Warum die meisten Projekte zu Einkaufsbedingungen scheitern (und wie ihr es besser macht)

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Neue Einkaufsbedingungen einführen?
Viele unterschätzen, wie aufwendig das wirklich ist.
Bis der erste strategische Lieferant sagt:
„Unter diesen Bedingungen liefern wir nicht.“

Genau das haben wir in einem Projekt erlebt.

Auslöser war die Einführung eines neuen ERP-Systems.

Damit verbunden mussten neue Einkaufsbedingungen eingeführt
werden – mit erheblichen rechtlichen und kaufmännischen
Änderungen.

Das Ziel war klar.

Alle Lieferanten sollten die neuen Bedingungen akzeptieren.
Die Realität sah anders aus.
Ein großer Teil der Lieferanten stimmte zu.

Gerade bei strategisch wichtigen Lieferanten wurde es jedoch
deutlich schwieriger.

Am Ende stand eine funktionierende Übergangslösung.

Bestellt werden konnte weiterhin.

Für einzelne Lieferanten galten zunächst noch die bisherigen
Einkaufsbedingungen.

Das war notwendig, damit der Go-live nicht gefährdet wurde.

Aber genau hier liegt die Gefahr.
Eine Übergangslösung ist keine Dauerlösung.
Denn je länger unterschiedliche Vertragswerke parallel
existieren, desto größer werden Aufwand und Risiken.

Bei jeder Bestellung stellt sich die Frage:

Welche Bedingungen gelten eigentlich?

Welche Vereinbarung wurde mit welchem Lieferanten
getroffen?

Was passiert im Streitfall?

Aus dem Projekt nehme ich vor allem vier Erkenntnisse mit:

Veränderungen frühzeitig ankündigen und Lieferanten
mitnehmen.

Nicht alles auf einmal ändern, wenn es sich vermeiden
lässt.

Strategische Lieferanten priorisieren und persönliche Gespräche
führen.

Genügend Zeit und interne Ressourcen einplanen.

Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt.

Neue Einkaufsbedingungen sind kein Projekt, das man neben dem
Tagesgeschäft erledigt.

Wer dafür zu wenig Zeit einplant, verschiebt das Problem meist
nur in die Zukunft.

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