#15 Die leise Drift – warum Behörden ihre E Akte regelmäßig auf den Prüfstand stellen sollten

Die E-Akte ist bei vielen Behörden längst kein neues Thema mehr.
Einige Kunden haben schon vor 15 oder 20 Jahren mit der
Einführung begonnen. Doch was ist seitdem passiert? In dieser
Sommerfolge unseres Podcasts sprechen Dirk Nerling und Eric Berg
über die Alterung der E-Akte und die Fragen, die sich daraus
ergeben: Passt die einmal festgelegte Konfiguration heute noch?
Sind die Metadaten sauber gepflegt? Und wie holen wir Daten in
zehn Jahren wieder aus der Akte heraus?Wir Sie beleuchten, warum
das Pflegen eine echte Daueraufgabe ist – nicht zuletzt seit dem
OZG 2.0, das keine feste Digitalisierungsfrist mehr kennt,
sondern die Digitalisierung dauerhaft verankert. Dazu gehört,
Aktenbestände regelmäßig zu sichten, zu bewerten und je nach
Aufbewahrungsfrist zu kassieren, zu schreddern oder zu
archivieren.Themen dieser Folge:• Warum die Pflege von E-Akte und
Metadaten über Jahre entscheidend ist• Beweis- und Auskunftslast
in der öffentlichen Verwaltung• Der demografische Wandel und der
drohende Verlust von Verwaltungswissen• Standards wie xDOMEA und
XArchiv beim Archivieren und Aussondern• Digitale Signaturen,
Übersignatur und ablaufende Zertifikate• Datenschutz,
Berechtigungen und BSI-Grundschutz• Datenqualität als
Voraussetzung für erfolgreiche KI-Projekte: erst aufräumen, dann
automatisieren• Warum Aktensysteme genauso eine regelmäßige
„Prüfung" brauchen wie ein Fahrzeug beim TÜV00:00 Begrüßung &
Einstieg ins Thema 01:20 Wie lange gibt es die E-Akte schon?02:19
Metadaten, Datenpflege & Beweislast03:26 Demografischer
Wandel & Wissenssicherung05:18 Frontend vs. Backend der
Digitalisierung07:10 Aussonderung, Archivierung &
Standards09:40 Vorausschauendes Handeln & digitale
Signaturen11:11 KI & Datenqualität 12:25 Regelmäßige
Überprüfung & technische Hygiene14:00 Nachhaltige
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