119 Me Time

Me Time

Aus der Folge Leadership stammt die Frage „Wie finde ich
Zeitslots im Kalender um mal Ruhe für mich zu haben?“, also kurz:
Me Time


Denn es geht zum einen darum Zeitslots im Kalender zum Arbeiten
zu haben und gleichzeitig auch Zeiten zu haben um für andere
verfügbar zu sein. Oder findest Du es cool 2 Monate auf einen
Termin beim Chef warten zu müssen? Zeitslots sind also eine Kunst
für sich und Me Time erstrecht.


Das Thema hat also viel mit Selbstführung zu tun. Hierbei geht
also weniger um Leadership, Führung oder Agilität, sondern
wirklich um Selbstmanagement und Selbstführung.


Deinen Chronotyp kannst Du hier sehr gut selbst testen:
https://chronotype-self-test.info/


Diese Folge auf YouTube: https://youtu.be/ZQjC00SXtMw
Videocall Software is a Bitch

Ich weiß nicht wie es Dir, liebe Hörerin, mit dem Beginn von
Corona ging, bei uns jedenfalls waren plötzlich die Kalender mit
Videocalls voll. Klar man traf sich nicht mehr zufällig, sondern
nur noch, wenn man einen Termin hatte. Das hat eine Weile
gedauert, bis wir das wieder im Griff hatten.
Mittagspause

Eine der ersten Sachen, die uns bezüglich MeTime begegnet ist ein
Serientermin zur Mittagspause. Henry Schneider nutzt das auch
erst seit kurzen und fand es besser, als er das nicht tat. Warum?
Die Mittagspause musste bei ihm nicht so starr sein. Bei Janina
Kappelhoff dagegen schon. Henry hat lieber die Flexibilität.
Früher nahmen die Menschen in Hernys Umfeld aber mehr Rücksicht
darauf, ob dieser noch entsprechende Zeiten im Kalender hat um
eine Mittagspause zu machen. Es war eine Art ungeschriebenes
Gesetz und gegenseitiger Respekt. Da fragte man auch noch nach ob
man Termine in die Mittagspause legen darf. Oder lud zum Lunch
ein.


Und online eine gemeinsame Pause ist nicht das Gleiche, wie ein
gemeinsames physisches Mittagessen.


Selbige Handlung sehen wir nun auch bei Anfangs- und Endzeiten
der Arbeit. Vor allem bei Eltern. Das obwohl E-Mailprogamme, wie
Outlook sogar die Funktion bieten Anfangs- und Endzeiten für
Arbeit einzutragen. Diese grauen Bereiche scheinen aber auch gern
ignoriert zu werden.
Wann fängst Du an?

Und da sind wir häufig schon in dem nächsten Phänomen, dass wir
sehen: Die Termine werden immer früher gebucht. 5Uhr vielleicht?
Da sind noch freie Slots im Kalender! Nein!
Nein sagen

Wir dürfen lernen Nein zu sagen und unser Umfeld daran zu
gewöhnen. Deshalb gibt es dazu auch eine eigene Znipcast Folge.


Die Vorstufe davon können auch Arbeitsblocker sein. Dies ist
schließlich Zeit, die man bewusst im Kalender Blocker und quasi
zu den Kolleginnen sagt „Nein hier kannst Du keine Termine
reinbuchen.“. Natürlich kann die nächste Stufe dann auch sein,
auf die Blocker zu bestehen, falls die Kolleginnen dann lieb
fragen. Die Zeit ist schließlich aus einem guten Grund geblockt.
Hier hilft es vor allem die Zeit nicht nur Blocker zu nennen,
sondern direkt wie die Arbeit, die man in der Zeit erledigen
möchte.


Gerade bei öffentlich geteilten Kalendern, was schön für die
Transparenz ist, passiert es sonst häufig, dass mit Vorliebe die
Blocker überbucht werden.


Dies ist vor allem auch wichtig in Richtung unserer Chefs, ihnen
auch transparent zu machen, dass sie unsere wichtige Arbeit
unterbrechen und überdenken dürfen ob ihr Anliegen dies gerade
rechtfertigt.
DeepWork

Früher war das eine gute Strategie einfach auch früh auf Arbeit
zu sein und so die Deep-Work Zeit gut nutzen zu können. Also
zumindest, wenn Du eine Lerche bist, wie die liebe Janina.
Heutzutage dürfen wir uns die DeepWork-Zeiten auch selbst im
Kalender blocken.


Diese DeepWork Zeit solltest Du Dir mindestens einmal, am besten
jeden Tag, im Kalender blocken um auch produktiv für Dein
Unternehmen zu sein.
Störungen

Gerade in der DeepWork-Zeit und vielleicht auch sonst, sollten
alle Push-Notifications abgestellt werden. Vor allem Outlook,
Teams, Slack und Social Media.


Janina hat schon den Versuch unternommen, in Mails und Kalender
nur nach 13Uhr hinein zu schauen und eine Abwesenheitsnotiz für
die übrige Zeit zu setzen.


Bei Henry ist es dafür so, dass Termine für denselben Tag eher
schwierig sind. Das hat das Umfeld auch verstanden. Daher kann
Henry am Vortag den nächsten Tag bereits gut vorplanen und
vorbereiten und es kommt eher selten zu spontanen Änderungen. Das
Umfeld hat sich auch schon daran gewöhnt.
Überbuchungen

Henry ist aufgefallen, dass neben dem Nein sagen es auch super
hilfreich ist Überbuchungen mit dem Angebot eines Telefonates zur
Terminfindung abzulehnen. Also „Da habe ich bereits einen Termin,
lass kurz telefonieren um einen besseren zu finden.“. Viele
Termineinsteller hinterfragen dann selbst, wie wichtig der Termin
ist. Manchmal gibts dann nur eine Mail statt des Termins oder
auch, wenn man ehh schon telefoniert die Klärung des Themas mit
zwei Sätzen.
Nur Austauschrunden?

Als nächstes kannst Du Dir Deine Termine anschauen. Gibt es
beispielsweise viel zu viele Austauschrunden, vielleicht sogar
auf vielen Ebenen mit den gleichen Menschen. Oder werden alle
Übergabepunkte mit Steuerkreisen versehen oder ähnliches. Hierin
steckt sicherlich auch viel Komplexitätsreduzierung. Also die
Termine und die Teilnehmer ganz klar anschauen. Dabei sind vor
allem die Ziele der Termine entscheidend. Denk bitte einmal
darüber nach „Was ist das Ziel des Termins?“.


Bist Du in den Terminen überhaupt erforderlich? Hast Du
Wortbeiträge? Ich stelle oft fest ob ich in einem Termin
gebraucht werde oder nicht, wenn ich parallel E-Mails beantworte.
Dann braucht es mich offensichtlich nicht in dem Termin.
Verfügbarkeit

Gerade diese „kann ich Dich kurz Anrufen?“ Sachen können ja nur
passieren, wenn ich verfügbar bin. Also gerade nicht in einem
Termin.


Wenn beispielsweise der Nachmittag frei ist um mal eben gegriffen
werden zu können, dann gibt es oft auch keine Termine, da man die
Person ja auch ohne Termin erwischt.


Das ist manchmal ein harter Weg und lohnt sich am Ende für alle.


Henry realisiert dies auch, dass der Kalendertag geblockt wird,
sobald es 4 Termine an einem Tag gibt.
Hinweise

Ein guter Punkt um herauszufinden, dass die Meetings eingedampft
werden sollten, ist neben der E-Mail-Geschichte, dass in den
Status-Runden nur berichtet wird, was alles nicht geschafft
wurde. Eben weil man so viele Status-Runden hat.


Dies kannst Du als Scrum Masterin auch gut im Daily beobachten.
Wenn es dort keinen Fortschritt gibt, ist dies ein guter Hinweis
für zu viele Meetings.
Jour fixe

Soweit ich weiß kommt die Idee die Jour fixe auch im
Projektmanagement einzusetzen von IBM. Hierbei handelt es sich um
einen Tag an dem das Team oder die Gruppe keine Termine hat. Also
einfach im Büro ist und arbeitet und eher zufällig kurze
Absprachen passieren. Starten kann dies gern auch mit einer
regelmäßigen Stunde oder einem halben Tag, der dann langsam
ausgedehnt wird. Vorteil ist, dass vor allem viele spontane
Zusammentreffen passieren können, wenn wir am Jour fixe Ort des
Teams sind.


 


Get shit done,


Janina & Henry


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In der Podcastfolge erwähnte Folgen zur Vertiefung:


Leadership

Agilität

Nein

Transparenz

Komplexitätsreduzierung

Ziel

Scrum Masterin

Daily

Team



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