E56: Warum ist die technische Dokumentation bei der agilen Entwicklung so wichtig? – Manfred Parson (Parson AG)

Das technische Handbuch, das sich selber schreibt – das
ist die große Vision, die viele Hersteller von technischen
Produkten haben. Bis diese Vorstellung Realität wird, ist es zwar
noch eine Weile hin (sollte sie tatsächlich überhaupt jemals
Wirklichkeit werden). Gebrauchsanweisungen und
Bedienungsanleitungen werden aber tatsächlich immer
„intelligenter“. Einen großen Teil trägt die Parson AG dazu
bei.


Gegründet wurde das Unternehmen 2006 in Hamburg von der
technischen Redakteurin und heutigen Vorstandsvorsitzenden Ulrike
Parson. Seit 2013 ist die Parson AG auch in Berlin vertreten.
Betreut werden Kunden aus ganz Europa.


Ulrike Parsons Mann, Manfred Parson, ist für die Finanzen und für
die Informationssysteme der Parson AG zuständig. Im Interview mit
Nils spricht er darüber, was technische Dokumentation heute schon
leistet und wie sie dabei helfen kann, Prozesse zu vereinfachen
und Kosten zu sparen. Zudem erklärt er, warum es so wichtig ist,
technische Redakteure möglichst frühzeitig in den
Entwicklungsprozess einzubinden und nicht erst dann, wenn das
Produkt schon steht.
Technische Dokumentation – was ist das überhaupt uns warum ist
sie so wichtig?

Die technische Dokumentation ist landläufig bekannt als das
Handbuch für die Bohrmaschine oder die Bedienungsanleitung für
den Küchenmixer. Ohne eine solche Information darf in Deutschland
kein Gerät verkauft werden. Das gilt selbstverständlich auch für
größere Geräte und Anlagen. Grundsätzlich gilt: Je größer und
komplexer das Produkt, desto komplexer ist auch die technische
Dokumentation.


Für die Hersteller ist die technische Dokumentation in erster
Linie ein Kostenfaktor. Einerseits sind Unternehmen deshalb
bestrebt, die Kosten so gering wie möglich zu halten.
Andererseits wollen sie natürlich ihrer gesetzlichen
Informationspflicht nachkommen.


Die Parson AG hat sich insbesondere auf die Dokumentation von
Software-Anwendungen spezialisiert. Der Fokus liegt dabei aber
nicht nur auf dem Nutzen für den Endkunden bzw. dem späteren User
der Software, sondern insbesondere auch auf dem Nutzen für die
Softwareentwickler, die Hersteller und den Vertrieb. Die Beratung
der Unternehmen in Sachen Informationsstruktur und
Informationsmanagement ist daher ein essentieller Aspekt der
Leistungen von Parson.
Wie technische Dokumentation und Informationsmanagement
zusammenhängen

„Teilweise sind Informationen verschüttet, nicht am richtigen
Platz oder nicht zur richtigen Zeit zugänglich. Wir haben uns auf
die Fahnen geschrieben, Informationen verfügbar zu machen,
verständlich zu machen und intelligent zu machen“, erklärt
Parson. „Eine Information soll künftig selbst wissen, wie wichtig
sie ist, wo sie hingehört, für wen sie wichtig ist, wann sie
gebraucht wird – und sich dann selbst dorthin bringen, wo der
Bedarf besteht.“


Diese Idee veranschaulicht Parson am Beispiel eines Fahrzeugs:
Schon bei der Entwicklung entstehen Informationen, die
dokumentiert werden müssen, damit das Fahrzeug von den Kollegen
weiterentwickelt werden kann. Wenn das Fahrzeug fertig ist,
benötigt das Marketing Informationen, um es bewerben zu können.
Der Kunde schließlich informiert sich anhand der
Bedienungsanleitung. Darüber hinaus gibt es eventuell noch
Aufbauhersteller, denen ebenfalls spezielle Informationen zur
Verfügung gestellt werden müssen. Gleiches gilt, wenn Reparaturen
anfallen und das Fahrzeug in die Werkstatt muss.


Die Besonderheit dabei: Die einzelnen Beteiligten benötigen
individuelle und teils sehr unterschiedliche Informationen.
Während sich das Marketing beispielsweise für Farbe, PS und
Infotainment-System interessiert, sind für den Aufbauhersteller
oder die Werkstatt vielleicht Durchmesser und Material einer
bestimmten Schraube relevant.


Das Beispiel zeigt: Nicht jeder benötigt alle Informationen zu
einem Produkt. Ziel der technischen Dokumentation sollte deshalb
sein, dass jeder nur die Informationen erhält, die er wirklich
braucht. So können Handbücher verschlankt und die relevanten
Informationen letztlich schneller gefunden werden. Erreicht wird
diese gezielte Informationsvergabe durch die Nutzung von
Metadaten, anhand derer einzelne Teile oder Anwendungen in
bestimmte Kategorien einsortiert werden können.
Nutzerfreundlichkeit als entscheidendes Merkmal

Neben der Verschlankung der technischen Dokumentation für den
jeweiligen Leser ist auch die grundsätzliche Nutzerfreundlichkeit
ein wichtiges Kriterium, insbesondere dann, wenn es um Software
geht. Laut Parson hat sich hier in den letzten Jahren viel getan.


Lange Zeit habe es beispielsweise nur gedruckte Handbücher
gegeben, deren Neuauflagen man sich bei Software-Updates
kostenpflichtig nachbestellen konnte. Dann sei die Zeit des
Downloads gekommen. Zwar eine Verbesserung – problematisch sei
hier aber immer noch gewesen, dass sich die Beschreibungen meist
auf die Oberflächen der Software beschränkt hätten. Es wurde
beschrieben, welcher Button was macht, aber die Dinge wurden
nicht aufgabenorientiert erklärt.


Das Problem dabei: In der Regel interessiert es den Anwender
nicht, was ein bestimmter Knopf kann. Was er wissen möchte ist,
wie er eine bestimmte Aufgabe lösen kann. Früher habe man dann
PDFs oder Online-Hilfen nach Stichworten durchsucht. Heute könne
man bei vielen Anwendungen oft auch ganz frei Fragen stellen.
Microsoft Office 360 ist laut Parson ein gutes Beispiel hierfür.


Diese Evolution von der Bedienungsanleitung zur freien
Fragemöglichkeit ist wichtig – nicht nur, weil viele Produkte
immer komplexer werden, sondern auch, weil die Innovationszyklen
immer kürzer werden und Releases und Updates immer schneller
aufeinander folgen. Niemand baut Parson zufolge heute noch ein
ganzes Handbuch, das von vorne bis hinten gelesen wird. Und
niemand ändere ganze Handbuchstrukturen bei einem neuen Release.
Vielmehr gehe es darum, die relevanten Einzelinformationen
anzupassen.
Technische Dokumentation als essenzieller Teil der agilen
Entwicklung

Die Nutzerfreundlichkeit ist heute immer noch oft eine
Herausforderung – und zwar nicht nur bei der technischen
Dokumentation, sondern auch bei der Software selbst: „Das Problem
ist oft, dass in der Softwareentwicklung viele Funktionen gebaut
werden, die so aber vom Anwender gar nicht gesucht werden“, ist
Parson überzeugt. Daher sei es extrem wichtig, stets aus
Anwendersicht auf das Produkt zu schauen.


Auch dabei könne die technische Dokumentation eine entscheidende
Rolle spielen. Denn je früher sie in den Entwicklungsprozess
eingebunden werde, desto früher könne festgestellt werden, ob das
Produkt den Nutzeranforderungen entspreche: „Die Dokumentation
ist mehr als das Aufschreiben von irgendeinem Status“, so Parson.
Vielmehr solle sie dem Nutzer den Mehrwert bieten, sofort
herauszufinden, wie er am schnellsten zum Ziel komme. Und bei dem
Versuch, genau das aufzuschreiben, könne man bereits in der
Entwicklung sehen, ob eine Anwendung funktioniere oder eben
nicht.


So gesehen sind die technischen Redakteure laut Parson die ersten
Betatester und dementsprechend ein essenzieller Teil des agilen
Feedback-Prozesses, deren Einbindung die Effizienz erheblich
steigern und die Kosten drastisch senken könne.


Viel Spaß beim Zuhören!
Links aus dem Interview:

Manfred Parson bei LinkedIn

parson AG



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