Die Organisation und Durchführung einer eigenen Konferenz ist das
Thema der zweiundachzigsten Episode des
Anwendungsentwickler-Podcasts. TL;DR Bei meiner ersten
Softwareentwicklungskonferenz in Vechta kamen 53 Teilnehmer:innen
zusammen. Auch als IT-Azubi kannst du eine eigene Veranstaltung auf
die Beine stellen und Erfahrungen weitergeben, die andere
Entwickler:innen interessieren. Damit die Tickets deine Ausgaben
decken, brauchst du eine sorgfältige Kostenrechnung, in die auch
kostenlose Plätze für Referent:innen einfließen. Stimme den Termin
frühzeitig ab und kümmere dich um passende Räume samt Verpflegung;
für das Programm kommen neben Vorträgen auch Workshops infrage. Aus
meiner Erfahrung gehören Ersatztechnik und direkt eingeholtes
Feedback ebenso dazu wie Werbung, die Menschen in deiner Region
erreicht. Kapitelmarken [00:00:01] Eine eigene
Softwareentwicklungskonferenz organisieren [00:01:30] Warum das
Thema für IT-Azubis interessant ist [00:03:56] Mit einer internen
Veranstaltung anfangen [00:05:35] Kosten berechnen und das
finanzielle Risiko einschätzen [00:07:04] Räume und Verpflegung
einkalkulieren [00:09:40] Konferenzunterlagen und Namensschilder
[00:12:17] Kostenlose Plätze für Referent:innen einplanen
[00:13:24] Sponsorengelder und Ticketpreis berechnen [00:14:53]
Unternehmen als Sponsor:innen gewinnen [00:17:32] Einen geeigneten
Veranstaltungsort finden [00:19:30] Ausstattung und Technik vor Ort
prüfen [00:21:10] Termin und Veranstaltungsort frühzeitig abstimmen
[00:23:28] Verfügbarkeit der Referent:innen berücksichtigen
[00:24:18] Verpflegung und Pausen planen [00:25:17] Das Thema der
Konferenz festlegen [00:26:10] Referent:innen über einen Call for
Presentations finden [00:27:52] Workshops und Barcamps als weitere
Formate [00:28:53] Website und Werbung für die Konferenz [00:30:04]
Anzeigen bei Xing, Facebook und Google [00:32:10] Kostenfreie
regionale Veranstaltungskalender [00:32:50] Nach der Konferenz
sichtbar bleiben [00:33:46] Erfahrungen: Ersatztechnik vorbereiten
[00:34:49] Mit Early-Bird-Tickets früh Interesse erkennen
[00:35:46] Fristen für Konferenzunterlagen setzen [00:36:30]
Feedback direkt vor Ort einholen [00:37:40] Fotos vorab
organisieren [00:38:58] Rückblick auf die Planung [00:40:22] Mit
einem Zeitungsartikel Aufmerksamkeit schaffen [00:41:04] Kurs und
Materialien zur weiteren Vorbereitung [00:42:39] Eigene Erfahrungen
und Rückmeldungen teilen Inhalt Nachdem ich letzte Woche erzählt
habe, wie wir unseren Softwareentwickler-Stammtisch ins Leben
gerufen haben, geht es dieses Mal weiter mit der Organisation einer
eigenen Konferenz. Eine Konferenz organisieren Kostenkalkulation
Location Verpflegung Konferenzunterlagen (Druck, Mappen,
Blöcke/Stifte) Badges Ticket/Bezahlung/Geschenke für Referenten
Sponsoring Sponsoren finden eigener Arbeitgeber und Arbeitgeber der
Teilnehmer bekannte Unternehmen der Region Suche bei Xing* nach
Softwareunternehmen aus der Region Location Infrastruktur: WLAN,
Leinwand, Beamer, Stühle/Tische, ggfs. Beschallung Termin Wochentag
vs. Freitag (Empfehlung) vs. Wochenende an globalen Veranstaltungen
teilnehmen (z.B. Global Day of Coderetreat) Verpflegung Frühstück,
Mittagessen, Kuchen und/oder Abendessen anbieten? Vorträge bzw.
Konferenzprogramm ggfs. Konferenzthema festlegen rechtzeitig Call
for Presentations starten Referenten bei Terminfindung
berücksichtigen andere Konzepte (z.B. Workshops, Barcamp) in
Erwägung ziehen Werbung machen Website einrichten Xing*-Event,
Facebook-Event Werbung bei AdWords, Facebook, Xing* schalten
Veranstaltungskalender lokaler Zeitungen oder Städte nutzen lokale
Zeitungen ansprechen Präsentationen nach der Konferenz online
stellen Meine Lessons Learned Gehe immer davon aus, dass
irgendetwas schief laufen wird (z.B. Ersatzbeamer mitnehmen). Biete
einen Early Bird für die Tickets an, um schnell das Interesse zu
klären (und schlaflose Nächte zu vermeiden). Sammle frühzeitig die
Konferenzunterlagen (insb. Flyer) ein, um doppelte Arbeit zu
vermeiden. Hole das Feedback der Teilnehmer direkt am Ende der
Konferenz ein. Kläre vorab, wer (gute) Fotos der Konferenz macht.
Empfehlungen für Konferenzmaterial (Mappen und Badges) Die
Konferenzunterlagen (Agenda, Feedbackbogen, Flyer der Sponsoren)
habe ich in diesen Dokumententaschen* im Format DIN A4
zusammengestellt. Sie machen trotz des geringen Preises einen
stabilen Eindruck und es passten locker alle Unterlagen hinein. *
Für die Namensschilder habe ich Etiketten von Herma* verwendet. *
Die habe ich dann in die passenden Ausweishüllen* gesteckt und an
einem blauen Halsband* befestigt. Da Blau die Konferenzfarbe war,
passte das sehr gut. Es gibt die Bänder aber natürlich noch in
anderen Farben. * * Literaturempfehlungen Der Pluralsight-Kurs
"Starting and Running a Successful User Group", den ich bereits
letzte Woche empfohlen habe, enthält auch ein separates Modul zum
Thema Konferenzplanung. Daher kann ich ihn auch für dieses Thema
wärmstens empfehlen. Ich selbst habe den Kurs gerade noch
rechtzeitig vor der SEROM angeschaut und konnte dadurch noch ein
paar kleine Fehler vermeiden. Links Permalink zu dieser
Podcast-Episode RSS-Feed des Podcasts Zusammenfassung Eine eigene
Konferenz als IT-Azubi Bei meiner ersten
Softwareentwicklungskonferenz im Rahmen einer Usergroup in Vechta
kamen 53 Teilnehmer:innen zusammen. Die Veranstaltung war
ausverkauft und endete einschließlich der Sponsorengelder bei
ungefähr null Euro. Als IT-Azubi bringst du bereits Erfahrungen
mit, die für andere Entwickler:innen interessant sind. Was du in
deinem Ausbildungsbetrieb schon kennengelernt hast, etwa
testgetriebene Entwicklung oder Continuous Integration, beschäftigt
andere Unternehmen noch als offene Frage. Auch Erfahrungen mit
einer Programmiersprache lassen sich weitergeben. Selbst wenn zwei
Unternehmen dasselbe Framework einsetzen, können daraus
unterschiedliche Erfahrungen entstehen. Für den Einstieg eignet
sich auch eine interne Veranstaltung in deiner Abteilung, bei der
du dich mit Kolleg:innen austauschst und gemeinsam mit ihnen
lernst. Kosten und Ticketpreis berechnen Bevor du Tickets
anbietest, rechne aus, welche Ausgaben anfallen und wie viele
zahlende Teilnehmer:innen du brauchst, um sie zu decken. Bei einer
festen Raummiete bleibt der Betrag unabhängig davon bestehen, wie
viele Menschen kommen. Sobald du mehr Tickets verkaufst, verteilt
er sich auf mehr Personen. Ein Preis pro Person lässt sich direkt
in den Ticketpreis einrechnen. Berücksichtige dabei folgende
Posten: Räume: Kläre, ob du eine feste Miete oder einen Betrag pro
Person bezahlst. Essen und Getränke: Falls du einen separaten
Cateringbetrieb beauftragst, rechne dessen Kosten zusätzlich ein.
Technik: Prüfe, welche Geräte vorhanden sind und was du selbst
beschaffen musst. Unterlagen: Zu den Ausgaben gehören Mappen samt
Schreibmaterial sowie gedruckte Agenden und Feedbackbögen.
Namensschilder: Auch Hüllen und Halsbänder kosten Geld. Bei meiner
Recherche lagen eine Mappe und ein vollständiges Namensschild
jeweils bei ungefähr einem Euro. Für 50 Personen ergeben sich
daraus bereits rund 100 Euro. Referent:innen: Plane mindestens den
kostenlosen Eintritt ein. Für diese Plätze fallen ebenfalls Kosten
für Räume und Verpflegung an. Falls du Honorare oder Geschenke
vorsiehst, gehören sie in deine Rechnung. Mein Ticketpreis betrug
39 Euro, wobei neun Referent:innen kostenlos teilnahmen. Für sie
musste ich entsprechend Geld einplanen. Meine eigene Arbeitszeit
habe ich als privat investierte Freizeit behandelt. Mit einer
Excel-Tabelle habe ich verschiedene Teilnehmer:innenzahlen
durchgerechnet und die Sponsorengelder einbezogen. Ein
Veranstaltungsort, der Räume samt Catering zu einem festen Betrag
pro Person anbietet, erleichtert diese Rechnung. Unternehmen als
Sponsor:innen gewinnen Mein eigener Ausbildungsbetrieb
beziehungsweise Arbeitgeber ist eine erste Anlaufstelle. Frage
außerdem bei den Unternehmen deiner Referent:innen und
Teilnehmer:innen nach. Kontakte aus einer bestehenden Usergroup
helfen dabei, passende Unternehmen zu erreichen. Sechs Unternehmen
unterstützten meine Konferenz. Sie kamen aus meinem bisherigen
Umfeld oder waren über die beteiligten Personen verbunden. Schon
100 oder 200 Euro können bei einer kleinen Veranstaltung den
Ticketpreis senken. Unternehmen können auch Sachleistungen
beisteuern. Mittwald stellte beispielsweise eine Palette
Energydrinks bereit. Für Unternehmen ist die Konferenz eine
Gelegenheit, mit ihrem Logo sichtbar zu werden und potenzielle
Kolleg:innen zu erreichen. Über soziale Netzwerke kannst du weitere
regionale Unternehmen suchen, die Softwareentwickler:innen
beschäftigen, und sie direkt anschreiben. Räume und Technik
auswählen Für meine Suche habe ich Hotels angefragt und auch ein
Kino geprüft. Geeignet sind ebenso Landgasthäuser oder Säle, in
denen größere Feiern stattfinden. Dort gibt es häufig passende
Möbel und ein eigenes Cateringangebot. Achte vor Ort auf:
Kostenfreies WLAN, besonders wenn der Mobilfunkempfang schwach ist.
Eine Leinwand oder geeignete Projektionsfläche und einen Beamer,
dessen Helligkeit zum Raum passt. Ausreichend Platz: Bei mehreren
Stunden Programm sind Tische zum Mitschreiben angenehm. Zwischen
den Reihen sollten Wege frei bleiben. Gut hörbare Vorträge: Kläre,
ob Mikrofone und Lautsprecher erforderlich sind und wer sie
bereitstellt. Platz für Gespräche: Bei meiner Konferenz gab es
neben dem Vortragsraum einen zweiten Raum mit Bar und Stehtischen.
Schon bei 53 Personen waren leise sprechende Referent:innen
teilweise schwer zu verstehen. Besprich deshalb auch bei einer
kleineren Konferenz, wie sich die Stimme verstärken lässt. Den
Termin frühzeitig abstimmen Ich habe den Veranstaltungsort etwa
drei Monate vorher angefragt. Gerade Räume, die oft für Hochzeiten
gebucht werden, brauchen Vorlauf. Stimme mögliche Termine mit den
Referent:innen ab, bevor du einen davon festlegst. Dafür habe ich
Doodle verwendet....
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