Häufige Fragen zum Berichtsheft – Anwendungsentwickler-Podcast #52

Für viele Auszubildende zählt das Führen des
Ausbildungsnachweises – des Berichtshefts – nicht gerade zu den
Lieblingstätigkeiten. Es wird also Zeit, sich in der
zweiundfünfzigsten Episode des Anwendungsentwickler-Podcasts
einmal eingehender mit ihm auseinanderzusetzen.
Inhalt

Von vielen Azubis wird das Berichtsheft als nervige Pflicht
angesehen, aber es gibt auch einen konkreten Grund, warum es
erforderlich ist. Und mit ein wenig Einsatz kann das Führen des
Berichtshefts sogar Spaß machen.
Warum muss ich überhaupt ein Berichtsheft führen?

Laut § 43 (Zulassung zur Abschlussprüfung) des
Berufsbildungsgesetzes (BBiG) „Berufsbildungsgesetz (BBiG)“)
gilt:


Zur Abschlussprüfung ist zuzulassen, […] wer an vorgeschriebenen
Zwischenprüfungen teilgenommen sowie vorgeschriebene schriftliche
Ausbildungsnachweise geführt hat […]


Das bedeutet, dass man nur zur Prüfung zugelassen wird, wenn man
sein Berichtsheft ordnungsgemäß geführt hat. U.a. in § 7
(Berichtsheft) der Verordnung über die Berufsausbildung im
Bereich der Informations- und Telekommunikationstechnik wird
darüber hinaus das Berichtsheft für die IT-Berufe noch etwas
genauer beschrieben:


Der Auszubildende hat ein Berichtsheft in Form eines
Ausbildungsnachweises zu führen. Ihm ist Gelegenheit zu geben,
das Berichtsheft während der Ausbildungszeit zu führen. Der
Ausbildende hat das Berichtsheft regelmäßig durchzusehen.


Es gibt also eine eindeutige gesetzliche Regelung zum
Berichtsheft. Und daran hat sich jeder Ausbildungsbetrieb, aber
auch jeder Azubi zu halten. Wir schauen in der Prüfung auch
durchaus in die Berichtshefte und nehmen Stichproben von den
vermittelten Inhalten. Gerade bei etwas schlechteren Prüflingen
ist häufig die Frage, ob der Ausbildungsbetrieb eine Mitschuld
trägt. Und das lässt sich nur anhand der Ausbildungsinhalte
nachweisen.


Und genau dieser wichtige Grund spricht auch aus Sicht des
Prüflings für die korrekte Pflege des Berichtshefts. Es ist
nämlich der einzige schriftliche Nachweis für ein Fehlverhalten
des Ausbildungsbetriebs. Wenn der Ausbildende den Azubi drei
Jahre lang nur Kaffee kochen lässt und das auch immer brav im
Berichtsheft unterzeichnet hat, hat der Azubi später bei
Problemen in der Abschlussprüfung die Möglichkeit, sich über das
Ausbildungsunternehmen zu beschweren.


Natürlich sollte man nicht bis zur Abschlussprüfung damit warten.
Also wenn im ersten Jahr außer einfachen Hilfstätigkeiten kein
ausbildungsrelevanter Inhalt im Berichtsheft steht, wird es als
Azubi Zeit, tätig zu werden und die zuständige IHK zu
kontaktieren.
Wann sollte ich das Berichtsheft pflegen?

Ich kenne einige Azubis, die das Führen des Berichtshefts nicht
so ernst nehmen, und teils kurz vor der Prüfung Nachtschichten
einlegen, um ein Berichtsheft zu produzieren. Das würde ich
definitiv nicht empfehlen! Zusätzlich dazu, dass damit der
gesamte Sinn des Berichtshefts hinfällig wird, ist es auch
einfach schwierig, sich Ausbildungsnachweise für drei Jahre aus
den Fingern zu saugen. Und wenn man dann noch alle Nachweise mit
dem gleichen Datum unterschreibt, macht man es dem
Prüfungsausschuss leicht, den Schwindel zu erkennen.


Eine vernünftige Ausbilderin wird darauf achten, dass das
Berichtsheft regelmäßig geführt wird und den notwendigen
Qualitätsanforderungen genügt. Rechtschreibfehler usw. sollten
also im Berichtsheft nicht auftauchen.


Auch sollte das Berichtsheft regelmäßig ausgedruckt und
abgeheftet werden, damit nicht kurz vor der Prüfung die große
Panik einsetzt oder man das Berichtsheft gar ganz vergisst. Damit
hat man als Azubi auch regelmäßig eine Unterschrift des
Ausbildenden und könnte sich ggfs. bei der IHK beschweren, wenn
es Probleme gibt. Ein guter Ausbildungsbetrieb wird kein Problem
damit haben, regelmäßig das Berichtsheft abzuzeichnen.


Was heißt nun regelmäßig? Das kommt wohl wieder einmal auf die
IHK an. Bei der IHK Oldenburg (siehe Berichtsheft kaufmännisch)
sind die Ausbildungsnachweise als Wochenprotokolle zu führen und
einmal monatlich zu unterzeichnen. Das ist meiner Meinung nach
auch sinnvoll, da man als Anwendungsentwickler ja durchaus länger
an Projekten arbeitet und nicht täglich etwas zu berichten hat
(z.B. „Heute habe ich eine Schleife programmiert.“). Ich habe
aber auch schon (dicke) Berichtshefte gesehen, die aus
Tagesprotokollen bestanden.


Also: Informiere dich bei deiner IHK, wie das Berichtsheft zu
führen ist. Normalerweise sollte dein Ausbildungsbetrieb das aber
auch wissen.
In welcher Form sollte das Berichtsheft geführt werden?

Ich habe schon einige Berichtshefte gesehen, die handschriftlich
geführt wurden. Ich finde allerdings das passt nicht so recht zu
einem IT-Beruf. Außerdem ist das ein ziemlicher Aufwand. Ich
würde also getippte Berichte empfehlen.


Natürlich könnte man nun eine Word-Datei anlegen – ggfs. auf
Basis einer bestehenden Vorlage der IHK -, aber auch davon rate
ich ab. Schließlich sind wir doch ITler! Also bevorzuge ich etwas
modernere Methoden.


Ich empfehle, das Berichtsheft in einem Wiki oder einer
Plain-Text-Datei (z.B. mit Markdown) mit Versionierung (z.B. mit
Git) zu führen. Das erleichtert die Korrekturen und auch die
Prüfung durch den Ausbilder. Im Firmenwiki kann der Ausbilder
sich jederzeit ein Bild vom Stand des Berichtshefts machen und
ggfs. schon Korrekturen einbringen. In Word-Dateien ist das
einfach umständlicher.


Aus den Wiki-Texten kann man dann z.B. ein LaTeX-Dokument füllen
und hat auf Knopfdruck ein perfekt gesetztes Berichtsheft. Meine
Azubis haben das Ganze so schon umgesetzt.
Zusammenfassung

Warum muss ich überhaupt ein Berichtsheft führen?

Um dich gegenüber deinem Ausbildungsunternehmen
abzusichern, falls du keine adäquate Ausbildung bekommst.





Bin ich verpflichtet, das Berichtsheft zu führen?




Ja. Das regelt §43 des BBiG:


Zur Abschlussprüfung ist zuzulassen, […] wer an
vorgeschriebenen Zwischenprüfungen teilgenommen sowie
vorgeschriebene schriftliche Ausbildungsnachweise geführt
hat […]


Und die Verordnung über die Berufsausbildung im Bereich
der Informations- und Telekommunikationstechnik sagt:


Der Auszubildende hat ein Berichtsheft in Form eines
Ausbildungsnachweises zu führen. Ihm ist Gelegenheit zu
geben, das Berichtsheft während der Ausbildungszeit zu
führen. Der Ausbildende hat das Berichtsheft regelmäßig
durchzusehen.




Ich bin dualer Student oder externer Prüfling. Muss ich auch
ein Berichtsheft führen?

Externe Prüflinge müssen häufig kein Berichtsheft führen,
sondern nur einen Praxisbericht schreiben.



Kannst du mir eine verbindliche Auskunft darüber geben, ob
und wie ich mein Berichtsheft zu führen habe?

Nein. Das kann nur die für dich zuständige IHK.



Gibt es Vorlagen für das Berichtsheft?

LaTeX-Vorlage für das Berichtsheft

Ausbildungsnachweis für die Berufsausbildung, IHK
Oldenburg



Was gehört ins Berichtsheft?

Die Tätigkeiten, die du im Rahmen deiner Ausbildung
durchgeführt hast.

Was du gelernt hast.

Die Inhalte in der Berufsschule.



In welcher Form soll ich das Berichtsheft führen?

Am häufigsten sehe ich ausgedruckte DIN A4-Blätter in
stabilen Schnellheftern aus Pappe*. Einige Prüflinge lassen
ihr Berichtsheft sogar binden. Es gibt aber auch IHKen, die
das Berichtsheft online haben möchten. Einige Prüflinge
führen das Berichtsheft auch handschriftlich (davon würde ich
aber abraten).
*



Wie soll ich das Berichtsheft technisch führen?

Mit einem Textverarbeitungsprogramm deiner Wahl, z.B.
LaTeX, Word* oder einem simplen Texteditor. Auf jeden Fall
so, dass du es später einfach in die von der IHK gewünschte
Form bringen kannst.



Darf ich das Berichtsheft während der Arbeitszeit führen?

Ja (siehe oben).



Wie detailliert müssen die Einträge sein?

Meiner Meinung nach reichen Wochenprotokolle mit einer
Auflistung der wichtigsten Tätigkeiten. Es ist nicht
sinnvoll, stundengenau zu protokollieren und jede kleine
Fitzeligkeit aufzuschreiben. Im Zweifel bitte deine IHK nach
den Vorgaben fragen.



Wie oft sollte ich das Berichtsheft aktualisieren?

Ich empfehle einmal wöchentlich. Dann hat man die
Tätigkeiten noch im Kopf und es geht ganz schnell. Bei
Tagesprotokollen logischerweise täglich.



Kann ich das Berichtsheft nicht auch kurz vor der Prüfung
erstellen?

Theoretisch ja, ist aber sehr schwierig. Versuch dich mal
daran zu erinnern, was du letzte Woche Mittwoch gemacht hast!
Und die Einträge müssen auch chronologisch korrekt sein (z.B.
die Projektbearbeitungszeit). Außerdem ist dann der
eigentlich Sinn des Berichtshefts völlig verfehlt.



Wann und wem muss ich das Berichtsheft vorlegen?

Das Berichtsheft wird am Tag der mündlichen Prüfung dem
Prüfungsausschuss vorgelegt (siehe auch Checkliste für die
Projektpräsentation und das Fachgespräch). Es gibt aber auch
IHKen, die das anders machen (z.B. online einreichen).



Was passiert, wenn ich das Berichtsheft nicht mit zur
mündlichen Prüfung bringe?

Du wirst nicht geprüft und musst ggfs. ein halbes Jahr
auf den nächsten Termin warten.



Schauen die Prüfer wirklich in das Berichtsheft?

Das kommt auf den Prüfungsausschuss an. Wir schauen immer
rein.



Geht das Berichtsheft mit in die Benotung ein?

Nein.



Hast du ein paar konkrete Tipps zum Führen des Berichtshefts?

Berichtsheft jede Woche aktualisieren; Termin im Kalender
blockieren.

Berichtsheft als Chance und Absicherung verstehen.

Dokumentation für das Abschlussprojekt üben.

Achte auf deine Rechtschreibung, Interpunktion und
Grammatik.

LaTeX oder/und Markdown und Git verwenden.

Pflege des Berichtshefts zur Retrospektive der eigenen
Woche nutzen.

Berichtsheft als Erfolgsprotokoll führen.

Berichtsheft immer sofort dem/der Ausbilder/in vorlegen.

Einträge im Berichtsheft sind potentielle Blog-Beiträge.

Vielleicht lässt sich das Berichtsheft aus der
Zeiterfassung generieren.



Fazit

Das Berichtsheft ist vielleicht etwas lästig, aber absolut
notwendig (für die Zulassung zur Prüfung) und sinnvoll (als
Nachweis bei einer schlechten Ausbildung). Also mach das beste
draus und schieb es nicht ewig vor dir her. Einmal die Woche
aktualisieren sind nur wenige Minuten Aufwand. Wenn du dann noch
einen coolen Buildprozess für das Berichtsheft aufbaust, macht
das Ganze auch noch richtig Spaß!
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Berufsbildungsgesetz (BBiG)

Empfehlung des Hauptausschusses des Bundesinstituts für
Berufsbildung (BIBB) für das Führen von Ausbildungsnachweisen