Um die Prüfungsvorbereitung auf Teil 1 der gestreckten
Abschlussprüfung (GAP) der IT-Berufe im Bereich Projektmanagement
geht es in der einhundertdreiundsiebzigsten Episode des
IT-Berufe-Podcasts. TL;DR Für deine gestreckte Abschlussprüfung
Teil 1 vertiefe ich die Themen aus dem Projektmanagement: Mit
Lewins Modell und Kaizen begleitest du Veränderungen, während du
mit Root Cause Analysis und Five Whys den Ursachen von Problemen
nachgehst. Bevor du ein Projekt umsetzt, prüfst du dessen
Machbarkeit und bewertest die Kosten anhand
betriebswirtschaftlicher Kennzahlen. Für die Zusammenarbeit im Team
gehören Tuckmans Phasen ebenso zum Lernstoff wie das
Harvard-Konzept und eine Kommunikation, die zu deinem Gegenüber
passt. In Retrospektiven leitest du aus bisherigen Erfahrungen
konkrete Schritte ab, mit denen du die Zusammenarbeit verbesserst.
Kapitelmarken [00:00:38] Projektmanagement für die Abschlussprüfung
Teil 1 [00:01:58] Change Management und Lewins Modell [00:06:23]
Kaizen und kontinuierlich besser werden [00:09:24] Probleme
untersuchen und die Umsetzungshilfe "Ausbildung gestalten"
[00:11:16] Root Cause Analysis [00:13:08] Five Whys [00:15:15]
Arbeitsmittel und Ressourcen wirtschaftlich einsetzen [00:16:31]
Die Machbarkeit eines Projekts prüfen [00:19:46] Make-or-Buy
[00:21:50] Effektivität und Effizienz [00:24:01] Budget planen und
einhalten [00:25:13] Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für die
Prüfung [00:26:01] Umsatz und Gewinn [00:27:40] Fixe und variable
Kosten [00:29:13] Deckungsbeitrag [00:31:09] Rentabilität
[00:33:15] Amortisation berechnen und bewerten [00:36:38] Aufgaben
im Team und mit Kund:innen abstimmen [00:37:23] Tuckmans Phasen der
Teamentwicklung [00:40:33] Win-Win-Strategie [00:44:10] Das
Harvard-Konzept [00:47:00] BATNA als Alternative zur Verhandlung
[00:49:57] Passend zum Gegenüber kommunizieren [00:52:27]
Betriebswirtschaftliche Unternehmensdaten bewerten [00:53:24]
Lessons Learned und Scrum-Retrospektive [00:56:26] Konstruktive
Kritik geben [01:02:36] Abschluss des Themenbereichs und ergänzende
Lernmaterialien Planen, Vorbereiten und Durchführen von
Arbeitsaufgaben in Abstimmung mit den kundenspezifischen Geschäfts-
und Leistungsprozessen Nachtrag zu Teil 1: Change Management
(Prozess zur Umsetzung von Veränderungen in Unternehmen) z.B. nach
Lewin (Unfreeze, Change, Refreeze) Kaizen, Continuous Improvement
1e: Probleme analysieren und als Aufgabe definieren sowie
Lösungsalternativen entwickeln und beurteilen Analysieren im Sinne
von Erkennen und Einordnen Problemlösungsvarianten entwickeln
Probleme beseitigen durch, z.B.: Situationsanalyse
Problemeingrenzung Aufzeigen von Alternativen Auswahl von Lösungen
Analysieren der Chancen und Risiken der ausgewählten Lösung anhand
vorher definierter Beurteilungskriterien Root-Cause-Analysis 5 Whys
1f: Arbeits- und Organisationsmittel wirtschaftlich und ökologisch
unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen und der
Budgetvorgaben einsetzen Berücksichtigung der Formen von
Arbeitsorganisation, z.B.: Gruppenarbeit Pair Programming
Budgetplanung als Teil der Unternehmensplanung effektiver und
effizienter Einsatz von Arbeits- und Organisationsmitteln Prüfung
des Ressourceneinsatzes auf: rechtliche Zulässigkeit technische und
organisatorische Machbarkeit ökologische Nachhaltigkeit und
Wirtschaftlichkeit Prüfung der Wirtschaftlichkeit mittels
betriebswirtschaftlicher Methoden, z.B.: Rentabilitätsrechnung
Amortisationsrechnung Machbarkeitsanalyse: technisch,
organisatorisch, wirtschaftlich, zeitlich, rechtlich
Make-or-buy-Entscheidung Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
Effizienz: Die Dinge richtig tun. Budget: die für einen bestimmten
Zweck zur Verfügung stehenden Geldmittel Umsatz: Absatzmenge *
Verkaufspreis Gewinn: Erlöse - Kosten Deckungsbeitrag: Stückpreis -
variable Stückkosten Rentabilität: Gewinn / Kapital Amortisation:
Investition / Ertrag pro Jahr 1g: Aufgaben im Team sowie mit
internen und externen Kunden und Kundinnen planen und abstimmen
Team als soziales Gefüge verstehen ("social awareness") Phasen der
Teamentwicklung kennen und anwenden (Konflikt, Kontrakt,
Kooperation) Methoden des sachbezogenen Verhandelns kennen und
anwenden, z.B.: Win-win-Strategie Harvard-Konzept
adressatengerechte Kommunikation Prozess der Teambildung nach Bruce
Tuckman: Forming, Storming, Norming, Performing, (Adjourning)
Win-win: Konfliktlösung ohne Verlierer Harvard-Konzept Menschen und
Interessen trennen Fokus auf Interessen und nicht auf Positionen
Entscheidungsoptionen entwickeln objektive Beurteilungskriterien
anwenden BATNA: Best Alternative To a Negotiated Agreement
Communication is what the listener does (Peter Drucker) 1h:
betriebswirtschaftlich relevante Daten erheben und bewerten und
dabei Geschäfts- und Leistungsprozesse berücksichtigen Bewerten
anhand vorgegebener unternehmensspezifischer Daten 1i: eigene
Vorgehensweise sowie die Aufgabendurchführung im Team reflektieren
und bei der Verbesserung der Arbeitsprozesse mitwirken gemeinsame
kritische Analyse der bisherigen Zusammenarbeit und der Ergebnisse
("lessons learnt") offenes Ansprechen von Erfolgen und Problemen
gemeinsame Entwicklung von Maßnahmen zur Verbesserung, z.B.
SCRUM-Retrospektive konstruktive Kritik Retrospektive: Wie kann der
Prozess und die Zusammenarbeit im Team verbessert werden?
konstruktive Kritik: konkrete Wahrnehmung schildern (nicht
interpretieren, nicht verallgemeinern), Auswirkungen aufzeigen,
Ich-Botschaft senden, Wunsch äußern Literaturempfehlungen Das hier
ist die "Handreichung", von der ich im Podcast spreche: * * * * *
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Change Management Methoden, die du kennen solltest Mein Projekt
amortisiert sich nicht Anforderungsermittlung (nicht nur für dein
Abschlussprojekt) Manager Tools Zusammenfassung Projektmanagement
für die Abschlussprüfung Teil 1 Für deine schriftliche IHK-Prüfung
greife ich die noch offenen Punkte aus dem Themenbereich
Projektmanagement auf. Dazu gehören die Unterpunkte 1e bis 1i des
Ausbildungsrahmenplans sowie ergänzend das Change Management. Die
vorherigen Punkte habe ich in Episode 172 behandelt. Als Grundlage
verwende ich die Umsetzungshilfe "Ausbildung gestalten" des
Bundesinstituts für Berufsbildung. Sie konkretisiert den
Ausbildungsrahmenplan und ist als Buch sowie als PDF erhältlich. An
ihr haben Personen mitgearbeitet, die auch an der Neuordnung der
IT-Berufe beteiligt waren. Veränderungen im Unternehmen begleiten
Lewins Modell Wenn ein Unternehmen seine Abläufe verändert, können
Beschäftigte an vertrauten Verfahren festhalten. Ihre Erfahrungen
und Gründe verdienen Beachtung. Im Change Management geht es
deshalb auch darum, die Beteiligten von einer Veränderung zu
überzeugen und sie währenddessen zu begleiten. Lewins Modell
beschreibt folgende Phasen: Unfreeze: Du bereitest die Veränderung
vor und lockerst eingefahrene Strukturen. Die Beteiligten sollen
verstehen, welchen Vorteil der neue Ablauf bringt, etwa weniger
Kosten oder schnelleres Arbeiten. Change: Während der neue Ablauf
eingeführt wird, müssen sich die Beteiligten daran gewöhnen. Dabei
sinkt zunächst häufig die Produktivität. In dieser Phase brauchen
sie weiterhin Unterstützung. Refreeze: Sobald der neue Prozess
funktioniert, wird er zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags.
Angestrebt wird ein höheres Leistungsniveau, das durch verlässliche
Abläufe erhalten bleibt. Weitere Modelle umfassen fünf oder acht
Phasen. Change Management steht ausdrücklich im
Ausbildungsrahmenplan. Kaizen und kontinuierlich besser werden In
der IT folgen Veränderungen oft schnell aufeinander. Kaizen, auch
Continuous Improvement oder kontinuierlicher Verbesserungsprozess
genannt, beschreibt das fortlaufende Verbessern der Arbeit. Als
Beispiel greife ich Toyota auf: Dort darf jede:r Mitarbeiter:in das
Produktionsband anhalten, wenn ein Fehler auffällt. Dadurch lässt
sich die Ursache beheben, bevor weitere Fahrzeuge mit demselben
Fehler entstehen. Auch wenn der Stillstand Geld kostet, trägt
dieses Vorgehen dazu bei, die Qualität dauerhaft zu verbessern.
Probleme untersuchen und Lösungen entwickeln Beim Unterpunkt 1e
erkennst du ein Problem und grenzt es ein. Anschließend entwickelst
du mögliche Lösungen, deren Chancen und Risiken du anhand vorher
festgelegter Kriterien bewertest. Root Cause Analysis Mit der Root
Cause Analysis suchst du die Ursache eines Fehlers und behebst ihn
dort, wo er entsteht. Bei Software kann ein Fehler an einer anderen
Stelle sichtbar werden: Eine falsche Zahl in der Oberfläche kann
beispielsweise aus einer fehlerhaften Berechnung in der
Geschäftslogik stammen. Dann setzt du bei dieser Berechnung an.
Five Whys Bei den Five Whys fragst du wiederholt nach dem Warum.
Jede Antwort bildet den Ausgangspunkt für die nächste Frage,
wodurch du dich der zugrunde liegenden Ursache näherst. Die Zahl
fünf dient dabei als Orientierung. Entscheidend ist, dass du weiter
nachfragst und aus der erkannten Ursache passende Lösungen
ableitest. Arbeitsmittel und Ressourcen sinnvoll einsetzen
Unterpunkt 1f umfasst das Arbeiten innerhalb des verfügbaren
Budgets und berücksichtigt ökologische Fragen. Die Umsetzungshilfe
nennt außerdem Gruppenarbeit und Pair Programming. Beim Einsatz von
Ressourcen prüfst du unter anderem, ob das Vorgehen rechtlich
zulässig ist und sich technisch sowie organisatorisch umsetzen
lässt. Die Machbarkeit eines Projekts prüfen Bevor du mit einem
Projekt beginnst, untersuchst du mehrere Aspekte: Technik: Lässt
sich die gewünschte Lösung mit den verfügbaren technischen
Möglichkeiten umsetzen? Organisation: Gibt es ausreichend
qualifizierte Mitarbeiter:innen und freie Kapazitäten? Trägt das
Unternehmen das Vorhaben mit? Wirtschaftlichkeit: Sind die Kosten
für das Unternehmen tragbar und angemessen? Zeit: Kann das Projekt
innerhalb der vorgegebenen Frist fertig werden? Recht: Ist das
Vorhaben erlaubt?...
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