Wie können wir Meetings produktiver gestalten?

Meetings sind unersetzlich für unsere Arbeit. Wir besprechen
Projekte, halten uns über Entwicklungen in unseren
Arbeitsbereichen auf den Laufenden, suchen Lösungen für
Herausforderungen und pflegen nicht zuletzt soziale Kontakte.
Aber Meetings können sehr viel Zeit einnehmen und nicht immer
effizient sein. Sie werden in verschiedenen Umfragen und
Erhebungen sogar als unproduktiv, frustrierend, zeitfressend oder
irrelevant wahrgenommen. Dabei verbringen wir schätzungsweise
durchschnittlich zwei ganze Arbeitstage im Monat mit Meetings.


Wie gelingt es diese wertvolle Arbeitszeit produktiver zu
gestalten? Wie klappt es, dass am Ende des Meetings auch wirklich
ein zielführender Output entstanden ist? Und wie lässt sich gutes
Zeitmanagement im Meeting umsetzen?


Dafür gibt es handfeste Tipps aus der Wissenschaft. In dieser
Folge sprechen Podcast-Hosts Christopher Schild und Klara
Fröhlich mit Mascha Nolte. Sie ist wissenschaftliche
Mitarbeiterin im Bereich Organisationssoziologie an der
Universität Bielefeld und beschäftigt sich mit Interaktionen im
beruflichen Kontext. In „Hörvermerk“ erklärt sie die wichtigsten
Regeln für gelungene Meetings.


Folgende Fortbildungen der Bundesakademie sind besonders
geeignet, um noch tiefer in das Thema einzusteigen (Details unter
www.ifosbund.de):




Grundsätzliches zu Meetings: „Besprechungen leiten“,
„Webinar: Virtuelle Besprechungen leiten




Wirkungsvolle Gestaltung eigener Beiträge im Meeting:
„Rhetorik: Reden und Kurzvorträge halten“, „Stimm- und
Sprechtraining“, „Argumentieren, überzeugen, Feedback geben“




Zudem gibt es auf der Lernplattform Bund unter Lernprogramme >
Kommunikation und Kooperation, Selbstentwicklung verschiedene
Selbstlernangebote zu Meetings:
https://lernplattform.intranet.bund.de/ (erreichbar nur in den
Netzen des Bundes).


Mehr Informationen:
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) hat Meetings
in Form von Videokonferenzen hier untersucht:
https://publikationen.dguv.de/forschung/dguv-akademie-iag/praxishilfen/4428/praxishilfe-zoom-fatigue


Die Videokonferenz-Müdigkeit wurde auch von der Universität Ulm
erforscht:
https://www.uni-ulm.de/in/fakultaet/in-detailseiten/news-detail/article/videokonferenz-muedigkeit/


Mehr zur Methode „Besprechung“ im Organisationshandbuch der
Bundesverwaltung:
https://www.orghandbuch.de/Webs/OHB/DE/OrganisationshandbuchNEU/4_MethodenUndTechniken/Methoden_A_bis_Z/Besprechung/Besprechung_node.html


Meinungen und Ansichten der Gäste spiegeln nicht zwingend die
Position der Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV)
wider.