Automation trifft Organisation: n8n × Notion

Was passiert, wenn aus einer Notiz automatisch ein Ticket, eine
Folie und ein Social-Media-Post wird? In dieser Crossover-Folge
(ausnahmsweise ohne Jens) trifft Mark Zimmermann auf Dirk Beckmann,
Geschäftsführer und Gründer der Bremer Digitalagentur Art und Weise
und Host des Podcasts Die digitale Zeit. Das Thema: wie Notion mit
seiner KI-Version 3.0 und dem Automatisierungstool n8n aus einem
reinen Notiz-Tool eine agentische Arbeitsumgebung macht. Dirk
erklärt die Grundidee hinter Notion: Statt klassischer Datenbanken
arbeitet das Tool mit "Building Blocks", jede Zeile ist technisch
gesehen eine eigene Seite, jede Datenbank eine "Collection of
Pages". Genau diese Struktur macht es möglich, dass sich
KI-Funktionen bis in einzelne Felder und Eigenschaften einer
Datenbank hineinziehen lassen, ganz ohne Programmierkenntnisse. Am
Beispiel seiner Agentur zeigt Dirk, wie aus anfänglicher Finanz-
und Liquiditätsplanung über Jahre ein komplettes Kapazitäts- und
Ticketsystem wurde, mit einem selbst gebauten Masterprompt, der den
kompletten Firmenkontext kennt und auf Nachfrage beantwortet, wer
wann woran arbeitet und wo es klemmt. Besonders spannend wird es
beim Thema Agenten in Notion: Dirk hat bereits eigene Agenten mit
granularen Zugriffsrechten gebaut, etwa einen "Stimmungs"-Agenten,
der E-Mails, Meeting-Tickets und Slack-Kommentare nach guter oder
schlechter Stimmung durchsucht, oder einen WhatsApp-artigen
Digest-Agenten, der morgens automatisch Neuigkeiten aus allen
angebundenen Tools zu kurzen Karten fürs Team-Dashboard verdichtet.
Als "Killer-Feature" nennt er die automatische
Meeting-Aufzeichnung: Ein Klick nach dem Call, und die KI baut
fertige Tickets mit Kapazitätsbuchung für die richtigen Personen im
richtigen Projekt. Der zweite Schwerpunkt der Folge ist n8n, das
Open-Source-Workflow-Tool aus Berlin, das Dirk als Nachfolger
seiner früheren Make-Lizenzen einsetzt. Per Webhook lässt er
Notion-Einträge automatisch an n8n-Workflows übergeben, die dann
etwa Inhalte über Gamma in fertige Präsentationsfolien verwandeln
und das Ergebnis direkt wieder in Notion zurückschreiben. Ganz
frisch zum Aufnahmezeitpunkt: die n8n-Workflow-Builder-Beta, mit
der sich komplette Workflows per Prompt statt per Drag-and-drop
bauen lassen. Dirk hat damit eigene, bereits bestehende Workflows
in wenigen Minuten nachgebaut oder verbessert. Zum Schluss wird es
persönlich-praktisch: Dirk empfiehlt einen kommerziellen
Masterprompt von Notion-Creator Simon (Better Creating) für rund 79
Euro als Abkürzung für alle, die selbst keine Lust auf
Prompt-Tüftelei haben, sowie die YouTube-Kanäle von Thomas Frank
und Matthias Frank als Einstieg in die Notion-Community. Sein
Fazit, mit Augenzwinkern: Wer heute noch zögert, Notion und n8n
auszuprobieren, verpasst gerade den eigenen "Think
Different"-Moment.