Folge 056 Stakeholder

Stakeholder

Der Scrum Guide nennt das Wort Stakeholder zwar, doch schweigt er
dann über diese Rolle. Grund genug für uns da einmal näher drauf
zu gucken.



Stakeholder – Schon mal an Marketing gedacht?



Klar ist das Thema, dass diese Rolle außerhalb des Teams ist und
was und wie ein Stakeholder ist auch super teamindividuell. Also
logisch, dass der Scrum Guide dazu nichts schreibt.


Diese Folge auf YouTube: https://youtu.be/AUOpxaj2q8Y
Stakeholderkommunikation

Normalerweise lernen wir im Scrum Master Training, dass der
Product Owner die Schnittstelle zwischen Team und Stakeholdern
ist. ist das immer sinnvoll?


Klar der Grund dahinter ist absolut sinnvoll, schließlich sollen
äußere Störungen vom Team ferngehalten werden. Da der Product
Owner dies kanalisiert und entsprechend einplant entlastet dies
das Umsetzungsteam sehr. Gleichzeitig möchten wir natürlich auch
Stille Post vermeiden und bei der Umsetzung von Anforderungen
schon sehr nahe Stakeholderkommunikationen. Es gilt ja auch
Verschwendung zu vermeiden. Im Stille Post Modus wäre der Product
Owner tatsächlich die Stelle der Verschwendung.


Das Team trifft auch spätestens im Review und wahrscheinlich auch
im Refinement auf Stakeholder und sollte auch dort offen und
direkt mit Stakeholdern kommunizieren können. Es wäre schade
diese Events nicht für einen intensiveren Austausch zu nutzen.


Der Unterschied besteht darin Kontakt mit den Stakeholdern zu
haben oder deren Interessen zu vertreten. Für letzteres ist der
Product Owner zuständig. Da dieser auch für die Priorisierung
verantwortlich ist, laufen die Arbeitsaufträge natürlich über den
Kanal des Product Owners. Die Gespräche selbst können die
Teammitglieder aber führen, wie sie es für richtig halten.


Es ist Aufgabe des Product Owners und des Scrum Masters die
Stakeholder darüber aufzuklären, was sie eventuell damit
anrichten, wenn sie Aufgaben direkt bei Teammitgliedern abgeben.
Hier droht Mehrarbeit, unpriorisierte Spezialaufträge und
Verschwendung. Vielen Stakeholdern ist das so nicht bewusst und
sie brauchen einfach nur Aufklärung. Danach funktioniert es im
Regelfall sehr gut. Auch die Teammitglieder dürfen diesbezüglich
sensibilisiert werden.


Da wir so auch Stille Post vermeiden ist das Ganze natürlich eine
Gradwanderung auf die wir achten dürfen.
Das Refinement

Für die jeweiligen Anforderungen der Stakeholder und Allgemein
bietet es sich an die Stakeholder mit zu den Refinements
einzuladen. So können sie sich informieren und auch direkt Fragen
zu ihren Themen beantworten. Die Refinements werden aber nicht an
den Kalender der Stakeholder angepasst, sondern bleiben Rituale,
die die Komplexität reduzieren. Wenn Stakeholder beim Refinement
dabei sind, empfiehlt es sich aber deren Themen als erstes zu
behandeln, damit diese eventuell dynamisch aus dem Termin
rausgehen können, fass sie weniger Interesse an den anderen
Themen haben.
Wer ist Stakeholder?

Eigentlich jeder, der irgendwie ein Interesse am Projekt hat. Das
können Familienmitglieder sein, Geldgeber, Kunden, Chefs oder
Kollegen. Im Prinzip wirklich jeder. Die große Kunst ist nun die
Stakeholder je nach Gruppe entsprechend richtig zu behandeln und
abzuholen.
Stakeholder im Daily

Das Daily gehört dem Team zu ihrer Synchronisation. Stakeholder
sind in diesem Event gern gesehen und bekommen erst einmal keine
eigene Bühne. Ist das Daily früher zu Ende kann man sich
natürlich gern einen Plausch mit den Stakeholdern halten oder
Informationen austauschen. Es ist nicht ratsam erst einmal eine
Vorstellungsrunde im Daily zu machen, da dies den Termin sprengen
würde und auch nicht Sinn und Zweck davon ist. Das sollte
außerhalb des Dailys passieren und kann ja auch davor
stattfinden. In dem Fall wüsste dann auch jeder wer die heutigen
Zuhörer im Daily sind.
Das Review

Im Scrum Guide steht explizit drin, dass dieses Ritual nicht als
reine Präsentation genutzt werden sollte. Der große Vorteil liegt
hier darin gemeinsam mit den Stakeholdern das Backlog an die
geänderten Umweltbedingungen anzupassen. Oft ergeben sich auch
neue Anforderungen aus den Dingen, die die Anwender und
vielleicht auch Kunden nun sehen. Manchmal kann man sich nicht
alles vorstellen, was bereits möglich ist, ehe man dies in der
Hand hat. Nutzt also das Review für erfolgreiche Kommunikation.
Stakeholdermanagement

Stakeholdermanagement ist ein Bereich aus dem klassischen
Projektmanagement und ist auch für Agile Projekte ganz ratsam.
Übertreib es aber nicht!


Das Stakeholdermanagement beschäftigt sich damit, mit welchen
Personen wir alles zu welchen Themen kommunizieren, wie viel
Einfluss sie haben und wie wichtig sie für das Projekt sind. Also
auch die oft unterschätze Disziplin Marketing! Zudem ist es sehr
gut Stakeholder zu bestimmten Themen nachschlagen zu können, wenn
der Product Owner einmal nicht greifbar ist.


Wenn das Team hauptsächlich gerade Aufgaben für einen speziellen
Stakeholder erledigt, dann integriere ich diesen Stakeholder gern
für eine kurze Zeit im Team oder lasse ihn wenigstens in der Nähe
arbeiten. Dies verkürzt Kommunikationswege und klärt Fragen sehr
schnell. Auch kann der Stakeholder direkt sagen ob ihn bestimmte
Lösungen gefallen oder auch nicht.
Störenfriede und Hippos in Terminen

Wenn Du Störenfriede in Deinen Terminen hast, dann gehört es zur
Tätigkeit des Facilitators diese Menschen zur Seite zu nehmen und
entsprechend einzeln zu betreuen um die Termine des Product
Owners effektiv zu halten.


 


Get shit done,


Janina & Henry


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In der Podcastfolge erwähnte Folgen zur Vertiefung:


Überblick zu den Rollen

Facilitaton

Janinas Po

Scrum Master



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