Um "Eh-Da-Kosten" und laufende Kosten bei der Projektarbeit geht es
in der siebten Episode der Shorts des IT-Berufe-Podcasts. Ich zeige
dir, dass du in der Kostenbetrachtung deines Abschlussprojekts
nicht nur neu angeschaffte Dinge einplanen solltest, sondern auch
vorhandene Ressourcen wie Arbeitszeit, Server, VMs oder Lizenzen.
Solche "EDA-Kosten" sind nicht kostenlos, weil sie Ressourcen
binden und damit Opportunitätskosten verursachen. Außerdem solltest
du laufende Kosten wie Betrieb, Wartung, Strom, Lizenzen oder
Support immer mit berücksichtigen und dir dafür möglichst
Pauschalen oder Stundensätze aus deinem Unternehmen geben lassen.
Inhalt Worum es mir geht Ich zeige dir, dass in
Projektdokumentationen und Präsentationen oft wichtige Kosten
vergessen werden. Dadurch wirkt ein Abschlussprojekt schnell zu
günstig oder amortisiert sich unrealistisch schnell. Für eine
realistische Kostenbetrachtung solltest du nicht nur neu
angeschaffte Dinge berücksichtigen, sondern alle Kosten, die durch
dein Projekt entstehen. Vorhandene Ressourcen sind nicht kostenlos
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass vorhandene Ressourcen
nichts kosten, nur weil sie schon im Unternehmen da sind. Genau
darum geht es bei den sogenannten "EDA-Kosten": der Server ist
schon da die Lizenz ist schon bezahlt der/die Kolleg:in ist sowieso
im Unternehmen du erhältst ohnehin deine Ausbildungsvergütung Ich
mache klar: Das ist keine sinnvolle Rechnung. Alles, was du für
dein Projekt nutzt, kostet Geld und muss letztlich von Kund:innen
mitfinanziert werden. Opportunitätskosten Ein wichtiger Gedanke
dabei sind die Opportunitätskosten, also die Kosten der entgangenen
Gelegenheit. Beispiele: Wenn ein:e Softwareentwickler:in zwei
Stunden deinen Code reviewt, kann diese Person in der Zeit nichts
anderes für das Unternehmen leisten. Wenn dein Projekt auf einem
vorhandenen Server läuft, stehen CPU, RAM, Storage oder
Netzwerkkapazität nicht mehr vollständig für andere Anwendungen zur
Verfügung. Wenn eine VM im Cluster Ressourcen belegt, können diese
Ressourcen nicht für andere VMs genutzt werden. Auch wenn diese
Ressourcen schon vorhanden sind, entstehen deinem Projekt dadurch
also reale Kosten. Kosten fair und anteilig umlegen Ich erkläre,
dass Kosten nicht zufällig bei einem einzelnen Projekt landen
dürfen. Wenn mehrere Projekte dieselbe Infrastruktur nutzen,
sollten die Kosten fair verteilt werden. Beispiel: Wenn auf einem
Server bereits zehn Projekte laufen und durch das elfte ein neuer
Server nötig wird, darf nicht nur dieses elfte Projekt die gesamten
Kosten tragen. Stattdessen müssen die Kosten anteilig auf alle
Projekte umgelegt werden, die diese Ressource nutzen. Das gilt auch
für: Server VMs Lizenzen Arbeitszeit von Kolleg:innen andere
gemeinsam genutzte Ressourcen Kosten nicht selbst im Detail
berechnen Ich empfehle dir, diese Kosten möglichst nicht selbst bis
ins kleinste Detail auszurechnen. Besser ist es, dir Werte aus dem
Unternehmen geben zu lassen, zum Beispiel von: Personalabteilung
IT-Betrieb Rechnungswesen Buchhaltung Controlling Sinnvoll sind zum
Beispiel: Stundensätze für Mitarbeiter:innen Pauschalen für VMs
oder Serverbetrieb Gemeinkostensätze anteilig umgelegte
Lizenzkosten So zeigst du, dass du an die Kosten gedacht hast, ohne
unnötige Rechenfehler einzubauen. Laufende Kosten nicht vergessen
Ein weiterer häufiger Fehler ist, nur die einmaligen Projektkosten
zu betrachten. Ich mache deutlich, dass IT-Projekte fast immer auch
laufende Kosten verursachen. Dazu gehören zum Beispiel: Stromkosten
Wartung Updates Lizenzkosten Cloud-Kosten Support-Verträge
Betriebsaufwand durch Admins Diese Kosten fallen auch nach
Projektende weiter an. Wenn du sie nicht berücksichtigst, wird die
Amortisationszeit zu kurz dargestellt und die Kalkulation
unrealistisch. Warum das für die Amortisation wichtig ist Ich
betone, dass eine längere Amortisationszeit nicht schlimm ist.
Problematisch ist vielmehr, wenn laufende Kosten weggelassen
werden. Dann scheint das Projekt wirtschaftlicher, als es
tatsächlich ist. Auf Dauer würde ein Unternehmen Verluste machen,
wenn solche laufenden Kosten bei allen Projekten ignoriert würden.
Beispiele für mögliche Kosten Für Systemintegration Mögliche Kosten
können sein: Server oder VM-Ressourcen CPU, RAM und Storage
Backup-Systeme Monitoring Arbeitszeit von Admins für Einrichtung,
Betrieb und Wartung Für Anwendungsentwicklung Mögliche Kosten
können sein: IDE-Lizenzen weitere Software-Tools Testsysteme oder
Staging-Systeme Datenbanken CI/CD-Pipelines oder Build-Server
genutzte Infrastruktur-Ressourcen Für andere IT-Berufe gilt
sinngemäß dasselbe. Meine Empfehlung für deine Projektdokumentation
Ich würde dir empfehlen: Erstelle zuerst eine Liste aller genutzten
Ressourcen. Prüfe dann, welche Kosten dafür im Unternehmen
angesetzt werden. Nutze möglichst Pauschalen, Stundensätze oder
Gemeinkosten statt eigener Detailrechnungen. Berücksichtige sowohl
einmalige als auch laufende Kosten. Lege gemeinsam genutzte
Ressourcen bei Bedarf anteilig auf dein Projekt um. Verwende diese
Werte anschließend für eine realistische Amortisationsrechnung.
Fazit Meine Kernaussage ist: Nicht nur neue Anschaffungen
verursachen Kosten, sondern auch alles, was bereits vorhanden ist
und von deinem Projekt genutzt wird. Vorhandene Ressourcen sind nie
kostenlos. Zusätzlich solltest du immer laufende Kosten mit
einplanen. Wenn du das sauber machst, wirkt deine Kostenbetrachtung
realistischer und vollständiger. Links Permalink zu dieser
Podcast-Episode RSS-Feed des Podcasts Betriebsabrechnungsbogen
(BAB) für die IT-Berufe (AP1 und AP2) Transkription der gesamten
Episode Automatisch erzeugte Transkription der Episode [0:20] Heute
möchte ich mich mal mit einem Thema beschäftigen, was ich sehr
häufig falsch in Anführungszeichen in Projektdokus und
Präsentationen wähle. Und zwar das Thema der EDA-Kosten,
beziehungsweise auch der laufenden Kosten. Und ich bringe noch ein
Passwort mit rein, die Opportunitätskosten. Heute soll es also um
die Kostenbetrachtung deines Abschlussprojekts gehen. Und wir haben
da oft ein Problem, dass nicht alle Kosten betrachtet werden. Und
dass das Projekt sich dann super schnell amortisiert oder halt viel
zu geringe Kosten einfach hat, um das irgendwie realistisch
einplanen zu können in so einem Unternehmen. Und deswegen will ich
da heute einmal kurz darauf eingehen, was da häufig vergessen wird,
was das überhaupt ist, was ich damit meine und wie man das dann
besser machen könnte. Also Nummer eins, es geht darum, bei deiner
Projektarbeit dein Projekt auch realistisch einzuschätzen, was die
Kosten angeht. Du sollst ja nicht einfach sagen, ja, ich habe da 80
Stunden als Zubi daran gesessen. Ich bin ja eh im Unternehmen, die
bezahlen mir Ausbildungsvergütung. Ja, ich habe da so ein bisschen
rumprogrammiert und ich habe da so ein paar Server installiert und
ja, das hat das Unternehmen am Ende eigentlich nichts gekostet.
[1:20] Nee, so ist es nicht. Sondern alles, was du für dein Projekt
machst und was auch im Unternehmen für dein Projekt gemacht wird,
bereitgestellt etc., kostet irgendetwas. Das Geld dafür muss
irgendwo herkommen. Auch deine Ausbildungsbegütung bezahlt ja
irgendwer am Ende. Und ich spoiler schon mal, wer das macht, eure
Kunden bezahlen das. Dein Chef überweist dir das zwar, aber der
kriegt das Geld ja auch nicht aus dem, das fällt ja auch nicht vom
Himmel, sondern das kommt von den Kunden, die am Ende dann eure
Produkte kaufen oder eure Dienstleistungen in Anspruch nehmen, eure
Waren kaufen, was auch immer. Und alle diese Kosten an deinem
Projekt müssen auf die Kosten für die Kunden umgelegt werden, damit
die am Ende das Ding bezahlen. Weil das Geld fällt nicht vom
Himmel, auch wenn man das vielleicht glaubt. Das ist nicht so, das
muss erwirtschaftet werden. Und ja, dein Projekt verursacht Kosten
und die musst du einplanen. Und heute gehe ich mal auf die Kosten
ein, die dabei gerne vergessen werden. Weil, was so die low hanging
fruit ist, ich habe als Anwendungsentwickler zum Beispiel 80
Stunden gearbeitet, also plane ich mich 80 Stunden ein. Oder als
Systemintegrator plane ich mich 40 Stunden ein. Ja, okay.
Offensichtlich sind das Kosten natürlich anfallen, aber es gibt
noch ganz viele mehr. Und da geht es halt eben nicht nur darum, was
extra für dein Projekt zum Beispiel gekauft wurde. Also wenn extra
für dein Projekt eine Hardware angeschafft wurde, ein Server
gemietet wurde oder sowas. Das ist natürlich offensichtlich. Aber
mir geht es heute um die vielleicht etwas versteckten Sachen, an
die ganz viele Prüflinge leider nicht denken. und das sehe ich dann
immer in den Dokus. Und zwar, ähm. [2:42] Geht es mir um diese
E-Da-Kosten. Das ist jetzt kein Fachbegriff. Ich weiß gar nicht, wo
ich den selber mal gehört habe. Ich glaube, irgendwo im
Rechnungswesenunterricht oder Vorlesung mal irgendwo. Also es geht
darum, Dinge, die E-Da sind. Also es ist keine Abkürzung, sondern
du formulierst das so, ja, der Server, der ist ja E-Da. Der steht
ja unten im Keller, den haben wir ja E. Dann lasst uns doch nochmal
eben mein Projekt da mit drauf installieren und fertig. Dann haben
wir keine Kosten quasi. Also die Dinger sind ja E-Im-Unternehmen.
Der Kollege sitzt da E. Der kriegt sein Gehalt. ja, also der muss
ja nicht nur für mein Projekt jetzt mehr Geld bekommen. Deswegen,
ja, EDA kostet nichts. Und das sind meine sogenannten EDA-Kosten.
Und das ist leider Quatsch. Denn auch wenn die EDA sind, machen wir
mal jetzt verschiedene Beispiele, den Softwareentwickler, der am
Ende dein Projekt reviewen soll, ja. Der sitzt da vielleicht zwei
Stunden dran. Und ja, der ist eh im Büro, die zwei Stunden. Aber in
diesen zwei Stunden kann er ja nichts anderes machen, weil er ja
deinen Code reviewt zum Beispiel, ne. Und das nennt man dann
sogenannte Opportunitätskosten....
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