicht im Internet oder
wie auch immer, sollte es spätestens beim Prüfen des
Projektantrags auffallen, wenn ein Prüfer, eine Prüferin den
Antrag ablehnt und sagt, hier ist ein Puffer einzuplanen oder
nicht, beziehungsweise planen sie die ganzen 80 Stunden ein, so
wie wir das machen, dann weiß es halt. Und wenn dein Antrag
durch ist, dann weißt du, dass du es richtig gemacht hast.
Problem ist, wenn der Antrag abgelehnt wird und du ihn
überarbeiten musst, dann brauchst du halt eine gewisse Zeit für
die Überarbeitung und die erneute Prüfung und das geht alles
von deiner Projektzeit ab. Deswegen würde ich gucken, dass du
dich vorher informierst und den Antrag gleich so einreichst,
dass er einfach genehmigt wird. Weil sonst machst du dir ohne
Ende noch mehr Zeitdruck, weil du darfst ja erst mit dem
Projekt anfangen, wenn dein Antrag genehmigt ist. Und wenn du
noch einen neuen einreichen musst, dann dauert das teilweise
zwei, manchmal sogar vier Wochen, bis du wieder ein Feedback
kriegst. Und das geht natürlich alles von deiner Projektzeit
ab. Deswegen informiere dich einfach vorher.


[9:43] So, und was du auch nicht machen kannst,
das gibt es, hast du vielleicht schon mal ein paar
Beispieldokus gesehen, auf meiner Website habe ich auch ein
paar Beispieldokumentationen, da gibt es ein, ab und zu gibt es
da mal ein Kapitel Abweichungen vom Projektantrag, daran könnte
man begründen, warum man Dinge anders gemacht hat im
tatsächlichen Projekt, wie als man sie auch im Projektantrag
geplant hat, aber da kannst du auch nicht sagen, ja, Abweichen
vom Projektantrag habe ich für mein Projekt 100 Stunden
gebraucht. Nein, das geht nicht. Wenn dein Projekt mit 80
Stunden genehmigt ist, dann hast du auch 80 Stunden
einzuhalten. Und Gesetz erlaubt sowieso nicht mehr. Das heißt,
da kann man sich nicht rausreden und sagen, ja, ich habe es ja
in die Doku geschrieben, ich habe mehr gebraucht und deswegen
haben die mir jetzt 100 Stunden erlaubt. Nein, ist nicht der
Fall. Dann würdest du im Zweifel, wenn du einen bösen
Prüfungsausschuss hast, einfach durchfallen, weil du hast die
Vorgaben nicht eingehalten. Also, halte dich dran und versuch
nicht da irgendwie drum herum zu reden. Denn wenn du wirklich
realistisch dein Projekt planen solltest und das wirklich mit
dieser naiven Einstellung an deine Projektarbeit rangehst, dann
ist es tatsächlich auch so, meinst du, du kannst es wirklich
auf eine Stunde genau planen? Meinst du, 81 Stunden oder 80
Stunden sind dann wirklich so ein Riesenunterschied?


[10:54] Es ist sowieso alles unrealistisch. Das
heißt, geh einfach von den 80 bis 40 Stunden aus und guck, dass
du einfach genau bei der Zahl landest und dann ist dieses
Prüfungsding einfach durch. So, sollte es jetzt aber dazu
kommen, dass du während des Projektablaufs in irgendeiner
Phase, die du da geplant hast, mehr Zeit brauchst, als du
geplant hast, das wäre ja gefährlich, weil dann würdest du über
die 80 Stunden kommen, dann kommt der magische Feen-Zauberstab
und der, sorgt dann dafür, dass in einer anderen Phase, die
später kommt, einfach ein bisschen Zeit eingespart wird und
dann landest du einfach bei 40 oder 80 Stunden. So machst du
das. Das heißt, wenn du also tatsächlich realistisch irgendwo
mehr Zeit brauchst, dann musst du einfach dafür sorgen, dass du
das magischerweise in einer anderen Phase wieder einsparst. So
Klassiker ist dann so ein Soll-Ist-Vergleich. In der
Projektdokur so steht, ja, in der Planungsphase habe ich etwas
mehr Zeit gebraucht, weil der Prozess doch viel komplizierter
war als erwartet. Dafür konnte ich in der Implementierungsphase
die Zeit wieder einsparen, weil ich mir ja so viele Gedanken im
Vorfeld gemacht habe. Blablabla. Wir wissen alle, dass das
Bullshit ist. Sorry, ich muss das mal ganz offen sagen.


[11:59] Das passt einfach nicht. Und ich weiß,
dass die meisten Prüflinge deutlich länger an ihrer
Projektarbeit sitzen als die erlaubten 40 oder 80 Stunden.
Machen wir uns da mal nichts vor. Vor allem, weil man auch die
Zeit für die Projektdokumentation mit in diesen Zeitraum rein
planen muss bei den meisten IHK. Da habe ich auch schon eine
Podcast-Episode dazu gemacht. Das ist so unrealistisch. Es ist
halt ein bisschen ein Prüfungskonstrukt hier. Trotzdem musst du
dann, weil du das jetzt ja dann weißt, dich halt exakt an diese
Vorgaben halten und magischerweise geht das am Ende alles auf.
Dein Projekt wird perfekt umgesetzt und du sparst hier was ein,
was du an anderer Stelle gut wieder investieren kannst, sodass
du unterm Strich wieder genau auf 40 oder 80 Stunden landest.
Das ist die Vorgabe. Das hätten wir gern.


[12:41] Ist das ein bisschen realitätsfern? Ja.
Habe ich schon mal irgendein Projekt gesehen, wo es eine
Abweichung gab, wo mehr Stunden rauskamen oder weniger und der
Prüfling hat bestanden und eine Topnote bekommen? Nein. Also
ich wäre nicht an deiner Stelle der Erste oder die Erste, der
oder die es probieren möchte. Deswegen lass es einfach. Plan
die Zeit genauso ein wie vorgegeben und dann passt das. Das ist
mein Fazit für heute. Also Frage beantwortet. Musst du die
Stunden exakt einhalten? Meine Antwort ja.


[13:11] Und das war’s für heute. Bis zum nächsten
Mal.