Achtung (Werbung in eigener Sache):
Meine Bücher:
„Die perfekte Employee Journey & Experience":
https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-662-71420-1
„Die perfekte Candidate Journey & Experience":
https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-662-66875-7
Mein Gast: Friedrich-Wilhelm Reese
Friedrich-Wilhelm Reese, kurz FriWi, ist Diplom-Ingenieur für Maschinenbau von der RWTH Aachen und hat über 20 Jahre Teams und Unternehmen geführt, unter anderem als Geschäftsführer im Mittelstand. Heute ist er Mitgründer und Geschäftsführer der EPINOIA GmbH aus Düsseldorf.
Gemeinsam mit seiner Mitgründerin, der Organisationspsychologin Dr. Gudrun Töpfer, verfolgt er einen neuen Ansatz. Statt Menschen um ein Übergabedokument zu bitten, das selten jemand schreibt und noch seltener jemand liest, befragt die KI-gestützte Software von EPINOIA die Wissensträger in adaptiven Interviews. So entsteht das Übergabegespräch, das im Alltag fast nie stattfindet. Das Wissen wird strukturiert gespeichert, und Nachfolger können ihre Fragen auch dann noch stellen, wenn der Vorgänger längst weg ist.
Seit Sommer 2026 ist EPINOIA am Markt. Im September belegte das Unternehmen den zweiten Platz beim HR Innovation Award der Zukunft Personal Europe und kurz darauf den ersten Platz bei Pitch Boom Bang: Founders Fight in Dortmund.
Heute spreche ich mit FriWi darüber, wie Unternehmen rechtzeitig erkennen, wo ihnen Wissen verloren geht, wie sie ihr Know-how wirksam weitergeben und wo künstliche Intelligenz dabei hilft und wo nicht.
Thema der Folge:
In dieser GainTalents-Podcastfolge 472 spreche ich mit Friedrich-Wilhelm (Friwi) Reese, Mitgründer und Geschäftsführer von EPINOIA, darüber, wie Unternehmen bei der Nachfolge von Führungskräften und Schlüsselpersonen wertvolles Wissen und langjährige Erfahrungen sichern können. Wir sprechen darüber, warum klassische Übergabedokumente häufig nicht ausreichen, weshalb insbesondere das Erfahrungswissen und die Hintergründe von Entscheidungen so wertvoll sind und wie KI-gestützte Lösungen dabei helfen können, dieses Wissen systematisch zu erfassen und für nachfolgende Generationen zugänglich zu machen.
Herzlichen Dank an Friwi für die spannenden Einblicke, die konkreten Praxisbeispiele und insbesondere für die vielen wertvollen Empfehlungen, wie Unternehmen den drohenden Know-how-Verlust frühzeitig erkennen und durch moderne Technologien wirksam reduzieren können!
Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Gespräch mit Friwi:
Bei einer Nachfolge geht weit mehr als Fachwissen verloren. Besonders kritisch sind Erfahrungswissen, Entscheidungshintergründe und informelle Netzwerke, die in klassischen Übergabedokumenten häufig nicht erfasst werden.
Entscheidend ist nicht nur das „Was", sondern vor allem das „Warum". Die Hintergründe von Entscheidungen und unternehmensspezifische Erfahrungen müssen durch gezielte Gespräche und Nachfragen erschlossen werden.
Wissenssicherung ist aktives Risikomanagement. Unternehmen sollten frühzeitig identifizieren, welche Personen über schwer ersetzbares Wissen verfügen und welche Risiken bei ihrem Ausscheiden entstehen.
Eine erfolgreiche Nachfolge benötigt ausreichend Vorlaufzeit. Friwi empfiehlt, möglichst sechs Monate vor dem Ausscheiden mit der Planung zu beginnen. Für umfangreiche Wissenstransfers können etwa 50 bis 60 Gesprächsstunden erforderlich sein.
KI kann Erfahrungswissen systematisch erfassen. Adaptive KI-Interviews stellen gezielte Rückfragen und ermöglichen es, auch schwer dokumentierbares Wissen in kurzen, flexiblen Gesprächseinheiten zu sichern.
Gesichertes Wissen muss jederzeit abrufbar sein. KI ermöglicht Nachfolger, über natürlichsprachliche Fragen auf dokumentierte Erfahrungen zuzugreifen und konkrete Probleme schneller zu lösen.
Wissensmanagement sollte kontinuierlich stattfinden. Regelmäßiger Wissenstransfer im Arbeitsalltag hilft nicht nur bei Nachfolgen, sondern auch bei Urlaub, Krankheit oder der Zusammenarbeit über unterschiedliche Standorte hinweg.
Erfolgreiche Wissenssicherung braucht Akzeptanz und klare Rahmenbedingungen. Geschäftsführung, HR, IT, Datenschutz und gegebenenfalls der Betriebsrat sollten frühzeitig eingebunden werden. Ein kleiner Proof of Concept mit vier bis fünf Personen bietet einen guten Einstieg.
Besonders wichtig fand ich Friwis drei Empfehlungen zum Abschluss der Folge. Diese Maßnahmen sollten Unternehmen bei einer anstehenden Nachfolge unbedingt umsetzen:
Kritische Wissensträger identifizieren. Frühzeitig analysieren, welches Erfahrungswissen besonders wertvoll ist und wo durch das Ausscheiden von Schlüsselpersonen Risiken entstehen.
Erfahrungswissen strukturiert sichern. Gezielte Gespräche führen, Entscheidungshintergründe dokumentieren und KI zur systematischen Erfassung und Bereitstellung des Wissens nutzen.
Wissenstransfer praktisch überprüfen. Nachfolger sollten das gesicherte Wissen vor dem Ausscheiden ihrer Vorgänger anhand konkreter Fragestellungen testen und bestehende Wissenslücken schließen.
Ein besonderes Angebot für die GainTalents-Community: am 1. Dezember 2026 von 15:30 bis 16:30 Uhr bietet EPINOIA einen kostenlosen Online-Workshop zur Identifikation kritischer Wissensträger und wertvoller Erfahrungsschätze im Unternehmen an. Die ersten 20 Interessierten können kostenlos teilnehmen. Für die Anmeldung genügt eine E-Mail an info@epinoia.ai mit dem Stichwort „GainTalents".
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Shownote-Links Friedrich-Wilhelm Reese
LinkedIn Friedrich-Wilhelm Reese
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EPINOIA – KI-gestützter Wissenstransfer - https://www.epinoia.ai/
Anmeldung zum kostenlosen Workshop am 1. Dezember 2026 - info@epinoia.ai - Stichwort: GainTalents
Links Hans-Heinz Wisotzky:
Website: https://www.gaintalents.com/podcast und https://www.gaintalents.com/blog
Podcast: https://www.gaintalents.com/podcast
Bücher:
Neu (jetzt überall zu kaufen): Die perfekte Employee Journey und Experience
https://link.springer.com/book/9783662714195
Erste Buch: Die perfekte Candidate Journey und Experience
https://www.gaintalents.com/buch-die-perfekte-candidate-journey-und-experience
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