Folge 057 Retrospektive

Retrospektive

Heute machen wir mal einen kurzen Einstieg in eines der zwei
wichtigsten Rituale im Scrum oder Agilität allgemein. Die
Retrospektive (deutsch: Rückschau). Sie ist ähnlich Essentiell
wie das Daily und ermöglicht überhaupt erst die Empirie.


Hast Du weder das Daily noch die Retrospektive im Team vorhanden,
dann wird es sicherlich schwer Scrum oder Agilität zu
installieren. Sind sie vorhanden, so kannst Du den Rest mit Hilfe
dieser zwei Rituale installieren und festigen. Beispielsweise
kann Dein Team erst einmal liefern ohne Review.


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Diese Folge auf YouTube: https://youtu.be/uKTz5HSlfx0
Lessons Learned

Eine Retrospektive ist ähnlich wie ein Lessons Learned. Wenn Du
bereits Projektleiter nach PMI oder Prince2 bist, dann wird Dir
der Begriff Lessons Learned bekannt vorkommen. Ich habe in meiner
Ausbildung gelernt, dass wir am Ende des Projektes ein Lessons
Learned mit dem Team machen. Manchmal sind dabei zwischen Start
und Ende des Projektes bis zu 5 Jahre vergangen. In diesem Termin
versuchen wir uns dann zu erinnern, was alles schiefgelaufen ist
und wie man das in Zukunft besser machen könnte oder so. Das ist
natürlich falsch. Niemand verbietet einem auch während des
Projektes Lessons Learned zu machen. Meine Erfahrung damit ist
jedenfalls, dass viele Menschen (mich eingeschlossen) sich kaum
noch erinnern können, was denn alles war. Zudem werden diese
Sachen oft nur in eine Excel-Tabelle geschrieben und zumindest in
meinen Projekten hinterher nicht wieder angeschaut. Ich habe, um
ehrlich zu sein, noch nie ein Projekt erlebt, welches auf Grund
von Vorgängerprojekten und deren Lessons Learned besser gestartet
ist.


Das Rückerinnern funktioniert oft nur auf 2 Monate gut. Janina
berichtet sogar davon, dass 2 Wochen eher ein guter Abstand ist.
Was uns wieder zur Iterationslänge führt. Janina gibt den Tipp
für alles, was länger als 3 Wochen her ist Notizen zu machen und
wir lernen ja die Dinge sowieso sofort nachhaltig zu beheben.


Die Retrospektive macht es ähnlich und besser. Deshalb bestimmt
auch der andere Name dafür.
Retrospektive häufig durchführen

Ein weiterer Grund die Retrospektive mindestens einmal im Monat
durchzuführen ist, dass wir uns in einem komplexen und vor allem
volatilen Umfeld schnell anpassen wollen. Zum anderen ergibt es
wenig Sinn die Retrospektive erst am Ende des Projektes
durchzuführen. Ich will ja schließlich auf dem Weg schon besser
werden.


Die Retrospektive dient auch dazu alles zu hinterfragen. Ein
spezielles Thema, die Zusammenarbeit, den Prozess, die
Produktqualität, die Definition of Done, das Review, einfach
alles und Du kannst sie auch offen gestalten, wo Du erst während
der Retrospektive selbst mit den Teilnehmern das Thema
erarbeitest. Da hilft es schon, wenn wir alle paar Wochen nur ein
Stückchen behandelt statt alles zusammen an zwei Tagen. Es macht
es uns leichter und schafft Awareness für diesen wichtigen
Prozess der Empirie.
Die Länge

Der Daumenwert für eine Retrospektive ist in etwa 1h pro
Iterationswoche. Hat Dein Sprint also 4 Wochen, dann 4h
Retrospektive und 1 Woche, dann 1h Retrospektive. Für Henry hat
sich in der Praxis bewährt die Retrospektive unabhängig von der
Sprintlänge immer 2-3h zu machen. 2 Stunden brauchen viele
Menschen um die kreative Phase zu kommen und am Ende auch
Maßnahmen ableiten zu können und ab 3h wird es langsam echt lang
und ermüdend. Janina stellt ihre Retrospektiven immer 3h ein, was
auch zu ihren 3 Wochen Sprintlänge passt und sie endet, wenn sie
entsprechend fertig ist. Also oft auch früher.
Wer kommt zur Retrospektive?

Ganz klar: Das Team. Also Product Owner, Developer und Scrum
Master. Es ist ein geschützter Raum, sonst kommt niemand. Hat das
Team eine hohe Reife kannst Du mit ihm abklären Besucher
zuzulassen. Beispielsweise den Stakeholder aus der letzten Folge.
Manager und Chefs sind absichtlich ausgeladen. Hat das Team
beispielsweise ein Thema mit dem Product Owner kann es auch sein,
dass dieser temporär ausgeladen wird.
Die 5 Phasen einer Retrospektive 0,5 Regeln

Mach die Regeln der Retrospektive transparent. Beispielsweise,
dass Handys lautlos sein sollen. Mach diese Regeln immer wieder
transparent, das erinnert die Teilnehmer.


Oft gibt es die Vegas Regel und die oberste Direktive. Also, was
in der Retrospektive passiert bleibt auch dort und wir gehen
davon aus, dass jeder zu jeder Zeit sein Bestes gegeben hat.
1 Check In

Wie bin ich heute hier? Lass jeden mal sprechen und schau ob alle
in der richtigen Stimmung für eine Retrospektive sind. Dies ist
auch wichtig um sie ankommen zu lassen und damit das Gehirn
seinen Modus wechseln kann.


Wie ist die Stimmung? Scheint bei Dir innerlich die Sonne? Was
gab es zum Mittag?


Als Facilitator bekomme ich hier schon einen sehr guten Eindruck
davon wie diese Retrospektive werden wird und was ich tun kann.


Pro Tipp: Vielleicht gibt es im Team sogar etwas zu feiern, dass
Du gut in die Retrospektive einbauen kannst.
2 Themen sammeln

Hier kannst Du als Facilitator ganz tief in die Methodenkiste
greifen. Prinzipiell eignet sich alles, was für Brainstorming
taucht und auch alle möglichen anderen Fragen, die Dir so
einfallen. Nutz vor allem über die Retrospektiven hinweg immer
wieder andere Fragen, damit Du auch andere Ideen und Antowrten
bekommst.


Hier hilft auch ein Blick in den Retromaten.


Es geht darum viele Ideen zu sammeln. Wenn es zu viel wird darfst
Du als Moderator natürlich auch die Beiträge limitieren und
solltest dies auch.
3 Einsichten gewinnen

Zu welchen Themen möchtet ihr welche Einsichten gewinnen?
Clustert zum Beispiel die Themen. Sortiert sie, priorisiert sie,
geht ihnen auf den Grund und und und. Also nimm Dir die Themen
einzeln vor und dann geht ihnen gemeinsam auf den Grund. Nimm Dir
hier vor allem bei neuen Teams ausreichend Zeit dafür. Es ist ein
Prozess auf die Grundursache zu kommen und der darf am Anfang
trainiert werden.
4 Maßnahmen ableiten

Ganz wichtig ist es am Ende einer Retrospektive auch wirklich
Maßnahmen zur Veränderung abzuleiten und auszuprobieren. Und zwar
sofort. Also die Änderung passiert sofort im nächsten Sprint und
kann natürlich auch mit der nächsten Retrospektive wieder
rückgängig gemacht werden. Wir empfehlen Änderungen mindestens 6
Iterationen auszuprobieren, damit sie sich auch entsprechend
festigen können.


Hier werden Hypothesen aufgestellt und vereinbart wie diese
belegt werden könnten. Dies kann sein „Wir ändern ab morgen
Folgendes um Dings zu verbessern. Die Verbesserung stellen wir
durch Blubb fest.“. Hier passiert also die Magie!


Retrospektiven Maßnahmen werden auch im Regelfall nicht außerhalb
der Retrospektive neu verhandelt.
5 Check Out

Vergiss den Check Out nicht! Hier kannst Du Dir auch Feedback
einholen und den Teilnehmern etwas mitgeben. Beispielsweise dass
jeder seine beste Erkenntnis aus dieser Retrospektive einmal
niederschreibt.


Danach dürfen die Menschen wieder zurück in ihre Arbeit.


 


Get shit done,


Janina & Henry


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In der Podcastfolge erwähnte Folgen zur Vertiefung:


Rituale

Empirie

Scrum

Teams

Nachhaltigkeit

Stakeholder

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