Gestatten, Kollege KI? Im zweiten Jahr mit KI in der Verwaltung fragen wir nach: Was hat sich getan

Künstliche Intelligenz ist in der Uni-Verwaltung oft Alltag.
2Jahre nach dem Startschuss für Verwaltungsmitarbeitende sprechen
wir mit Holger Impekoven, Direktor Handlungsfeld Services an der
Universität Bonn und Ständiger Vertreter des Kanzlers. Michael
Prill, Leiter Programm Digitalisierung administrativer Prozesse
(PDaP) und Nicola Thiele, Leiterin Stabsstelle
Personalentwicklung, Organisationsentwicklung und
Gesundheitsmanagement im Mitarbeitenden-Podcast „Lass mal
hören“. Zwar ist es bis zum "Kollegen KI" noch ein bisschen hin.
Dennoch erwartet Sie Spannendes darüber, welche Tools die drei
privat und dienstlich nutzen, was die Communities of Practice
leisten, wie die Schulungen angenommen wurden, warum KI kein Hype
ist, sondern bleibt – und wie die nächsten Schritte aussehen.


1. Wie hat sich die Arbeit mit KI in der Verwaltung
verändert?


Impekoven: „Es ist auf allen Ebenen wahnsinnig viel passiert –
bei den Modellen, aber auch innerhalb der Universität. Der Think
Tank KI des Rektorats, der sich unter anderem mit dem Einsatz von
KI in Forschung, Lehre und Verwaltung beschäftigt, hat
verschiedene Empfehlungen gegeben, darunter auch für die
Verwaltung. Die wichtigsten Meilensteine waren die beiden
KI-Tage, die den Rahmen geschaffen haben, das Thema anzugehen.
Wir haben die Communities of Practice ins Leben gerufen, bei
denen sich Mitarbeitende über Anwendungsszenarien austauschen und
von Erfahrungen profitieren. Wir haben mit ‚Kilian‘ eine sichere
Sandbox für Experimente angeregt und Schulungen gestartet.
Besonders wichtig war die klare Botschaft: Wir dürfen
ausprobieren, wir dürfen Fehler machen. Wir haben uns Gedanken
über einen transparenten Change-Prozess gemacht, um Sorgen in der
Verwaltung zu nehmen. Da waren die COP ein gutes Instrument.“


2. Was ist an den COP-Treffen so besonders?


Prill: Vielleicht ist es der dynamische, spielerische Ansatz, der
die Community of Practice ausmacht. Dort sitzen die Leute mit
unterschiedlichen Wissensständen zwei bis drei Stunden zusammen,
probieren verschiedene KI-Tools aus und tauschen Erfahrungen. Von
ChatGPT über Vertonungstools wie Elevenlabs, aber auch SAP-eigene
Tools oder Bildgeneratoren – jedes Mal etwas anderes. Das macht
Spaß, ist praxisnah und nimmt Hemmungen. Wir sehen immer wieder
neue Gesichter und haben festgestellt, dass unsere
Präsenztreffen, die „KI-Werkstätten“, besonders gut ankommen.
Deshalb finden sie jetzt alle zwei Monate statt. Und es geht
nicht nur um neue KI-Tools, sondern auch um Anwendungsfälle, die
sich kombinieren und nutzen lassen. Wir haben gemerkt, wie sich
das Lernverhalten vieler Teilnehmenden verändert hat.“


3. Welche Schulungen bietet man für die Mitarbeitenden an
und wie werden diese wahrgenommen?


Thiele: In Teilen ist das Missverständnis ausgeräumt, dass KI
wieder verschwindet. Sie wird Arbeitsinhalte und Profile
verändern. Deshalb haben wir verschiedene Formate entwickelt,
damit jede und jeder den passenden Einstieg findet. Es gibt
Grundlagenkurse für Neugierige, aber auch vertiefende Angebote
für Fortgeschrittene. Neue Schulungsformate kommen hinzu, und
gemeinsam werden Tools erprobt. Die Werkstätten gehen weiter, der
Austausch wird intensiver, und die Möglichkeiten wachsen. Wer
Lust hat, kann die Entwicklung aktiv mitgestalten – und erleben,
wie KI den Alltag leichter macht. Wir sprechen bei Schulungen
nicht nur über Software-Einführungen oder Toolkenntnisse. Beim
Thema KI geht es um ein großes Veränderungsprojekt. Das spiegelt
sich in den Qualifizierungsangeboten wider, die Kollaboration und
Ko-Kreation stärken und dazu beitragen, „AI-Literacy“ sowie eine
Haltung dazu in die Organisation zu bringen.


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