Emails als Geschäftsbrief, beA-Pflicht in eigener Sache?, Sprache von Rechnungspflichtangaben | Steuernachrichten Update 41/25

(E-)Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe





06.10.2025


Sind E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe i.S.d. § 147 Abs. 1 AO
und deshalb dem Außenprüfer auf Verlangen vorzulegen? Dazu hat
sich jetzt der BFH geäußert.


Nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sind die empfangenen und
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäß § 147 Abs. 3
Satz 1 AO grundsätzlich sechs Jahre und beginnt gemäß Abs. 4 mit
dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Handels- oder
Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde.



Nach einem Beschluss des BFH vom 30. April 2025 (Az.: XI R 15/23)
können auch E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe in dem Sinne
sein, jedenfalls insoweit, als die E-Mail selbst - und nicht
lediglich ihr Anhang - rechnungslegungsrelevante Informationen
enthält. Andernfalls ist zumindest der Anhang
aufzubewahren.



Die Finanzverwaltung ist daher im Rahmen einer Außenprüfung gemäß
§ 147 Abs. 6 AO grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen
sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern.



Das gilt auch für (digitale) Unterlagen über
Konzernverrechnungspreise, bei denen es sich nach Auffassung des
BFH um sonstige Unterlagen i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO handelt,
die für die Besteuerung von Bedeutung sind.



Das Vorlageverlangen ist verhältnismäßig und frei von
Ermessenfehlern, wenn es dem Steuerpflichtigen überlassen ist,
welche E-Mails oder Daten er im Einzelfall vorlegt und damit
solche Daten, die steuerlich nicht relevant sind, zu selektieren.
Nicht zulässig ist dagegen, im Rahmen der Außenprüfung ein
sogenanntes Gesamtjournal in digitaler Form zu verlangen, welches
Informationen zu jedweder E-Mail-Korrespondenz des
Steuerpflichtigen zu enthalten habe. Ein solches Vorlageverlangen
kann nicht auf § 147 Abs. 6 AO gestützt werden, da die Vorschrift
nur für solche Unterlagen gilt, die der Steuerpflichtige nach §
147 Abs. 1 AO aufzubewahren hat. Als Rechtsgrundlage für die
Vorlageverpflichtung kommt auch nicht § 200 Abs. 1 Satz 2 AO in
Betracht. Danach können zwar auch Unterlagen vorzulegen sein, für
die keine Aufbewahrungspflicht besteht; allerdings bezieht sich
diese Pflicht lediglich auf tatsächlich vorhandene Unterlagen und
somit nicht auf Gesamtjournal, das erst noch zu erstellen
ist.



Dem Schutz der persönlichen Daten des Steuerpflichtigen wird
allerdings nur dann hinreichend Rechnung getragen, wenn der
Datenzugriff nur in seinen Geschäftsräumen oder den Diensträumen
der Finanzverwaltung und nicht durch Speicherung auf einem
mobilen Laptop erfolgt.




Fundstelle


BFH vom 30. April 2025 (Az.: XI R 15/23)