Digitales Wissensmanagement und die Einführung von
SmartStash bei impacx
Im SmartStash-Podcast haben wir diesmal einen ganz besonderen
Gast. Sabrina Sulz ist Teammanagerin bei der impacx services GmbH
und berichtet uns, wie die Einführung unseres
Wissensmanagement-Tools SmartStash auf Basis von Microsoft 365
bei impacx geglückt ist.
Sabrina hatte die Aufgabe, das Wissensmanagement und die
Koordination der Serviceaufträge bei impacx digital zu
vereinfachen. Dafür suchte sie gemeinsam mit ihrem Team ein
passendes Tool.
Heute finden die Mitarbeitenden das gebündelte Wissen zu allen
Servicevorgängen in einer Oberfläche. Zuvor waren sie gezwungen,
sich die nötigen Informationen aus fünf verschiedenen Anwendungen
selbst zusammenzusuchen. Dies war umständlich und kostete viel
Zeit und Nerven. Jetzt liegt das Wissen verschlankt, gebündelt,
übersichtlich strukturiert und immer aktuell in SmartStash. Dazu
gehören, neben den klassischen Wissensartikeln, FAQ, News, Listen
und Kalender. Auch Mitteilungen, Anweisungen und Kundenanfragen
werden direkt über SmartStash gesteuert und können ohne den Umweg
über das E-Mailpostfach schnell bearbeitet und dokumentiert
werden. SmartStash bietet darüber hinaus zahlreiche Funktionen,
die impacx das Informations- und Wissensmanagement erleichtern.
Lesebestätigungen garantieren, dass entsprechend eingestufte
Inhalte wirklich von den Mitarbeitenden wahrgenommen werden. Über
Kommentarfunktionen und Likes können Mitarbeitende direktes
Feedback zu den einzelnen Wissensartikeln geben, worüber sich
besonders die Redakteurinnen und Redakteure bei impacx
freuen.
Vor der Einführung eines neuen Wissensmanagement-Tools, so
berichtet Sabrina, wurden u.a. die Wünsche und Anforderungen der
Anwendenden eingeholt. Denn schließlich sind sie es, die jeden
Tag mit der Oberfläche arbeiten. David Hosni, Modern Work
Consultant bei Fellowmind erinnert sich noch gut, dass impacx
bereits gut vorbereitet und mit sehr konkreten Anforderungen auf
ihn zukam. Teilweise gab es auch für Fellowmind einige
Herausforderungen, SmartStash auf die Bedürfnisse impacx weiter
anzupassen.
Heute, ein Jahr nach der Einführung, profitieren die
Mitarbeitenden von den vielen Vorteilen. Neben einer
erhöhten Übersichtlichkeit, wurde vor allem die Wissenspflege und
das gesamte Informationsmanagement vereinfacht. Selbst
Kunden von impacx können auf das System zugreifen und
Informationen einstellen. Zudem gibt Sabrina im Podcast einige
persönliche Tipps, worauf Ihr bei einem
Wissensmanagement-Projekt achten solltet. Hört einfach rein, es
lohnt sich!
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