Personal Agility Podcast Archiv

Viele uns bestreiten unser leben nicht alleine. Wir haben einen Partner und vielleicht auch Kinder. Wie kann man Retrospektiven in diesem Kontext praktisch einsetzen um das leben aller beteiligten besser zu machen.

Unabhängig von persönlichen Retrospektiven

Retrospektive mit Partner

Regelmäßig (z.b. einmal im Monat)!

Zwangloses Gespräch reicht!

Wie geht es dem anderen, was beschäftigt sie oder ihn derzeit?

Was lief in der Beziehung in letzter Zeit gut?

Was ist der Beziehung in letzter Zeit verbesserungsfähig?

Was lief beim Zusammenleben in letzter Zeit gut?

Was ist beim Zusammenleben in letzter Zeit verbesserungsfähig?

Unter Umständen 5 Aspekte Modell o.ä. nutzen?

Was steht in der nächsten Zeit an, was ist dem jeweils anderen wichtig (Mini Planning)

Retrospektiven mit Kindern

Kurz und Themenspezifische (Was haltet ihr/denkt ihr zu) Thema XY, Ereignis XY?)

Abendliche Mini Retros bei ins Bett gehen (Was hat dir heute gefallen, was hat dir nicht so gut gefallen)

Regelmäßig mit Offenen fragen das Gespräch Suchen

Gerade bei jüngeren Kindern nicht zwingend fix Planen sondern guten Moment abwarten.

Vorher (auch mit Partner) Grade der Mitbestimmung festlegen und den Kindern transparent machen.

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Was brauchen wir eigentlich um Spaß an der Arbeit oder auch Spaß am Leben zu haben. Die  "Definition of Fun" aus der agilen Lehrmethode eduScrum kann helfen sich mit dieser Frage auseinander zu setzen?

Definition of Fun

Kommt aus eduScrum 

Zusatz zu Definition of Done und Definition of Ready

Was ist nötig das wir gemeinsam Spaß am Arbeiten haben

Übertrag in Personal Agility

Für dich alleine:

Gedanken Anreger

Was darf nicht fehlen, dass ich Spaß an der Arbeit am Leben haben?

Was würde mir auf jeden Fall den Spaß verderben?

Wie sollte ich meine Aufgaben organisieren, dass ich möglichst oft Spaß habe?

Wie sollte ich meine Persönliche Strategie Anpassen, damit ich Spaß habe?

Was kann ich tun wenn ich auf "Spaßverderber" gestoßen bin?

In der Familie:

Was benötigen die Einzelnen dringend um Spaß am gemeinsamen Familienleben Haben (Bedürfnisorientierung)?

Was verdirbt jedem einzelnen den Spaß?

Wie schaffen wir es das wir häufiger Situationen haben in denen alle Spaß haben?

Wie können wir die Bedürfnisse jedes einzelnen erfüllen ohne den anderen den Spaß verderben?

Gespräch führt zu Offenheit und besserem gegenseitigen Verständnis?

Fazit: Sich Gedanken über eine Definiton of Fun zu machen führt dazu, den Spaß und damit die persönliche Erfüllung in den Mittelpunkt zu rücken und eröffnet Möglichkeiten zu erkennen wo man sich selbst oder anderen einem als Spaßverderber ein Bein stellen.

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Was macht ein Leben lebenswert? Die japanische Philosophie beantwortet diese Frage mit dem Konzept des Ikigai.

Was das ist und wie wir uns das zu nutze machen können schauen wir uns in dieser Folge an.

Ikigai "Lebensinn" "Etwas wofür es sich zu leben lohnt" 

Herkunft aus der Japanischen Philosophie ab 14. Jahrhundert.

Weiterentwicklung in der Japanischen Moderne.

Nach Studien leben Menschen, die sagen sie hätten ein Ikigai, erheblich länger

4 Kreise

Was du liebst / gerne tust

Was die Welt / Gesellschaft braucht

Etwas womit man Geld verdienen / Die Existenz sichern kann

Etwas was du gut Kannst / in dem du Talentiert bist

2er Schnittmengen

3er Schnittmengen

Ikigai: alles vier Kreise

Wege dorthin

Stand verifizieren

Verbesseren

Ins Riskio gehen

Ausgleichsaufgaben

Fazit: Ikigai ist ein tolles Denkmodell seinen eigene Weg zu finden, seine persönliche Strategie zu schärfen, und eine erfülltes Leben zu führen.

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Allen wichtigen Lebensbereichen wohl balanciert Zeit und Energie einzuräumen kann ein Schlüssel zu einem glücklicherem Leben sein. Das von mir entwickelte 5 Aspekte Modell hilft das eigene Handeln sichtbar zu machen und sich diese Lebensaspekten immer wieder bewusst zu werden.

Balance unterschiedlicher Lebensbereiche ist wichtig für ein glückliches Leben

5 Aspekte Modell (an Grundbedürfnissen orientiert)

Beruf und Erfolg:

Grundbedürfnisse: Wirtschaftliches Auskommen/Existenz Sichern, für viele aber auch Selbstverwirklichung, Unsterblichkeitsprojekt.

Erwerbsarbeit.

Weiterbildung.

Side Hustles.

Karriere.

Finanzen.

Familie und Freundschaft:

Grundbedürfnisse: Gesellschaftlicher und Sozialer Kontakt, Zugehörigkeit, Vertrautheit, Versorgungsnetzwerk.

Familie (Geschwister, Eltern, Weitere Verwandtschaft).

Kinder / Familiengemeinschaft.

Enge Freunde.

Soziale Gruppen.

Erweitertes Sozialgefüge.

Gesundheit und Körper:

Grundbedürfnisse: Gesundheit, Wohlfühlen im eigenen Körper, Erhaltung des Körpers als "Leistungserbringer".

Gesundheit (Behandlung/Vorsorge).

Sport.

Ernährung als Health Aspekt (im Gegensatz zum Soziale oder Genussaspekt).

Wellness.

Liebe und Sexualität:

Grundbedürfnisse: Geliebt werden, Partnerschaft, Befriedigung des Sexualtriebs, Sexuelle Erfüllung.

Partnersuche.

Beziehungspflege.

Sexuelle Grundbedürfnisse.

Sexuellen Wünsche.

Innere Welt:

Grundbedürfnisse: Innere Ausgeglichenheit, Nachdenken über die großen Fragen im Leben, Intellektuelle, Emotionale und spirituelle Weiterentwicklung.

Innere Balance, Ausgleich finden.

Zeit für sich.

Die Klinge Schärfen: Weiterbildung über den beruflichen Bereich hinaus.

Emotionales Wachsen.

Spiritualität.

Me-Time in allen Ausprägungen.

Wie Bekomme ich das unter einen Hut:

Ziele für alle Bereiche definieren (z.B. OKRs).

5 Aspekte Tagebuch.

Bewusste Schwerpunktsetzung.

Leitfaden für Retrospektiven.

Wird damit alles abgedeckt:

im Prinzip ja.

Manche Dinge nicht ganz klar einordnenbar.

Anlass genauer über eigene Motivation nachzudenken.

Fazit: Dies ist ein gutes Modell, nutze es oder finde ein Eigenes für dich. Das regelmäßige bewusst machen hilft sehr, vor allem zu identifizieren was zu kurz kommt.

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Wer langfristig Leistungsfähig bleiben will, muss aufpassen die eigene Erholung nicht zu vergessen. In dieser Folge spreche ich darüber warum dies so schwer sein kann und warum auch der klassische "Müßiggang" so wichtig ist.

Selbstmanagement vs Selbstoptimierung

Steigerung der kurzfristigen Effizienz vs Langfristige Steigerung der Effektivität

Steady sustainable Pace

Balance vs Müßiggang

5 Aspekte -> nächste Folge

Auch in Positiven Aspekten Hang zu "Aufgaben"Zeit fürs nichts tun, in den Tag hinein leben.

Unverplante Familienzeit

Unverplante Zeit mit dem Partner

Warum ist das schwierig?

Es ist oft dass, was man lange bekämpft hat.

Leistungswille.

Schlechtes Gewissen,

Ist am leichtesten verschiebbar.

Möglichkeiten

Verplante Kapazität reduzieren.

Termine/Timeslots

Aufgaben fürs nichts tun erstellen

Was für Euch am besten funktioniert müsst ihr selbst herausfinden.

Fazit: Für dauerhafte Leistungsfähigkeit ist es wichtig auch Zeit für nicht-strukturierte Erholung zu nehmen. Es ist schwer das zu planen aber es lohnt sich.

 

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Wie behält man in Krisensituationen einen kühlen Kopf: Mit hat immer wieder ein Leitsatz aus der Luftfahrt geholfen: Aviate, Navigate, Communicate. Deshalb möchte ich Euch diesen in dieser Folge vorstellen.

Aviate, Navigate, Communicate

Herkunft

Problematik die Damit Angesprochen werden

harte Priorisierung. 

Fokussierung auf das aktuell wesentliche.

Ausblenden von in der Situation unerheblichem.

Aviate

Absturz verhindern

Erstmal "In der Luft Bleiben", Flugrichtung ist erst mal egal, Ich muss auch keinen "Status" abgeben 

"Aviate" kann vieles Bedeuten: 

Akute Gesundheitsprobleme in den Griff bekommen.

Finanzielle Probleme so weit in den Griff bekommen, dass man eine zeit lang durchhalten kann. 

Überfordernde Situationen/Problemtrancen so weit auflösen dass man wieder klar denken kann

Navigate:

Erst wenn man sich nicht mehr komplett darauf konzentrieren muss, in der Luft zu bleiben, kann man sich Gedanken machen wohin man fliegt

Lage objektiv beurteilen

Verschiedene Optionen Prüfen

Strategisch umorientieren

Risiken abwägen

Entscheiden/Umsetzten/Beobachten

Communicate

Wenn man sicher fliegt und wieder auf ein sinnvolles Ziel zufliegt, kann man Zeit nehmen intern und extern zu kommunizieren

Hier ist "Kommunikation" nicht zu wörtlich zu nehmen, diese kann teil von Aviate und Navigate sein.

Erst wenn die akute Notsituation gestoppt wurde und Kurs auf eine mögliche Lösung gesetzt wurde kommt alles andere

In der Übertragenen Sicht ist damit alles andere gemeint was wichtig aber nicht essentiell ist

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OKRs (Objectives & Key Results) sind eine populäre Methode zur Zielvereinbarung uns strategischen Ausrichtung in Unternehmen. Im letzten Quartal habe ich getestet ob es auch ein gutes Mittel zur strategischen Zielsetzung in der Selbstorganisation ist.

Was sind OKRs (im Business Context)

Tool zur Ziel Setzung/Vereinbarung und Strategisches Alignment

Intel / Google

Objectives

Mittelfristige quantitative Ziele

Key Results

Quantifizierung was man in schaffen muss um dem Ziel näher zu kommen

Strech Goal

Action

Was muss getan werden um die Key Restults zu erreichen

Mächtig aber missbrauchbar

Aufgezwungene Ziele

Incentivierung des Erfolges (Bonus/Beförderungen)

Transparenz -> Kontrolle

Wie nutzen wir OKRs in der Persönlichen Agilität

Ziele Sortieren und Umsetzung greifbar und messbar gemacht

Zu Beginn des Jahres habe ich Objektives gesetzt

5 Bereiche abgedeckt -> 13 Objectives

5 Objektives rausgesucht (besser 3)

13 Ziele kann man nicht gleichzeitig verfolgen

Für diese Ziele 1-3 Key Results für das Quartal

Wirklich messbar (Klarheit ob ja oder nein)

Herausfordernd (50% wäre ok, 70% voll zufrieden, 100% stretch goal)

Aufpassen, dass sich Key Results nicht zu sehr konkurenz machen.

Die anderen Objektives im Auge behalten aber nicht forcieren

Aufwandsarmer Fortschritt.

Nicht gegen die Ziele Arbeiten wenn möglich.

Aus den Key Results Actions (auf L2) ableiten 

In den wöchentlichen Retrospektiven die Ziele und zugehörigen Key Results anschauen 

Am Ende des Quartals (Quartalsretrospektive) Ergebnisse wohlwollend betrachten /  Objektives ggf. austauschen und neue Key Results setzen.

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Immer wieder stößt man auf den Konflikt: Soll ich mich erst mal auf ein Thema/Ziel konzentrieren Fokussieren oder verschiedenen Themen oder Aspekten kümmern. Wie viel Fokus ist Richtig?

Grundlage Je stärker man fokussiert desto schneller kommt man ans Ziel? (Cycle Time/Time to Market)

Littles Law

                          Aufgaben in Arbeit 

Durchlaufzeit = ------------------

                               Durchsatz

Task Switching Kosten

Daraus resultiert: Theoretisch ist 100% Fokussierung das beste

Was Spricht gegen eine 100% Fokussierung:

Externe Notwendigkeiten.

Balance verschiedener Aspekte im Leben.

Das alte am laufen halten, während man an neuem Arbeitet.

Wie gehen wir damit um?

Klären was ist die wirklich notwendige Parallelität ist.

Neben dem wirklich Notwendigen für einen Zeitraum nur auf ein Thema Fokussieren. (Serienmonogamie)

Thementage. (auch wöchentlich als Regel)

Abarbeiten von Themen in Batches.

Kurzfristig bestimmte Aspekte bewusst zu kurz kommen lassen und ihnen das mehr Fokus geben.

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Das Ende Quartals ist eine gute Gelegenheit jenseits des "Tagesgeschäfts" auf das Grundsätzliche zurück zu schauen.

Wie realistisch waren meine Pläne? Haben sich meine Ziele auf die ich hinarbeite verändert? Stimmt meine strategische Ausrichtung noch?

Warum bietet sich ein Quartal besonders als Planungs- und Rückschau-Punkt an

kurz genug um Zeitnah zu reagieren

lang genug um Entwicklungen beobachten zu können

Fokus auf Erfolg des Plans und Richtigkeit der Strategie

Unterschied zur Wochenretrospektive

Was ist mein reales Leistungsvermögen?

Sind die Ziele die ich mir gesetzt habe nach wie vor Richtig? (Wenn ich heute nochmal für das Quartal planen würde)

Welche Dinge waren einfacher, welche Aufwändiger als Gedacht?

Wie zufrieden bin ich mit dem Fortschritt und warum?

Stimmt meine strategische Ausrichtung noch? Was muss ich für das nächste Quartal ändern?

Was muss ich auf L2 und L3 verändern

Fokus L2 Backlog

OKRs

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Für die meisten von uns wird das Leben gerade gewaltig auf den Kopf gestellt. Veränderung und Ungewissheit sind herausfordernd und machen Angst. Doch gerade agile Methoden sind ja in komplexen, hoch volatilen Situationen mit viel Ungewissheit besonders Stark. Was bringt uns persönliche Agilität in Krisenzeiten?

Das Leben wird auf den Kopf gestellt:

Meine Situation,

Situation von Kollegen.

Wie ist deine Situation, wie gehst du damit um?

Was hat Persönliche Agilität mit den Umgang mit der Krise zu tun?

Agile Methoden sind dazu da, in komplexen Umgebungen mit hoher Volatilität und Ungewissheit zu funktionieren

Organisation der neuen Situation

Familien Boards und Daylies um den Alltag zu organisieren.

"Homeschooling" Boards für die Kinder

https://www.sketchnotes-by-diana.com/2020/03/17/personal-kanban-board-fuer-die-schule-freebie/ 

Familien Retros um es für alle besser zu machen.

Dafür sorgen das alle mit ihren Sorgen und Ängsten Ernst genommen werden -> Psychologische Sicherheit.

Bewältigung des Situation/Angst/Änderung braucht Zeit, Energie und Ressourcen

Pläne Ändern

Welche Ziele/L3-L2 Themen sind denn noch realistisch.

Backlog einmal durchgehen und großzügig um-planen.

Was kann ich jetzt anstatt dessen tun? / Was ist jetzt Wichtig?

Genug Zeit für Familie/Partnerschaft/Seelische Hygiene lassen!

Schutz vor Panik: Gründlich über Entscheidungen Nachdenken dann aber konsequent durchsetzen.

Auch in schwierigen Situationen nach alternativen Optionen suchen.

Krise als Chance

Alle sind in der gleichen Situation.

Hohe Akzeptanz für neues und Experimente.

Dinge Ausprobieren -> Was Ändert sich z.B. gerade für Kunden.

Darauf besinnen was wirklich zählt.

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Da kann man den tollsten und strategisch durchdachten Plan  für die Woche haben, und dann kommen ungeplante Aufgaben um die Ecke und machen alles kaputt! Wer kennt das nicht? Weg bekommen werden wir sie wohl kaum. Aber wie kann man Sie reduzieren und mit dem Rest sinnvoll umgehen?

Ungeplante Aufgaben

Machen Planung schwierig.

Können leicht vergessen werden.

Ist es überhaupt ein Problem? Wie viel Prozent? Wie starken impact?

Woher kommt ungeplante Aufgaben

Schlechtes Backlog.

Unplanbare Aufgaben (Life Happens!)

Lösungsansätze

Ungeplante und unplanbare Aufgaben unterscheiden und planbare Aufgaben planen.

Priorisierungs-Triage von plötzlich auftauchenden Aufgaben.

Kontingente für unplanbare Aufgaben freihalten.

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Jeder hat sie, und für jeden der sich selbst organisieren will stellen Sie eine Herausforderung dar: Wiederkehrende Aufgaben. Was führt hier zu Frust? Wie gehe ich mit Ihnen am besten um? Und was ist bitte ein Kamishibai?

Generelle Problematik wiederkehrender Aufgaben

Aufwand für Verwaltung vs Gefahr zu vergessen 

Weites Spektrum (Täglich bis Jährlich)

Lösungsansätze

Multiplikation im Backlog

Kalendermethode

manuell

automatisert bei Elektronischen Boards

Zapier

IFTTT

Kamishibai

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Kennt Ihr Boardkletten: Aufgaben die sich ewig auf dem Board oder dem Backlog halten aber einfach nicht weggehen?

In dieser Folge sprechen wir über die Gründe für Boardkletten und wie man sie wieder los wird.

Boardkletten was ist das?

Karten die:

nicht fertig werden.

die immer nach hinten geschoben/nicht gezogen werden.

Die beim Replenishment nie berücksichtigt werden obwohl sie schon lange in "Next" liegen.

Was können Gründe und Lösungswege sein:

Keine Lust

CoD berechnen und dann nach hinten schieben bzw. streichen

Machen und Belohnen

Angst

Unsicher ob es klappt (Angst vor Versagen)

Unsicherere Ausgang (Angst vor schlechten Nachrichten, häufig Schrödingers Katze)

Angst vor Reaktionen von Dritten (Dinge öffentlich machen)

Sehr genau darüber nachdenken was den Up- und Down-Side sind (Best Case, Worst case, Wahrscheinlichkeiten)

Nach Abwägen entweder streichen oder bewusst als Prio 1 durchführen -> Belohnen

Nicht Ready

Erste Schritte sind unklar.

Zu groß.

Wichtige Punkte sind ungeklärt.

Aufspalten

Karte für Planung der schritte

Karte für Klärung der Unsicherheiten -> Lean Startup  (oder auf Deutsch)

Einfach nicht mehr Wichtig

Streichen oder repriorisieren.

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In dieser Folge geht es darum, wie man sein persönliches Backlog pflegt und warum das so wichtig ist.

Backlog Grooming was ist das

Wie häufig

Wie intensiv

Regelmäßig ein bisschen contra dediziert intensiv

Jede Karte im Backlog durchgehen (nach Prio)

Ist die Karte noch notwendig?

Ist die Karte noch aktuell? 

Ist die Karte in der richtigen Zeitschiene/Priorität?

Hat die Karte die der Priorität/Zeitschiene angemessene Größe?

Bin ich mir bewusst, woher diese Aufgabe kommt (L3/L2/L1) und ist sie auch unter Betrachtung der höheren Flight Levels richtig priorisiert?

Was ist der Nutzen den ich erzielen will?

Könnte ich den Nutzen auch einfacher Erzielen?

Gesamtsicht:

Entspricht die Aufgabenverteilung bzgl. Themen und Herkunft in den unterschiedliche Zeitschienen meinen Soll-Vorstellungen?

Fehlt noch etwas?

Ist meine Entscheidung was ich tracke und was ich nicht tracke noch ok?

Qualität des Backlogs und dessen Übersichtlichkeit hat großen Einfluss auf die Fähigkeit das richtige zu tun!

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