TeaTime.Berlin - Zeitmanagement für Königinnen Archiv

Du hast in der Schule bestimmt eine Menge gelernt. Heute erzähle ich dir von fünf Dingen, die du auf jeden Fall wieder vergessen solltest.

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Werde Königin Deiner Zeitzone! TeaTime.Berlin ist ein Podcast über Zeit- & Selbstmanagement, Ordnung & Struktur mit einer Priese Achtsamkeit für mehr Zeit, Energie und Selbstbestimmung für Dich!

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Übrigens: Dieser Podcast hieß bis einschließlich Folge 67 "Stressismus". (Fast) alle Inhalte von Stressismus findest Du nun auf https://www.teatime.berlin/ . Den Kurs "Raus aus dem Hamsterrad" gibt es nicht mehr. Dafür findest Du immer mehr Werkzeuge und Methoden - teilweise auch aus dem Kurs - auf https://www.teatime.berlin/werkzeuge.

Heute stelle ich dir das Modell der Vier Räume vor, mit dem du Zeit und Energie sparst und immer schön im richtigen Modus arbeitest.

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In der letzten Folge habe ich dir die sieben Prinzipien, die sieben Regeln erläutert, die du beachten solltest, wenn du ein neues Planungssystem bzw. ein neues Aufgabenmanagementsystem aufsetzen möchtest. Und heute gehen wir noch tiefer in das Thema: Wie baut dann so einen Prozess? Welche Fragen sollte man sich stellen?

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Heute spreche ich mit dir über Planungssysteme. Also: Wie baue ich ein gutes Planungssystem beziehungsweise ein Aufgabenmanagementsystem? Wie baue ich mir ein System, mit dem ich plane? Die Idee zu der Folge ist  entstanden, weil ich die Frage logischerweise berufsbedingt öfter höre. Und tatsächlich muss ich sagen, die ersten zwei Male war so meine Antwort darauf: „Ja weiß ich doch nicht, ich mache das halt“. Das kennst du sicherlich auch, dass es so Dinge gibt, die wir tun und gar nicht so wirklich genau erklären können, wie wir das eigentlich tun und warum das irgendwie funktioniert. Weil sich eine ganze Menge von dem, was wir darüber wissen,  in die Intuition mittlerweile rein eingeschlichen hat, dass wir gar nicht mehr erklären können, was eigentlich die Prinzipien  unseres Verhaltens sind.

Aber ich habe mir gedacht, es gibt sie ja, diese Regeln, die ich beachte oder die einzelnen Schritte, die ich da tue. Ich muss sie nur  mal sichtbar machen. Und natürlich war gleich wieder mein großer Anspruch, dir hier eine Art Handbuch hinzulegen, mit dem du dann Schritt für Schritt dein eigenes Planungssystem bauen kannst. Das ist es nicht geworden. Aber ich habe mir überlegt, wir machen daraus mal zwei Folgen. Ich werde dir heute mal erzählen, was es zu beachten gilt, wenn du ein solches Aufgabenmanagementsystem für dich aufbaust oder von mir aus auch für dein gesamtes Team. Was du  generell beachten solltest, wenn du Prozesse designst. Und in der nächsten Folge, spreche darüber, welche Fragen du dir stellen solltest, um dann den Prozess erstmal  in Gedanken oder mit Zettel und Stift  aufzubauen.

Folgen, auf die ich mich beziehe:

Pareto: https://www.teatime.berlin/post/neue-podcastfolge-paretro

Kanban: https://www.teatime.berlin/post/95-kanban

TickTick: https://www.teatime.berlin/post/100-ticktick

Vorlage Tagesplan: https://www.teatime.berlin/post/der-fast-perfekte-plan

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Alles doof und kacke? Ja, vielleicht. Auch mir fällt es gerade schwer Zuversicht und Hoffnung zu behalten. Aber beides ist wichtig für Sonne und vor allem für Aktivität. Die umsonst heißt es: „Hoffnung ist die Brücke zwischen Passivität und Aktivität“. Und etwas tun ist wichtiger denn je. Tun ist wichtiger und auch schöner als sich Sorgen zu machen… Also lass Dich inspirieren von den Dingen, die ich aktuell tue, und verlier auf keinen Fall die Hoffnung.

Die ältere Folge zum Thema Hoffnung (Folge 72) findest Du hier: https://www.teatime.berlin/post/72-hoffnung

Das inspirierende und Hoffnung schenkende Buch, das ich anspreche: https://www.rowohlt.de/buch/rutger-bregman-im-grunde-gut-9783499004162

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Wer kennt das nicht? Auf einmal ist alles zu viel und wir hetzen unserer ToDo-Liste nur noch hinterher. Statt mit der besten Freundin abends essen zu gehen, schütten wir Redbull in uns hinein, verlängern den Arbeitstag und hoffen einfach mal mit ein bisschen weniger Schlaf auszukommen. Mittelfristig keine gute Idee. Deshalb erzähle ich Dir heute, wie Du aus dem Stressmodus herauskommst und was Du tun kannst, um in solchen Phasen wieder Königin in Deiner Zeitzone zu werden.

Zum genannten Video über die Eisenhower-Matrix geht es hier: https://www.teatime.berlin/post/die-eisenhower-matrix-sinnvolle-priorit%C3%A4ten-und-mehr-fokus

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Wer hätte das gedacht? Ich habe meinem Bulletjournal und Trello abgeschworen. Natürlich kann ich beides immer noch sehr empfehlen, aber meine Aufgaben manage ich tatsächlich neuerdings mit TickTick. Wie ich damit arbeite, welche Funktionen Du erwarten kannst und was davon auch in Microsoft umsetzbar ist, erzähle ich Dir in dieser Folge. 

Auf TickTick aufmerksam geworden bin ich bei Anita Weiß: https://zeitplanerin.de/

Folgen, auf die ich mich in dieser Episode beziehe: 

Meine Planung (Episode 93)  https://www.teatime.berlin/post/93-meine-planung

Kanban Board (Episode 95) https://www.teatime.berlin/post/95-kanban

Und den Link zu TickTick findest Du bestimmt allein. Irgendwann muss ja auch mal Schluss sein mit der Werbung. ;-) 

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#99 Zu viel: Was tun, wenn Du Dir immer zu viel vornimmst?

„Was kann ich tun, wenn ich mir einfach immer zu viel vornehme?“ Die Frage höre ich öfter. Auch aus meinem Mund. Die einfache Antwort lautet natürlich: Nimm Dir einfach weniger vor! Weil das aber gar nicht so einfach ist, erzähle ich Dir heute ausführlich, was Du tun kannst, um Dich künftig ein wenig zu limitieren und besser zu planen. 

Ergänzend zum Thema sei  Dir folgende Podcast-Episode empfohlen: 

#95: Kanbanboard: https://www.teatime.berlin/post/95-kanban

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#98 Punkt: Wie Du gute Emails schreibst und schnell zur Sache kommst 

Auf den Punkt kommen, fällt vielen gar nicht so leicht. Die Folge daraus: stundenlange Audionachrichten und kilometerlange Emails. Und das wollen wir selten - vor allem nicht im Büro. Deshalb schauen wir uns heute mal an, was Geschichten von Nachrichten unterscheidet, wie Du die wichtigsten Informationen destillierst und künftig gut strukturierte, verständliche Emails schreibst. 

Ergänzend zum Thema Email seien Dir folgende Podcast-Episoden empfohlen: 

#77: das Emailpostfach managen: https://www.teatime.berlin/post/77-email

#78 Emailregeln https://www.teatime.berlin/post/78-email-regeln

Oder das Ganze als Blogbeitrag: 

Email-Postfach managen: https://www.teatime.berlin/post/das-email-chaos-beherrschen

Emailregeln: https://www.teatime.berlin/post/das-email-manifest

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#97 Planungsregeln: Welche Regeln Du beim Planen beachten solltest

Planen ist gut. Gut Planen ist besser. Damit Deine Pläne auch aufgehen, solltest Du ein paar Regeln beachten und die finden wir in der Alpenmethode. Was sich genau dahinter verbirgt, erzähle ich Dir in dieser Folge. 

Impulse zum Prioritäten setzen anhand der Eisenhowermatrix findest Du hier: https://www.teatime.berlin/post/die-eisenhower-matrix-sinnvolle-priorit%C3%A4ten-und-mehr-fokus

Die ausführliche Beschreibung meiner Planungsroutine kannst Du Dir hier anhören: https://www.teatime.berlin/post/93-meine-planung

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KTAR = Kleiner Tipp am Rande - Das sind kurze Episoden mit einer Länge von 10 bis 15 Minuten - ohne individuelles Coverbild und ohne individuelle Shownotes. Einfach quick und dirty für zwischendurch. Für alle Hörerinnen, die lange Podcastfolgen nicht mögen. Für alle meine Themen, die zu klein für große Episoden sind. Und natürlich um den Algorithmus regelmäßig und gut zu füttern. ;-) 

Die kurzen Folgen erkennst Du an den grauen Episodenbildern. Die gewohnt langen Podcastfolgen haben individuelle, gelbe Cover. 

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Ein Kanban-Board hilft Dir den Überblick zu behalten, zeigt Dir was gerade wichtig und/oder dringend ist und sorgt dafür, dass Du nicht aus Versehen 36 Bälle gleichzeitig jonglierst und Dich überforderst oder zu viel vor nimmst. Ich erkläre Dir heute, wie ein Kanban-Board grundsätzlich funktioniert, wie Du es erweitern kannst, was Du beachten solltest und welche Anwendungsmöglichkeiten es so gibt. 

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#94 Stress

Nicht vermeiden - sondern gut damit umgehen 

Stressfrei zu arbeiten oder gar zu leben, ist meist ein unerreichbares Ziel. Und so ganz ohne Herausforderungen und Überraschungen wäre das Leben auch ganz schön langweilig. Deshalb geht es heute auch nicht darum, wie Du Stress vermeiden kannst, sondern welche Möglichkeiten Du hast, gut mit Deinem Stress im Alltag umzugehen. Und Überraschung: Es sind viele kleine Dinge, die Du tun kannst, damit Dich Dein Stress nicht stresst. 

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#93 Meine Planung

Wie ich Jahr, Monat, Woche und Tag plane

Letzte Folge in diesem Jahr und auch Abschluss der kleinen vierteiligen Reihe zum Thema Planung:  

Heute erzähle ich Dir ausführlich, wie ich meine Monate, Wochen und den Tag plane. Als Inspiration für die Entwicklung Deiner eigenen Planungsroutine. Das Grundprinzip ist denkbar einfach: Immer von groß nach klein, von grob nach fein. 

Schau auch mal auf der Blog-Seite zu dieser Podcast-Episode vorbei. Da habe ich versucht, das ganze mal graphisch darzustellen und zeige Dir ein paar Fotos: https://www.teatime.berlin/blog

Für meine Planungsroutine nutze ich meinen digitalen Kalender und einen Leuchtturm-Wochenplaner: https://www.leuchtturm1917.de/wochenkalender-und-notizbuch-deutsch.html. 

Weiterführende Episoden und Artikel, auf die ich mich in der Folge beziehe: 

Das Kanban-Board (#6): https://www.teatime.berlin/post/neue-podcast-folge-%C3%BCberblick

Dein Kalender (#75): https://www.teatime.berlin/post/75-kalender

Vorlage „Der perfekte Tagesplan“: https://www.teatime.berlin/post/der-fast-perfekte-plan

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