Smart Hacks für IT Projektmanager

In dieser Episode von SmartX für IT-Projektmanager spricht Gastgeber Andreas Weller mit Andreas Wey über die wahren Erfolgsfaktoren großer IT-Projekte. Die zentrale These: Projekte scheitern selten an fehlenden Tools – sondern an fehlender Ehrlichkeit, mangelnder Menschlichkeit und zu wenig kritischem Hinterfragen. Andreas Wey beschreibt, warum er bereits im ersten Gespräch bewusst offenlegt, welche Kompetenzen er abdeckt – und welche nicht. Diese Transparenz schafft Vertrauen und verhindert spätere Eskalationen. Statt sich als „Alleskönner“ zu verkaufen, setzt er auf realistische Erwartungshaltung und klare Kommunikation. Ein weiteres Kernthema ist die sogenannte Planning Fallacy: Projekte werden im Best Case geplant, Risiken ausgeblendet, Fachabteilungen nicht ausreichend eingebunden. Andreas Wey berichtet, wie er Aufwandsschätzungen validiert, mit Umsetzern spricht und notfalls frühzeitig Scope oder Timeline korrigiert – auch wenn das bedeutet, 100 % mehr Projektlaufzeit zu verhandeln. Besonders eindrücklich ist sein Praxisbeispiel aus einem Versicherungsprojekt: Eine Beta-Software scheiterte zunächst vollständig. Durch offene Kommunikation („Gang nach Canossa“), Neuplanung und zusätzliche Investition konnte das Projekt dennoch erfolgreich abgeschlossen werden – mit nachhaltiger Akzeptanz bei den Anwendern. Im Anforderungsmanagement plädiert er für moderierte Dialoge statt E-Mail-Pingpong. Bei konkurrierenden Requirements bringt er Stakeholder bewusst an einen Tisch. Sein Credo: Verständnis entsteht im Gespräch, nicht im Verteilen von Prioritätenlisten. Auch beim Thema Change Management setzt er auf Pragmatismus: In einem Transformationsprojekt (Legacy-System Web-App) schlugen zunächst Welten aufeinander. Die Lösung: Mock-ups statt PowerPoint. Visuelle Prototypen halfen, Brücken zwischen Entwicklern und Fachseite zu bauen – noch bevor produktiver Code geschrieben wurde. Seine Quintessenz: Methoden sind notwendig, aber nicht hinreichend. Der entscheidende Hebel ist der Mensch. Wer fragt, zuhört und Beziehungen aufbaut, erhöht seine Erfolgswahrscheinlichkeit signifikant. Sein praktischer „Smart Hack“ zum Mitnehmen: Investiere Zeit in echte Gespräche – geh mit deinem Kunden einen Kaffee trinken. Die Rendite kommt zurück.

In dieser Podcast-Folge sprechen Andreas Weller und Marc Hesse über die fundamentalen Veränderungen im IT-Controlling und warum traditionelle SAP-geprägte Steuerungsmodelle im Cloud- und SaaS-Zeitalter nicht mehr ausreichen.  Marc schlägt die Brücke von alten stabilen Modellen (lange Verträge, Data-Center-Strukturen, Wasserfallprojekte) hin zu modernen flexiblen Ansätzen (Pay-as-you-go-Modell, kontinuierlich veränderbare Cloud-Services). Marc zeigt ebenso auf, warum IT-Controlling heute agiler, vernetzter und businessorientierter sein muss und warum es essenziell ist, den Wertbeitrag statt nur die Kosten zu betrachten. Er stellt praxisnah dar, wie Transparenz hergestellt werden kann, wie man Unit Economics sinnvoll nutzt und warum IT-Controller lernen müssen, Technologie wirklich zu verstehen, statt nur Zahlen zu verwalten. Besonders wertvoll für IT-Projektleiter sind seine Hacks zur Einführung eines modernen IT-Performance-Managements – etwa durch ein gemeinsames „Übersetzungsmodell“, virtuelle integrierte Teams, Pilotprojekte mit klar definierten TCO-Objekten und die Durchführung eines echten, datenbasierten Quarterly Business Reviews (QBR), um Kosten, Nutzung und Optimierungspotenziale gemeinsam mit dem Business zu diskutieren.

Ein neuer IT-Systemstart betrifft nicht nur Technik und Daten – sondern das gesamte Unternehmen. Besonders im Cutover zeigt sich, ob Projektmanagement und Fachbereiche wirklich Hand in Hand arbeiten. In dieser Folge spricht Anita-Dora Andreadis mit Thomas Bentrup, Experte für Cutover und Migration, über die Business-Seite des Cutovers: Was bedeutet ein Systemwechsel für Produktion, Logistik und Mitarbeitende? Welche Risiken lauern nach dem Go-Live – und wie bereitet man das Business-Team optimal vor?

In dieser Episode von „Smart Hacks für IT-Projektmanager“ spricht Gastgeber Andreas Weller mit Robert Klein, Senior Manager IT Infrastructure & Digital Transformation bei GlaxoSmithKline (GSK) in Deutschland und Ungarn. Robert Klein verantwortet den Aufbau skalierbarer IT-Strukturen in stark regulierten Produktionsumgebungen und stellt dabei eine Frage immer wieder ins Zentrum: Wie bringe ich meine Nutzer dauerhaft auf Geschwindigkeit? Im Gespräch erläutert er, warum IT-Projekte oft an unterschätzter Komplexität und fehlender Änderungsbereitschaft scheitern und zeigt drei praxisnahe Hacks: (1) Personas sauber definieren und jedem Stakeholder klarmachen, was für ihn persönlich drin ist; (2) Showcases und Sandboxes aufsetzen, in denen Anwender mit ihren eigenen Daten gefahrlos experimentieren;  (3) ein mehrstufiges Key-User-Framework etablieren, das Power- und Senior-User systematisch in Support-, Schulungs- und Verbesserungsprozesse einbindet.  So entsteht ein Pull-Effekt, der Akzeptanz fördert und kontinuierliche Optimierung ermöglicht.