Drafts: prendere appunti in modo efficace e intuitivo - [Merita Business Tool #005]

Prendere appunti in maniera efficace con Drafts.
Oggi vi voglio parlare di un'applicazione per prendere appunti che
si chiama Drafts. Mi sono scelta un’applicazione che non ha un nome
facile da capire perciò vi faccio lo spelling: D come Domodossola,
R come Roma, A come Ancona, F come Firenze, T come Torino e S come
Savona. Ed è subito Ruota della fortuna! E allora compro una vocale
e vado avanti.

Drafts significa “bozze” e infatti serve per prendere appunti ma è
diversa da altre applicazioni simili nel senso che l'azione di
prendere un appunto è praticamente immediata. Cioè io apro l'app e
mi trovo davanti un foglio bianco su cui scrivere; non devo
inserire il titolo della nota, non devo scegliere il taccuino in
cui salvarla.

Sostanzialmente l'idea è quella di avere un taccuino digitale a
portata di mano per scriverci sopra tutti i pensieri sparsi, le
idee o le cose da fare in una maniera molto semplice e rapida che
non preveda troppi step prima della scrittura effettiva della nota.
Dopodiché le note che noi abbiamo preso le avremo tutte disponibili
nell'applicazione per essere elaborate come vogliamo perché Drafts
ha una serie infinita di funzionalità attraverso le quali noi
possiamo lavorare le note che abbiamo preso e utilizzarle anche in
altre applicazioni.

C'è da dire che tutte queste possibilità rendono la curva di
apprendimento dell'applicazione non proprio brevissima però la cosa
interessante è che quando uno comincia a usare l'applicazione in
realtà non ha granché da capire: apre l’app e scrive. Poi, quando
sappiamo che cosa vogliamo fare della nota, possiamo andare a
scoprire tutte le opzioni e le integrazioni con le altre
applicazioni e le funzionalità.

Ora arriva una nota dolente… non mi uccidete… vi devo dire che
questa applicazione esiste solo per iOS e WatchOS, quindi per
Android non c'è.

Però fra un attimo vi indico un’alternativa valida. Prima però vi
voglio dire qual è il motivo chiave che mi ha portato a conoscere e
ad acquistare questa applicazione (che costa 4.99 €): l'ho scelta
perché cercavo un'applicazione che mi consentisse di dettare le mie
note e di averne immediatamente la trascrizione. Perché me spesso
le idee vengono mentre sto guidando e normalmente risolvevo
registrando dei memo vocali con l'applicazione di base di iOS e
però poi mi trovavo tutta la parte noiosa cioè il momento della
sbobinatura, ovvero andare a risentire quello che ho detto per poi
trascriverlo… converrete con me che è una bella rottura di
scatole!

Allora mi sono messa in cerca di un app di dettatura e ho scoperto
che ce ne sono un bel po’, ma poche fanno quello che volevo io. Il
problema sostanziale di queste app è che quasi tutte poggiano su
Siri o comunque hanno un sistema simile a quello di Siri o anche a
quello della dettatura di Google. Questo sistema prevede che circa
ogni 30 40 secondi l’ascolto del telefono si interrompa e dunque si
interrompa anche la dettatura perciò per continuare la dettatura
noi dovremmo premere nuovamente l'icona del microfono ogni volta
che ne abbiamo bisogno. E capite che questo è ben difficile e
scomodo e anche imprudente da fare mentre si guida.

Fortunatamente ho scoperto l'esistenza di questa nuova feature in
Drafts, che è stata lanciata da poco con iOS 10, che ha trovato una
maniera di aggirare questa problematica dei 40 secondi: in pratica
quando l'app si rende conto che Siri si sta interrompendo, la
rimanda in ascolto in maniera automatica. In questo modo posso
dettare e avere la trascrizione anche di qualcosa di piuttosto
lungo.

Lo noterò all'interno della nota perché ogni volta che, diciamo,
“cade la linea”, cioè si chiude l'ascolto di Siri, e poi riparte,
Drafts mi segnala la cosa sulla nota mettendo tre simboli uguale.
In più saremo avvertiti anche da un suono che ci sarà ogni volta
che l’ascolto si interrompe e riprende. Ecco, qui fate attenzione
perché purtroppo le ultime parole prima dell’interruzione e quelle
immediatamente successive potrebbero venire tagliate. Quindi un
escamotage potrebbe essere quella di fare una piccola pausa appena
sentite il suono e poi ripetere quello che avete detto.

Naturalmente l’ideale sarebbe avere sia la trascrizione che il memo
vocale registrato, per poter fare un confronto. Ma al momento
Drafts non lo fa né ho trovato un’applicazione che sia in grado di
farlo. Ne esiste una ma la parte della trascrizione funziona
malissimo.

Ho provato a usare la app dei memo vocali e la dettatura insieme ma
non si può fare: come apro la dettatura la registrazione del memo
vocale si interrompe. Quindi per il momento ci dobbiamo
accontentare.

Ma andiamo oltre, chiaramente trattandosi di una trascrizione
automatica dovremo comunque andare a rivederla perché è possibile
che non abbia capito esattamente tutte le parole.
A livello di funzionalità vi segnalo che comprende tutti linguaggi
che comprende Siri e naturalmente è in grado di usare anche i
comandi, come la punteggiatura o il mandare a capo ad
esempio.

Una volta finito di dettare una nota, posso metterla un attimo in
pausa per poi ritornarci sopra dopo un po’, oppure cliccare
“Create” per salvarla in Drafts.

La funzionalità di dettatura funziona anche - o meglio - è la
funzionalità clou della app per Apple Watch. Potrete dettare le
note al vostro polso… sempre che non vi sentiate scemi nel farlo!
:-D

Tornando seri, un’altra cosa di cui dovete tenere conto è che, dato
che la dettatura è basata su Siri, per funzionare ha bisogno che il
dispositivo sia connesso a internet. La dettatura offline è
disponibile solo per alcune lingue e solo per i dispositivi più
recenti, quindi dall’iPhone 6s in avanti, con iOS da 9.3 in
avanti.

Ora, per quanto riguarda l’alternativa per Android, vi segnalo List
Notes che è gratuita e ha ottime recensioni. E’ una applicazione
per dettatura e trascrizione che in più consente di organizzare le
note attraverso categorie e colori.

Drafts però ha molte altre funzionalità che consentono sia di
elaborare il testo sia di utilizzarlo in un flusso di lavoro più
articolato. Vi faccio una carrellata di quelle che mi sembrano più
interessanti perché se ve le dovessi raccontare tutte staremmo qui
fino a domani mattina.

Per cominciare, Drafts ha una miriade di integrazioni con altre
applicazioni, tra cui chiaramente non possono mancare Evernote,
Dropbox e Google Drive. Possiamo semplicemente salvare una nota in
queste app oppure possiamo inserirla in una nota già esistente che
Drafts chiama Monthly Journal. il risultato finale sarà un file di
testo contenente tutte le note, ciascuna preceduta dalla data e
l’ora di creazione.

L’integrazione con Evernote ci consente anche di creare delle liste
di cose da fare. Basterà scrivere una nota in cui la prima riga è
il titolo e le righe successive sono ciascuna una cosa da fare - o
magari da comprare - e poi cliccheremo su “Evernote as Todos”. Il
risultato sarà una nota in Evernote in cui ogni todo è affiancato
da una checkbox.

Funzionalità come “Salva in Evernote” o “Salva in Dropbox” che
abbiamo appena visto, all’interno di Drafts vengono chiamate
Azioni. Queste azioni possono essere personalizzate da noi oppure
ne possiamo installare di nuove andandole a pescare nella Actions
Directory in cui si trovano tutte le azioni create dagli autori
della app e tutte quelle condivise dagli utenti. Sono azioni
generiche oppure legate ad altre applicazioni e ce ne sono talmente
tante che potremmo riuscire a fare di tutto se volessimo.
https://vimeo.com/162748145
Drafts poi supporta pienamente il markdown. Il markdown ci aiuta a
formattare un testo in maniera semplice. Quindi, per esempio, ci
consente di aggiungere intestazioni, grassetti, corsivi o link,
utilizzando dei simboli. Drafts ha una tastiera estesa che contiene
i simboli principali e che possiamo personalizzare a piacere con
tasti creati da noi o presi nella directory di cui vi parlavo poco
fa. Una volta formattato il testo, possiamo vederne un’anteprima e
possiamo utilizzarlo in altre app. Quindi, ad esempio, possiamo
usare la azioni “Salva in Evernote con markdown” o “Salva in un
Google doc con markdown”. Ma possiamo anche scrivere un’email
formattata, per esempio, usando la app Mail nativa o altre app di
cui esistono azioni specifiche, come Spark o AirMail.


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### NOTE DELLA PUNTATA ###

Maggiori informazioni sulla app si possono avere sul sito ufficiale
di Drafts.
Potete scaricare Drafts dall’iTunes Store.
Sistemi supportati: iOS e watchOS
Prezzo: 4.99€

### PODCAST ###

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