QM mit Sinn und Verstand - Ihr Podcast für praxisnahes und innovatives Qualitätsmanagement Archiv

️ KI im QM: Mit ChatGPT & Co. den Arbeitsalltag neu strukturieren – und wie Sie damit anfangen können. Noch vor drei Jahren hatte Ursula Wienken keinen blassen Schimmer von Künstlicher Intelligenz. Heute nutzt sie gleich mehrere KI-Tools parallel – und fragt sich, wie sie jemals ohne arbeiten konnte. In dieser Episode gibt sie einen ehrlichen und praxisnahen Einblick, wie KI ihren QM-Alltag verändert hat – ganz konkret, ganz menschlich und mit vielen Aha-Momenten. In dieser Folge erfahren Sie: - Bei welchen Aufgaben sie sich von ChatGPT, Perplexity, Claude & Co. unterstützen lässt – und warum sich das lohnt - Wie sie Audits, Feedbackanalysen oder Workshop-Dokumentationen heute deutlich effizienter vorbereitet und nachbearbeitet - Drei erprobte Prompt-Vorlagen, mit denen Sie direkt starten können – ohne lange herumzuprobieren - Warum KI nicht einfach nur Arbeit abnimmt, sondern auch das Standing von QM im Unternehmen verändern kann Ursula Wienken spricht offen über die Lernkurve, typische Anfangsfehler und ihre besten Tipps für alle, die jetzt mit KI im QM durchstarten wollen – ohne Umwege. ️ Alle Prompts sowie der Link zum umfassenden KI-Wiki (inkl. Rabattaktion für Podcast-Hörer:innen) finden Sie in den Shownotes. ### Prompt-Vorlagen aus der Folge **Für verständliche Prozessbeschreibungen:** > „Überarbeite diese Prozessbeschreibung für Mitarbeitende ohne QM-Hintergrund: kurze Sätze, aktive Sprache, konkrete Beispiele aus unserem Kontext – wir sind eine Werkstatt für behinderte Menschen. Behalte alle fachlich relevanten Inhalte bei.“ > **Hinweis:** Die ursprüngliche Prozessbeschreibung muss vorher bei ChatGPT hochgeladen oder eingefügt werden. **Für Auditvorbereitung / Auditfragen:** > „Erstelle zehn tiefgehende Auditfragen zum Prozess XY auf der Grundlage ISO 9001:2015. Die Fragen sollen nicht-offensichtliche Risiken und Schnittstellen berücksichtigen und offen formuliert sein, um zum Nachdenken anzuregen.“ > **Hinweis:** Bitte auch hier den entsprechenden Prozess vorab bereitstellen. **Für schnelles Feedback-Clustern:** > „Analysiere diese Kommentare, erstelle Themencluster, fasse positive und negative Aspekte zusammen und leite konkrete Verbesserungsvorschläge ab.“ > **Hinweis:** Funktioniert am besten mit anonymisierten Rückmeldungen – z. B. aus Kundenbefragungen oder internen Feedbackrunden. ###Shownotes [ChatGPT-Wiki](https://www.mq-koeln.de/shop/wiki-chatgpt-als-assistent-im-qm-123): https://www.mq-koeln.de/shop/wiki-chatgpt-als-assistent-im-qm-123 (nicht vergessen - nicht kaufen, sondern an mail@mq-koeln.de schreiben, dass Sie den Podcast gehört haben, das Wiki kaufen wollen und gerne 25% Rabatt hätten). [Blog zum Thema](https://www.mq-koeln.de/blog/ki-im-qm-20/ki-im-qm-76) [Website MQ GmbH](https://www.mq-koeln.de/) [Ursula Wienken auf LinkedIn](https://de.linkedin.com/in/ursulawienken) [Erstgespräch buchen](https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?) Shownotes: ChatGPT-Wiki: https://www.mq-koeln.de/shop/wiki-chatgpt-als-assistent-im-qm-123 (nicht vergessen - nicht kaufen, sondern an mail@mq-koeln.de schreiben, dass Sie den Podcast gehört haben, das Wiki kaufen wollen und gerne 25% Rabatt hätten). Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

Begrenzte QM-Ressourcen? In dieser Folge erklärt Ursula Wienken, warum Einschränkungen tatsächlich zu kreativen Lösungen führen können. Mit praxisnahen Tipps und Methoden für QM-Beauftragte zeigt sie, wie sich scheinbare Hindernisse in Chancen verwandeln lassen und wie Normanforderungen als kreativer Rahmen statt als Bürde verstanden werden können. Wenn alle 'Unmöglich!' sagen: Kreative QM-Lösungen auch mit kleinsten Ressourcen In dieser Episode geht es um einen überraschenden Aspekt des Qualitätsmanagements: Wie Begrenzungen und knappe Ressourcen zu kreativen Lösungen führen können. **Ursula Wienken erklärt, warum begrenzte Mittel oft die besten Ideen hervorbringen. **Sie beleuchtet die psychologischen Hintergründe und zeigt, warum unser Gehirn bei moderaten Einschränkungen besonders kreativ arbeitet. Anhand konkreter Beispiele aus dem QM-Bereich wird dargestellt, wie Normanforderungen nicht als Hindernis, sondern als kreativer Rahmen genutzt werden können. Die Episode stellt praktische Methoden wie Timeboxing und die 6-3-5-Methode vor, die gezielt mit Begrenzungen arbeiten. Das Parkinson'sche Gesetz wird erklärt und wie es sich durch bewusste Zeitbegrenzungen aushebeln lässt. Diese Folge richtet sich besonders an QM-Beauftragte, die mit knappen Ressourcen arbeiten müssen und nach Wegen suchen, dennoch effektive QM-Lösungen zu entwickeln. Sie bietet konkrete Ansätze, wie man AZAV- oder ISO-Anforderungen mit minimalen Ressourcen erfüllen kann. Ein Whitepaper mit Kreativmethoden für das QM ergänzt die Episode und steht zum Download bereit. Shownotes: Zum Whitepaper mit 7 Methoden auf 11 Seiten! Mehr über Methoden im QM lernen? - Hier gibt es ein Webinar zum Thema: Tiefer einsteigen? Weiterführender Artikel Masterarbeit zum Thema Interview mit Tyler Cowen Kontakt zu Ursula Wienken Website MQ GmbH Ursula Wienken auf LinkedIn Erstgespräch buchen

Weg mit den klassischen Ordnern für "Formulare", "Arbeitsanweisungen" und "Sonstiges"! In dieser Episode zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre QM-Dokumentation prozessorientiert und nutzerfreundlich strukturieren. Mit der praktischen "Umzugsmethode" gelingt der Übergang ganz ohne Chaos - und am Ende finden alle alles sofort wieder. **Was Sie in dieser Episode erwartet:** - Warum die klassische Dokumentenablage nach Dokumentenarten nicht funktioniert - Wie Sie eine intuitive, prozessorientierte Struktur aufbauen - Die "Umzugsmethode" für eine reibungslose Umstellung - Praktische Tipps zur Vermeidung typischer Stolperfallen **Hauptthemen:** - Von der ISO-Logik zur Prozessstruktur - Schritt-für-Schritt Anleitung zur Umstrukturierung - Wie Sie Ihr Team für die neue Struktur gewinnen - Praxiserprobte Lösungen für typische Herausforderungen **Für wen ist diese Episode besonders interessant?** - QM-Beauftragte, die ihr Dokumentensystem modernisieren möchten - Teams, die zu viel Zeit mit Dokumentensuche verbringen - Organisationen vor oder nach einer Zertifizierung - Alle, die ihr QM nutzerfreundlicher gestalten wollen **Praxis-Highlight:** Die vorgestellte "Umzugsmethode" ermöglicht eine schrittweise Umstellung ohne Störung des Tagesgeschäfts. Sie erfahren, wie eine QMB diese Methode erfolgreich eingesetzt hat und welche konkreten Verbesserungen dadurch erreicht wurden. **Was Sie mitnehmen:** - Eine klare Vorstellung davon, wie eine prozessorientierte Dokumentenstruktur aussieht - Einen praktischen Fahrplan für die Umstellung - Konkrete Tipps zur Vermeidung typischer Stolperfallen - Argumentationshilfen für die Überzeugung von Führungskräften Diese Episode ist Teil 2 unserer Dokumentenmanagement-Serie. Teil 1 finden Sie in der vorherigen Episode. ### Shownotes: [hwitepaper Prozessorientierte Dokumentenstruktur](https://mqgmbh-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/wienken_mq-koeln_de/EcZKgxGKF8ZMrVegEebR0_ABipOK4VMyreBo-94XRjZk9g?e=NnF7NU) [Anleitung Bestandsaufnahme Ihrer Dokumente](https://mqgmbh-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/wienken_mq-koeln_de/EcZKgxGKF8ZMrVegEebR0_ABipOK4VMyreBo-94XRjZk9g?e=NnF7NU) [Weiterführende Studie ](https://der-prozessmanager.de/aktuell/publikationen/abbyy-studie-mitarbeiter-verlieren-bis-zu-einem-tag-pro-woche-zeit-mit-der-suche-nach-dokumenten?utm_source=chatgpt.com) [Aktuelle Trainingsangebote](https://www.mq-koeln.de/events) [Oder gerne selbstlernen - hier geht es zu den Webinaren](https://www.mq-koeln.de/ausbildungen_trainings) [Ursula Wienken auf LinkedIn](https://de.linkedin.com/in/ursulawienken) [Erstgespräch buchen](https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?)

Kennen Sie das? Sie suchen ein wichtiges Dokument, aber finden es einfach nicht. In dieser Episode erkläre ich, warum Dokumentenmanagement oft nicht funktioniert und zeige Ihnen sofort umsetzbare Lösungen. Mit praktischen Tipps aus dem QM-Alltag helfe ich Ihnen, Ordnung in Ihr Dokumentenchaos zu bringen – ohne große Systemumstellung und mit sofortigem Nutzen. # QM mit Sinn und Verstand - Episode [#23a]: QM-Dokumente finden statt suchen: Strategien gegen das Ablage-Chaos In dieser Episode dreht sich alles um eines der häufigsten Probleme im QM-Alltag: Das Dokumentenmanagement. **Was Sie erwartet:** - Die 5 häufigsten Gründe, warum Dokumentenmanagement scheitert - Praktische Sofortmaßnahmen für mehr Ordnung - Konkrete Tipps zur Zeiteinsparung bei der Dokumentensuche - Strategien für eine bessere Dokumentenstruktur **Hauptthemen:** - Warum unterschiedliche Speicherorte für Chaos sorgen - Wie Sie das Versions-Wirrwarr in den Griff bekommen - Praktische Lösungen gegen zeitraubende Dokumentensuche - Effektive Strategien gegen doppelte Ablagen - Wie Sie Unterstützung für besseres Dokumentenmanagement gewinnen ## Nächste Episode: Teil 2 erscheint am 12.03.2025 ### Shownotes: [hwitepaper Prozessorientierte Dokumentenstruktur](https://mqgmbh-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/wienken_mq-koeln_de/EcZKgxGKF8ZMrVegEebR0_ABipOK4VMyreBo-94XRjZk9g?e=NnF7NU) [Anleitung Bestandsaufnahme Ihrer Dokumente](https://mqgmbh-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/wienken_mq-koeln_de/EcZKgxGKF8ZMrVegEebR0_ABipOK4VMyreBo-94XRjZk9g?e=NnF7NU) [Weiterführende Studie ](https://der-prozessmanager.de/aktuell/publikationen/abbyy-studie-mitarbeiter-verlieren-bis-zu-einem-tag-pro-woche-zeit-mit-der-suche-nach-dokumenten?utm_source=chatgpt.com) [Aktuelle Trainingsangebote](https://www.mq-koeln.de/events) [Oder gerne selbstlernen - hier geht es zu den Webinaren](https://www.mq-koeln.de/ausbildungen_trainings) [Ursula Wienken auf LinkedIn](https://de.linkedin.com/in/ursulawienken) [Erstgespräch buchen](https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?)

Im zweiten Teil unserer Serie 'Wirksam ohne Weisungsbefugnis' zeige ich Ihnen, wie Sie durch den Aufbau eines Qualitätsnetzwerks in Ihrem Unternehmen Mitverantwortung fördern können. Anhand eines Coaching-Beispiels erfahren Sie, wie strategische Allianzen nicht nur Ihren Arbeitsalltag entspannter machen, sondern auch das QM nachhaltig stärken. Praxisnah, inspirierend und leicht nachzumachen. Shownotes: Blogartikel "Wirksam ohne Weisungsbefugnis": https://www.mq-koeln.de/blog/podcast-25/wirksames-qm-auch-ohne-weisungsbefugnis-iso-9001-azav-93 Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

Keine Weisungsbefugnis als QMB, aber trotzdem etwas bewegen müssen? Diese Folge zeigt, wie Sie auch ohne formale Macht erfolgreich sein können. Lernen Sie, mit strategischer Transparenz, kluger Kommunikation und Sichtbarkeit Veränderungen anzustoßen – ohne in den 'Bitte-Bitte-Modus' zu verfallen. Praxisnah, motivierend und direkt anwendbar für Ihren QM-Alltag. Shownotes: Blogartikel zum Thema "Wirksam ohne Weisungsbefugnis": https://www.mq-koeln.de/blog/podcast-25/wirksames-qm-auch-ohne-weisungsbefugnis-iso-9001-azav-93 Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

Psychologische Hürden, kommunikative Herausforderungen und unterschiedliche Erwartungen können Führungsaudits erschweren. Teil 2 der Doppelfolge zeigt, wie Sie souverän mit Selbstzweifeln, hierarchischen Strukturen und Kommunikationsbarrieren umgehen. Praxisnahe Tipps für selbstbewusstes Auftreten als Auditor/in auf Augenhöhe.

**Führungsaudits gelten oft als Königsklasse der internen Audits. ** In dieser Episode erklärt Ursula Wienken, wie Sie Audits mit der Geschäftsführung effektiv gestalten. Sie erfahren, welche Themen wirklich ins Führungsaudit gehören und wie Sie alternative Audit-Settings nutzen können. Teil 1 einer Doppelfolge zum Thema. Shownotes: Whitepaper Führungskräfte auditieren: https://mqgmbh-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/wienken_mq-koeln_de/EYThI3DwantCqf8NOomZND8BslyZBP2vIsr8LHd5J0l59Q?e=3aYnZ9 Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

**Viele QM-Systeme versinken in Dokumentation.** Diese Episode zeigt, warum wir oft zu viel dokumentieren und wie Sie den Fokus wieder auf gelebtes Qualitätsmanagement richten können. Mit praktischen Tipps zur Verschlankung Ihrer Dokumentation und Strategien, um Ihre Geschäftsführung von einem dokumentationsärmeren Ansatz zu überzeugen. Shownotes: Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

Tausende ungenutzte Daten in Ordnern - kennen Sie das auch? In dieser Episode erfahren Sie, wie Sie aus Ihren Datenfriedhöfen lebendige Informationsquellen machen. Mit praktischen Tipps zur systematischen Datennutzung und dem innovativen "QM-Museum"-Ansatz verwandeln Sie Datenleichen in wertvolle Erkenntnisse für Ihre Organisation. Shownotes: [Bitkom-Studie: Luft nach oben bei der Nutzung der eigenen Daten](https://www.uniserv.com/wissen/magazin/article/bitkom-studie-luft-nach-oben-bei-der-nutzung-der-eigenen-daten/) Blog: [Datenfriedhöfe im QM vermeiden: Nutzen Sie Ihre Daten effektiv](https://www.mq-koeln.de/blog/podcast-25/warum-sie-als-qmb-auch-museumsdirektorin-sind-89) Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

Stakeholderanalyse im QM: Mehr als nur Papierkram. Ursula Wienken zeigt, wie Sie diese Methode effektiv für Ihr Qualitätsmanagement nutzen. Erfahren Sie, wie Sie Stakeholder identifizieren, bewerten und strategisch managen. Praxisnahe Tipps zur Durchführung einer dynamischen Macht-Interesse-Matrix und zur Nutzung digitaler Tools. Eine leicht umsetzbare Methode, die Ihr QM auf ein neues Level hebt. Diese Episode richtet sich besonders an QM-Beauftragte und Führungskräfte, die ihre Stakeholderanalyse von einer Pflichtübung zu einem wertvollen strategischen Instrument entwickeln möchten. Shownotes: Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

Interne Audits richtig gemacht: 6 Schlüsseltipps für Erfolg. Ursula Wienken enthüllt, was "vernünftiges Auditieren" wirklich bedeutet. Erfahren Sie, wie Sie klare Auditziele setzen, objektive Feststellungen treffen und aussagekräftige Schlussfolgerungen ziehen. Praxisnahe Tipps zur Steigerung der Auditqualität und zur Einhaltung von ISO- und AZAV-Anforderungen. Plus: Wie KI Ihre Auditprozesse optimieren kann. Diese Episode richtet sich besonders an QM-Beauftragte und interne Auditoren, die ihre Auditpraxis verbessern und normkonforme, wertvolle interne Audits durchführen möchten. ## Mehr zum Thema **Empfehlung zum Weiterhören:** Wenn Ihnen diese Folge gefallen hat, interessiert Sie vielleicht auch: - **Episode #21 /Zweiteiler:** Führungsaudits gestalten: Vom Pflichttermin zum Mehrwert (Teil 1/2) + Führungsaudits auf Augenhöhe: Souverän trotz Hierachiebarrieren (Teil 2/2) Shownotes: Webinar "Interne Audits erfolgreich umsetzen": https://mq-gesellschaft-koeln.coachy.net/lp/interne-audits-agil-und-nutzlich/ Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

Musterhandbücher für die AZAV-Zulassung oder die ISO-Zertifizierung - Fluch oder Segen? Ursula Wienken erklärt, warum fertige QM-Handbücher oft mehr Probleme schaffen als lösen und gibt praktische Tipps für den Umgang mit gekauften Vorlagen. Ein Muss für alle, die vor der AZAV-Zulassung stehen. QM mit Sinn und Verstand - Folge: Musterhandbücher in der AZAV-Zulassung - Die Verlockung und Risiken von vorgefertigten QM-Handbüchern - Praxisbeispiele aus dem Auditor:innen-Alltag - 8 konkrete Tipps zur Anpassung gekaufter Musterhandbücher Das erwartet Sie: Erfahren Sie aus erster Hand, warum standardisierte Handbücher im Audit problematisch sein können und wie Sie ein gekauftes Handbuch so anpassen, dass es zu Ihrer Organisation passt. Mit praktischen Beispielen und Erfahrungen aus der Auditorinnen-Praxis. Bonus-Inhalte: Checkliste "Musterhandbuch-Check" auf der Homepage Blogbeitrag mit vertiefenden Informationen zur individuellen QM-System-Entwicklung Für Sie relevant, wenn Sie: Eine AZAV-Zulassung oder ISO 9001-Zertifizierung anstreben Ein Musterhandbuch gekauft haben oder darüber nachdenken Ihr bestehendes QM-System individualisieren möchten Shownotes: [Blog zum Thema mit Checkliste zum Download](https://www.mq-koeln.de/blog/podcast-25/gekauftes-qm-handbuch-so-machen-sie-es-zertifizierungsfahig-90) Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?

AZAV-Zulassung: Komplexer als gedacht. Ursula Wienken entlarvt Mythen und zeigt die wahren Herausforderungen der AZAV. Erfahren Sie, warum die AZAV keine schnelle Geldquelle ist und welche Fallstricke auf dem Weg zur Zulassung lauern. Praxisnahe Tipps zur realistischen Einschätzung Ihrer AZAV-Chancen, zum Umgang mit vorgefertigten Handbüchern und zur Notwendigkeit professioneller Beratung. Diese Episode richtet sich besonders an Bildungsträger und Coaches, die eine AZAV-Zulassung anstreben und sich über die tatsächlichen Anforderungen und Herausforderungen informieren möchten. Shownotes: AZAV Grundlagen-Webinar: https://mq-gesellschaft-koeln.coachy.net/lp/azav-online-akademie/ Weiterführender Blogartikel: https://www.mq-koeln.de/blog/podcast-25/azav-zulassung-82 Checkliste AZAV-Zulassung: https://mqgmbh-my.sharepoint.com/personal/wienken_mq-koeln_de/_layouts/15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Fwienken%5Fmq%2Dkoeln%5Fde%2FDocuments%2F2%5FAustausch%2FNewsletter%5FDownloads%5FTest%2FAZAV%2FCheckliste%20AZAV%2DTr%C3%A4gerzulassung%2Epdf&parent=%2Fpersonal%2Fwienken%5Fmq%2Dkoeln%5Fde%2FDocuments%2F2%5FAustausch%2FNewsletter%5FDownloads%5FTest%2FAZAV&ga=1 Website: https://www.mq-koeln.de/ Ursula Wienken auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/ursulawienken Erstgespräch buchen: https://calendly.com/wienken/kennenlernen-austausch-information-absprac-klon?