Digitalisierung.Einfach.Machen - Dein Fluctus IT Podcast Archiv

In dieser Folge lernst du drei digitale Werkzeuge kennen, die deinen Arbeitsalltag sofort leichter und effizienter machen, ohne zusätzlichen Technik-Stress.

Viele Aufgaben starten in Outlook und bleiben dort hängen.

Die Lösung: alles konsequent ins Projektmanagement überführen.

Vorteile:

• klare Verantwortlichkeiten• sichtbare Fälligkeiten• transparenter Status• Rückfragen & Kommentare direkt im Vorgang• Dateien, Screenshots & Mails sauber abgelegt

So nutzt du es optimal:

• Aufgabe aus Mail direkt ins PM übertragen• Verantwortlichen, Priorität & Fälligkeit setzen• Screenshots/Anhänge ergänzen• Fortschritt im System tracken statt nachtelefonieren

Ob Kundeninfos, Projekte, Meetings oder Ideen:

OneNote bündelt alles an einem Ort.

Empfehlungen:

• Ein Notizbuch pro Bereich (z. B. Vertrieb, Projekte, QM)• Unterseiten für Kunden, Meetings, Skizzen• Screenshots, Links & Bilder integrieren• Suchfunktion nutzen für schnellen Überblick

Perfekt kombinierbar mit ELO, cobra und WinLine.

Screenshots sparen Zeit – im Support, im Onboarding und in der Kommunikation.

Tools:

• Windows Snipping Tool (Standard)• Greenshot – Empfehlung für Vielnutzer• Screenpresso – für strukturierte Dokumentation

Ideal für:

• Fehlerbilder• Schritt-für-Schritt-Anleitungen• Kundenkommunikation• schnelle interne Abstimmung

Wichtige Leitfragen:

• Wofür nutze ich welches Tool?• Wo landen Informationen dauerhaft?• Wo findet das Team sie wieder?

Klarheit schlägt Tool-Vielfalt – immer.

Digitalisierung heißt nicht, mehr Tools zu nutzen,sondern die richtigen richtig einzusetzen:

• ein zentraler Aufgabenplatz• ein verlässliches Notizsystem• schnelle visuelle Erklärwege

Mach’s dir leicht. Mach’s digital.

Digitalisierung. Einfach. Machen.

• Link zu Greenshot• Link zu Screenpresso

Life-Hack: Die 90-Sekunden-Energiewende

Ein Mini-Reset für stressige Arbeitstage

So geht’s:

• Füße aufstellen

• 4 Sekunden einatmen

• kurz halten

• 6 Sekunden ausatmen

• 10–12 Wiederholungen

• danach kurz aufstehen, Schultern rollen, strecken

Wirkt sofort beruhigend und bringt Fokus zurück.

Rezept: Fluctus-Energie-Balls

Perfekt als gesunder Snack für lange Tage im Büro.

Zutaten (ca. 10–12 Stück):

• 150 g Haferflocken

• 2 EL Kakao

• 2 EL Honig oder Ahornsirup

• 3 EL Nussmus

• 6–8 Datteln

• 1 Prise Salz

• optional: Mandeln, Chiasamen, Kokos

Zubereitung:

1. Datteln schneiden oder mixen

2. Alles miteinander vermischen

3. Bei Bedarf etwas Wasser/Sirup ergänzen

4. Kugeln formen

5. 30 Minuten kaltstellen

In dieser Folge räumen wir mit einem dergrößten Missverständnisse rund um Digitalisierung auf:

Der Annahme, dass digitale Lösungen automatisch bessere Lösungen sind.

Wir sprechen darüber,warum Tools allein keine Probleme lösen, wie Strukturen Chaos verhindern undweshalb kleine Optimierungen oft mehr Wirkung haben als große Projekte.

Highlights aus der Folge

​Warum Tools keine schlechten Prozessereparieren

​Wieso digital nicht automatisch schnellerist

​Kleine Schritte, die sofort Wirkungzeigen

​Was ELO, cobra & WinLine leisten –und was nicht

​Wie du Digitalisierungs-Mythen im Teamerkennst

Ressourcen & Downloads

️ Übersicht: Die häufigstenDigitalisierungs-Mythen

Prozesse müssen nicht kompliziert sein. Oft sind es die kleinen digitalen Abläufe, die den größten Unterschied machen.In dieser Folge zeige ich dir fünf einfache Quickies, mit denen du jeden Tag Zeit sparst – ohne große Projekte, ohne Umbau und ohne technisches Chaos.

Du erfährst,

️ wie Workflows Routineaufgaben komplett übernehmen,

warum Textbausteine deine Kommunikation vereinheitlichen,

wie Dashboards dich vor Excel-Marathons rettenund

wie automatische Prozessstarts verhindern, dass Aufgaben liegen bleiben.

Ein kompakter Überblick, der sofort Wirkung zeigt – ideal für alle, die ihren digitalen Alltag smarter gestalten möchten.

Highlights aus der Folge „Wenn A passiert, dann B“ – der Workflow-Klassiker

​ Textbausteine in Outlook, cobra & WinLine clever nutzen

​ Automatische Aufgabenverteilung in ELO

​ Dashboards statt Listen-Chaos• Prozessstarts, die ganz von allein laufen

Ressourcen & Downloads️ Mini-Checkliste „5 Workflows, die dir täglich Zeit sparen“

DSGVO klingt oft nach Papierkram und Paragrafen – aber in Wahrheit geht es um etwas ganz anderes: Vertrauen.

In dieser Folge schauen wir auf die wichtigsten Regeln, die dir helfen, im Arbeitsalltag sicher und entspannt mit personenbezogenen Daten umzugehen.

Ohne Juristendeutsch, dafür mit viel Praxis, gesundem Menschenverstand und klaren Beispielen aus dem Fluctus-Alltag.

Du erfährst,

warum jede Datenspeicherung einen Zweck braucht,

weshalb zentrale Systeme wie ELO, cobra und WinLine DSGVO-freundlich sind,

wie Berechtigungen dich und dein Team schützen

und ️ warum sensible Daten niemals ungeschützt per Mail versendet werden sollten.

Highlights aus der Folge

• Die drei wichtigsten DSGVO-Do’s für Unternehmen

• Die häufigsten Don’ts, die schnell teuer werden können

• Warum ELO dir die revisionssichere Ablage erleichtert

• Wie du Daten sicherer überträgst

• Praktische Tipps für deinen Alltag – sofort umsetzbar

Ressourcen & Downloads

️ Vorlage: Datenschutz-Hinweise für Mitarbeiter

Passwörter sind die Eingangstür zu deiner digitalen Welt und trotzdem gehören sie zu den größten Schwachstellen im Alltag vieler Nutzer.

In dieser Folge erfährst du, warum starke Passwörter so entscheidend sind, welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest und wie du mit Passwort-Managern, Passphrasen und Zwei-Faktor-Authentifizierung dein digitales Leben deutlich sicherer machst.

Wir sprechen über typische Stolperfallen wie Ein-Passwort-für-alles, zu kurze Kennwörter oder Notizzettel-Chaos – und zeigen, wie du mit einfachen Mitteln sofort mehr Sicherheit in deinen Arbeitsalltag bringst.

Highlights aus der Folge

• Warum unterschiedliche Passwörter Pflicht sind

• Wie Passwort-Manager dir das Leben leichter machen

• Was eine gute Passwort-Strategie wirklich ausmacht

• Passphrasen: sicher, logisch, leicht zu merken

• Praktische Beispiele aus dem Fluctus-Alltag

Ressourcen & Downloads

️ Checkliste „10 Passwort-Tipps für Unternehmen“

Folge 3: Effizienz-Check fürs digitale Büro – So sparst du täglich 30 Minuten

Wie viele Programme hast du heute schon geöffnet?

Outlook, Teams, ELO, cobra, WinLine und zwischendurch noch WhatsApp?

Dann ist diese Folge für dich!

Gemeinsam schauen wir auf drei einfache Fragen, die dir helfen, täglich bis zu 30 Minuten zu sparen.

Du erfährst,

wo du unbewusst doppelt arbeitest,

warum Suchroutinen und Dashboards deine besten Freunde sind

und wie klare Workflows dein Team entlasten.

Wir sprechen darüber, wie du mit ELO, cobra und WinLine mehr Übersicht schaffst und digitale Abläufe so nutzt, dass sie dich wirklich unterstützen – statt zusätzlich Zeit zu kosten.

Highlights aus der Folge

• Drei Fragen, die sofort mehr Klarheit in deinen Arbeitsalltag bringen

• Automatische Synchronisation zwischen ELO und cobra CRM

• Wie Dashboards und Berichte in ELO, WinLine und cobra deine Suche vereinfachen

• Warum digitale Workflows Transparenz schaffen und Teamarbeit stärken

Ressourcen & Downloads

️ Artikel von heise online zum Thema „Büroangestellte verbringen bis zu 10 Stunden mit Suchen“

️ Effizienz-Check fürs digitale Büro (PDF-Download)

Ein CRM-System zu haben, heißt noch lange nicht, es wirklich zu nutzen.

In dieser Folge erfährst du, wie du mit einfachen Routinen, Automationen und Auswertungen aus deinem CRM ein echtes Beziehungs-Tool machst – statt einer reinen Datenbank.

Wir sprechen über cobra CRM, über smarte Automatisierungen und darüber, wie du Kundennähe digital leben kannst – ohne Mehraufwand, aber mit Wirkung.

Highlights aus der Folge

• Warum konsequente Pflege wichtiger ist als Perfektion

• Wie du mit Automationen Zeit sparst und Kundenkontakt stärkst

• Wie du mithilfe von Auswertungen Trends erkennst, bevor andere sie sehen

• Praxis-Tipps direkt aus dem Fluctus-Alltag mit cobra CRM

Ressourcen & Downloads

️ Mini-Guide „CRM richtig nutzen“ (PDF)

Datei gesucht, aber nicht gefunden? Willkommen im digitalen Dschungel! In dieser ersten Folge sprechen wir über drei typische Fehler, die fast jedes Unternehmen bei der digitalen Ablage macht und wie du sie ganz einfach vermeiden kannst.

Du erfährst, warum klare Strukturen Zeitfresser vermeiden, wie Berechtigungen Sicherheit schaffen,️ und wieso Metadaten dein bester Freund beim Wiederfinden sind.

Mit praxisnahen Tipps aus dem Fluctus-Alltag – verständlich, umsetzbar und mit einem Augenzwinkern.

Highlights aus der Folge:

​Die „Werkstatt ohne Werkzeugwand“ – warum Ordnerlogik so wichtig ist

​ELO, cobra & Co.: wie Tools helfen, Ablagen schlau zu organisieren

​Bonus-Tipp: Papierlos heißt nicht planlos

Du willst mehr Infos? Dann schau auf unserer Webseite vorbei

https://www.fluctus-it.com/newsblog/

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Bis morgen und bleib digital entspannt!