KI Use-Case Folge #2: Vertriebspostfach DSGVO-konform sortieren lassen

Ein Kunststoffproduzent mit mehreren Standorten in Deutschland,
Polen und den USA hatte täglich Stunden verloren, weil
Vertriebsmitarbeiter manuell ein zentrales Postfach durchsuchten,
um echte Anfragen von Spam und Lieferantenmails zu trennen. Heute
läuft das vollständig automatisch, DSGVO-konform, ohne
eine einzige Fehlzuordnung. Wie genau wir das aufgebaut haben
erfahrt ihr in dieser Folge.
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TL;DR

Manuelle Postfach-Sichtung: 20–30 Min./Person/Tag 7
Mitarbeiter = 2–3,5 Stunden täglich verloren.

Lösung: DSGVO-konformes Preprocessing (PII-Entfernung
via Code) + Klassifizierungs-Skill (Sprachmodell +
Konfigurationsdatei).

Regeln für Zuordnung (Produkt/Region/Art) liegen in einer
pflegbaren Konfigurationsdatei – kein Code-Know-how nötig.

Bewusst als klassische Automatisierung gebaut (nicht
als autonomer Agent): volle Transparenz, kein
Black-Box-Verhalten.

Bonus: Das System schreibt automatisch Statistiken
(Anfragetypen, Volumen, Standort-Auslastung).

Kapitelmarken


00:00 – Problem: Stunden täglich für Postfach-Sortierung


01:20 – Das Setup: 7 MA, mehrere Standorte, ein
gemeinsames Postfach


02:00 – Schritt 1: DSGVO – PII-Entfernung vor dem LLM
(kein KI-Schritt)


02:30 – Schritt 2: Klassifizierungs-Skill (echter
Vertrieb / Spam / Kaltakquise / intern)


03:30 – Konfigurationsdatei: Regeln wartbar ohne Code


04:15 – Warum klassische Automatisierung statt Agent


04:47 – Ergebnis: Zeitersparnis, Qualität,
Reaktionszeit, Statistik


06:00 – Für wen ist das relevant?


07:11 – Stolpersteine & nächste Schritte

Themenüberblick

Die Herausforderung war nicht Technik, sondern
Prozessklarheit: Welche E-Mail gehört wohin und nach
welchen Regeln? Erst wenn das sauber definiert ist, kann man es
einem System übergeben. Für die Umsetzung: PII-Entfernung per
Code (nicht KI), dann Klassifizierung per Skill mit gepflegter
Konfigurationsdatei, dann Weiterleitung. Bewusst als
transparenter Schritt-für-Schritt-Ablauf gebaut. In der
Industrie meist die bessere Wahl als ein vollautonomer Agent. Der
Use Case funktioniert für jeden Betrieb mit einem zentralen
Postfach, egal ob ein oder mehrere Standorte.
Keywords

KI, E-Mail-Automatisierung, Vertrieb, Klassifizierung, DSGVO,
Kunststoffindustrie, Prozessoptimierung, Postfach, Mehrstandort,
Automatisierung


Wenn du wissen willst, wo bei euch solche Zeitfresser stecken:
KI-Engpass Analyse anfragen (Link oben in den Show Notes).