Q&A zu Silos, Prozess-Digitalisierung, Schatten-AI und Dokumentation

Wie geht man mit Widerstand gegen Veränderungen und Silo-Denken
um? Was macht man, wenn die Führung nicht glaubwürdig ist? Wie
vermeidet man, dass Ineffizienz in Prozessen vollautomatisch
mit-digitalisiert wird? Was macht man mit Schatten-IT oder
Schatten-AI?


Darüber spricht Christof Layher in seiner Q&A-Folge – ein
Sonderformat, um auch die Fragen derjenigen zu beantworten, die
diese nicht öffentlich im Podcast stellen wollen.


Vor einigen Wochen hat Christof mit Barbara Lampl über
Kulturgesprochen. Doch wie kann man als Mitarbeitender Themen wie
Datenkultur und AI adressieren, ohne als Meckerer oder
Quertreiber wahrgenommen zu werden?


Christof sagt ganz frech: Am besten erstmal nach nem neuen Job
schauen... aber jetzt ehrlich: Im Smalltalk mit Kolleg:innen kann
man herausfinden, ob jemand ähnliche Fragen hat und damit die
Themen in die Breite bringen, denn oft ist man mit den eigenen
Gedanken gar nicht so allein.


Und was macht man, wenn Agilität als Ausrede für fehlende, klare
Strukturen und Verantwortlichkeiten genutzt wird? Dabei ist
Agilität ja eine ganz klare Verantwortungsverteilung. Hier hilft
es, Gegenfragen zu stellen.


Ein großes Problem ist die Entwicklung von Schatten-AI:
DasUnternehmensinterne AI-Tool ist noch nicht so weit und
dieMitarbeitenden fangen dann einfach an, externe Tools zu
nutzen, um halt ihren Job besser machen zu können. Hier helfen
Early-Adopter-Programme.


Zu Christof’s Lieblingsthema kam auch eine Frage, denn manchmal
werden Prozesse im Unternehmen so digitalisiert, wie sie vorher
auch gemacht wurden. Christof empfiehlt, Prozesse dann
grundlegend neu zu denken und zu entschlacken, denn
Pseudodigitalisierung ist Zeit- und Geldverschwendung.


Manchmal hilft es sogar, den alten Prozess komplett zu vergessen
und nur darüber nachzudenken, was passieren muss, damit das
Ergebnis erreicht wird.


Das gilt auch für Unterschriften und manuelle
Dokumentationsschritte.Hier stellt sich die Frage: Was ist
wirklich notwendig anUnterschriften und was war bisher nur da für
die Steuerung des Prozesses? Christof empfiehlt, in Content
Managementsystemen zu denken.


Und dann erklärt er noch Führung von unten, die hilft nämlich
oft,wenn Führungskräfte zwar Digitalisierung predigen, sie selbst
aber nicht umsetzen.


Führung bedeutet für Christof: Stellung beziehen und transparent
machen. Und das kann man auch bei digitalen bzw. nicht
digitalisierten Prozessen tun.


Zum Schluss geht es noch um den Widerstand von Mitarbeitenden
gegen Veränderung und neue Tools. Hier sollten Projektmanager
einiges an Zeit und Ressourcen einplanen, um aktiv zu
kommunizieren, mit den Mitarbeitenden zu sprechen und damit auch
ihre Bedenken aus dem Weg räumen zu können.





Kapitel:


00:00:00 Eine neue Q&A-Folge


00:01:42 Datenkultur und Schatten-IT


00:04:07 Agilität als Ausrede für Chaos


00:05:55 Schatten-IT und Mitarbeiterpotential


00:07:26 KI-Tools reichen nicht aus


00:09:44 Prozesse digitalisieren mit Überarbeitung


00:12:55 Unterschriften minimieren


00:14:02 Doppelte Dokumentationsschritte


00:15:45 Digitalisierung wird nicht vorgelebt


00:19:21 Keine Zeit für Kreativität


00:21:53 Widerstand gegen Veränderung


00:24:22 Silos in Unternehmen