VERWALTUNG4U

In der neuen Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Hausverwalter Tobias Rütter darüber, wie eine WEG-Verwaltung praktisch und fast komplett papierlos funktionieren kann. Rütter erläutert, wie ein Scandienstleister den gesamten Posteingang digitalisiert, wie Workflows und ein verknüpftes Dokumenten- und Ticketsystem die Vorgangsbearbeitung standardisieren und warum er trotz Schnittstellenproblemen an einer All-in-one-Softwarelösung arbeitet. Im Gespräch geht es außerdem um digitale Eigentümerkommunikation per Portal und App, rechtliche Grauzonen bei der digitalen Akteneinsicht sowie die Frage, warum bestimmte Leistungen – ob Papier oder digital – auch bepreist werden müssen. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Einsatz von KI/ChatGPT. Kernthemen der Folge: • Papierlose Postbearbeitung: Einsatz eines Scandienstleisters, digitale Weiterleitung und automatisierte Workflows. • Standardisierte Prozesse & Dokumentenmanagement: Strukturierte Vorgangsbearbeitung, transparente Dokumentenablage und Vertretbarkeit im Team. • Softwarelandschaft & Systemintegration: Herausforderungen mit ERP/CRM/Ticketsystemen sowie Überlegungen zu einer All-in-one-Lösung. • Digitale Eigentümerkommunikation & Akteneinsicht: Kundenportal, App, Chatfunktionen und rechtliche Besonderheiten bei digitaler Akteneinsicht. • KI im Verwalteralltag: Einsatz von ChatGPT für Zusammenfassungen, Beschlüsse, komplexe Vorgänge und professionelle Kommunikation. • Digitalisierung als fortlaufender Prozess: Warum Digitalisierung ein Marathon ist und kontinuierliche Weiterentwicklung erfordert. Die Folge zeigt eindrucksvoll, wie moderne WEG-Verwaltung durch digitale Prozesse, klare Workflows und den Einsatz von KI effizienter und transparenter wird. Tobias Rütter macht deutlich, dass die Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern ein langfristiger Prozess, der die Verwaltung spürbar erleichtert – sowohl für Teams als auch für Eigentümer. Sein Ansatz: Schritt für Schritt denken, pragmatisch handeln und die Möglichkeiten neuer Technologien konsequent nutzen. Ihre EBZ Akademie Für Anmerkungen, Fragen, Lob und Kritik schreiben Sie gerne an die Redaktion: verwaltung4u@e-b-z.de Weiterbildungsangebote der EBZ-Akademie finden Sie online in unserem Bildungsfinder: https://www.ebz-training.de/ oder auf unserer Homepage: https://ebz-akademie.de/ LEARNING | Fachwissen für die Immobilienwirtschaft CONSULTING | Partner in der Transformation NETWORKING | Gemeinsam stark

Klimaziele, Energiepreise und Gesetzesänderungen verändern die Immobilienwelt und machen entschlossenes Handeln nötig. Im Gebäudesektor steckt enormes Potenzial – auch in Wohnungseigentümergemeinschaften. Doch wer kann die Energiewende in WEGs tatsächlich voranbringen? Die dena (Deutsche Energie-Agentur) sieht die Antwort klar: Verwalter/innen sind Schlüsselakteure der Transformation. Sie moderieren Entscheidungen, übersetzen komplexe Anforderungen und sind der erste Ansprechpartner für die WEG. In dieser Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Verena Scheulen und Martin Fischer von der dena über den neuen WEG-Praxisguide, der Verwalter:innen, Eigentümer:innenund Energieberater:innen durch den Modernisierungsprozess führt – mit Infos, Tools und praxisnahen Entscheidungshilfen. Zum Praxisguide: www.gebäudeforum.de/weg-praxisguide Kernfragen der Folge: Wie groß ist das Modernisierungspotenzial in WEGs wirklich? Warum sind Verwalter:innen entscheidend für das Gelingen derEnergiewende im Gebäudesektor? Wie hilft der WEG-Praxisguide bei Planung, Finanzierung undBeschlussfassung? Wie können Eigentümergemeinschaften trotzunterschiedlicher Interessen fundierte Entscheidungen treffen? Ein Gespräch über Handlungsbedarf, Verantwortung und Lösungen, das zeigt: Die Energiewende gelingt nur, wenn Verwaltung und Eigentümer/innen an einem Strang ziehen – und Wissen zugänglich wird. Ihre EBZ Akademie  Für Anmerkungen, Fragen, Lob und Kritik schreiben Sie gerne an die Redaktion: verwaltung4u@e-b-z.de  Weiterbildungsangebote der EBZ-Akademie finden Sie online in unserem Bildungsfinder: ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠https://www.ebz-training.de/⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ oder auf unserer Homepage: ⁠⁠⁠⁠https://ebz-akademie.de/⁠⁠⁠⁠⁠⁠  LEARNING | Fachwissen für die Immobilienwirtschaft  CONSULTING | Partner in der Transformation  NETWORKING | Gemeinsam stark   

Ein defektes Fenster, ein eiliger Eigentümer – und ein Verwalter, der entscheiden muss: handeln oder warten? Kaum ein Thema sorgt in der WEG-Praxis für so viel Unsicherheit wie die Frage, wann Verwalter eigenständig tätig werden dürfen. Zwischen rechtlicher Verantwortung, finanziellen Grenzen und dem Anspruch auf effizientes Handeln entsteht ein Spannungsfeld, das schnell zur Haftungsfalle werden kann. Gemeinsam mit Dr. Jan Hendrik Schmidt, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht bei derWIR Breiholdt Nierhaus Schmidt Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte PartG mbB, beleuchtet Massimo Füllbeck die Entscheidungskompetenz des Verwalters nach § 27 WEG – und zeigt, wie man juristische Grauzonen im Alltag sicher meistert. Im Zentrum stehen praxisnahe Fälle, aktuelle BGH-Entscheidungen und konkrete Handlungsempfehlungen, die Verwaltern helfen, Entscheidungen fundiert und rechtssicher zu treffen. Kernpunkte der Folge: Was der § 27 WEG wirklich erlaubt – und wo seine Grenzen liegen „Untergeordnete Bedeutung“ in der Praxis: wann Verwalter ohne Beschluss handeln dürfen 2 % oder 5 %? Wie man finanzielle Grenzen richtig einordnet Erweiterte Beschlusskompetenz nach § 27 Abs. 2 WEG: Sicherheit durch klare Regelungen Typische Praxisfallen: von Fenstertausch bis Hausmeisterkündigung Ein präziser Blick auf den juristischen Alltag von WEG-Verwalter:innen – zwischen Vertretungsmacht, Vertrauen und Verantwortung. Ihre EBZ Akademie  Für Anmerkungen, Fragen, Lob und Kritik schreiben Sie gerne an die Redaktion: verwaltung4u@e-b-z.de  Weiterbildungsangebote der EBZ-Akademie finden Sie online in unserem Bildungsfinder: ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠https://www.ebz-training.de/⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ oder auf unserer Homepage: ⁠⁠⁠⁠https://ebz-akademie.de/⁠⁠⁠⁠⁠⁠  LEARNING | Fachwissen für die Immobilienwirtschaft  CONSULTING | Partner in der Transformation  NETWORKING | Gemeinsam stark 

In dieser Folge von VERWALTUNG4U begrüßt Massimo Füllbeck mal wieder die Kölner Rechtsanwältin und Fachanwältin für Miet- und Wohnungseigentumsrecht Cathrin Fuhrländer. Gemeinsam werfen sie einen praxisnahen Blick auf zwei aktuelle Entscheidungen des Bundesgerichtshofs, die für die tägliche Arbeit von WEG-Verwalter von großer Bedeutung sind. Themen der Folge: Steckersolargeräte & bauliche Veränderungen: Ab wann liegt eine bauliche Veränderung vor? Reicht schon eine optische Veränderung wie ein Katzennetz oder ein Schrank auf dem Balkon – oder braucht es zwingend einen Substanzeingriff? Der BGH sorgt für Klarheit und verschiebt die Grenzen neu. Drei Angebote Pflicht? Muss die Verwaltung bei Gutachtern und Anwälten immer mehrere Vergleichsangebote einholen? Der BGH sagt: nein – und stellt gleichzeitig klar, wie mit nachträglichen Genehmigungen und der Rolle des Verwalters im Außen- und Innenverhältnis umzugehen ist. Praxis-Tipps für Verwalter: Im Zweifel Beschlüsse einholen, die Eigentümer entscheiden lassen und Haftungsfallen vermeiden – Massimo Füllbeck und Cathrin Fuhrländer geben konkrete Empfehlungen für den Alltag. Bleiben Sie auf dem Laufenden und hören Sie rein in "Verwaltung4U" – dem Podcast, der komplexe Themen der Immobilienverwaltung verständlich und praxisnah präsentiert. Wir wünschen Ihnen eine spannende Unterhaltung und freuen uns auf Ihre Kommentare. Ihre EBZ Akademie Für Anmerkungen, Fragen, Lob und Kritik schreiben Sie gerne an die Redaktion: verwaltung4u@e-b-z.de Weiterbildungsangebote der EBZ-Akademie finden Sie online in unserem Bildungsfinder: ⁠https://www.ebz-training.de/⁠ LEARNING | Fachwissen für die Immobilienwirtschaft CONSULTING | Partner in der Transformation NETWORKING | Gemeinsam stark ⁠https://ebz-akademie.de/⁠