Zukunftssichere Strategien für Ihren Einkauf Archiv

„Machen Sie den Einkauf zum strategischen Einkauf“, so lautete der Auftrag an mich, die Einkaufsorganisation in einem Unternehmen umzustrukturieren. In vielen Unternehmen soll der Einkauf eine immer wichtigere strategische Rolle übernehmen - doch beim Weg dahin sind nicht nur die Einkäuferinnen und Einkäufer gefragt, sondern auch das Unternehmensmanagement.

Von meinen Kunden höre ich sehr oft, dass sie keine Fachkräfte für den Einkauf finden. Gerade in den ersten Gesprächen, die ich mit Führungskräften habe, kommt häufig die Frage auf, was ein Einkäufer überhaupt alles kennen und können muss. Eine weitverbreitete Sorge ist zudem, dass der Einkauf nicht bereit für die Zukunft ist und es unglaublich schwer ist, gute Leute zu finden. Führungskräfte sollten den Blick ausweiten, wenn es darum geht, gute Fachkräfte finden. Gut ausgebildete Leute gibt es sowohl extern als auch intern. Geht es darum, die Mitarbeitenden im Einkauf zu halten, dann müssen Führungskräfte verstehen und akzeptieren, dass die neue Generation der Einkäuferinnen und Einkäufer, die jetzt in die Unternehmen kommt, oder die jungen Leute, die aufgebaut werden, mehr wollen als Daten in ein System einzugeben.

Bereits vor den Preiserhöhungen und den Krisen war in den Einkaufsabteilungen ein hohes Stresslevel zu sehen. Es wird beklagt, dass, man weder am Markt noch inhouse Fachkräfte bekommt, die im Einkauf arbeiten wollen. Das mag auch damit zusammenhängen, dass Einkäufer mehr als faktenbasierte statt kreative Menschen gesehen werden. Ich persönlich sehe den Einkäufer jedoch als jemanden, der kreativ sein muss. Auch die Führungskräfte sind gefragt, die Innovationsbereitschaft der Einkäufer zu fördern.

Glauben Sie, dass ein Spitzensportler, der zum Beispiel schon tausendfach einen 100-Meter-Lauf absolviert, den Speer geworfen oder den Fußball geschossen hat, mit einem Mal aufhört zu trainieren, weil er es nicht mehr nötig hat? Wohl kaum! Und so muss sich auch der Einkauf auf Verhandlungen vorbereiten – gerade weil diese zum geschäftlichen Alltag gehören. Aus den Fragen in den Trainings zu Verhandlungen und meiner langjährigen Erfahrung im Einkauf entwickelte ich eine Mindmap, die alle Themen zur Verhandlungsvorbereitung berücksichtigt – und die ist nicht größer als ein DIN-A4-Blatt. Sie kennen bestimmt auch den Satz: „Im Einkauf liegt der Gewinn!“ und damit dies weiterhin Gültigkeit hat, ist es wichtig, das Verhandlungsgeschick zu trainieren und sich vorzubereiten, so wie es ein Sportler auch macht, wenn ein Wettkampf ansteht.

Gefühlt bekomme ich am Tag 200 E-Mails – wie ist es bei Ihnen? In vielen Unternehmen läuft ein Großteil der Kommunikation über Mails oder Nachrichten. Ich beobachte, dass viele meiner Kolleginnen und Kollegen im Bereich der Einkaufsleitung und auch Einkäuferinnen und Einkäufer an der ein oder anderen Stelle verlernt haben, sich von Angesicht zu Angesicht, auf Augenhöhe zu unterhalten. Wie wichtig ist "echte" Kommunikation und wie schaffen wir es, in der täglichen Flut an E-Mails das Gespräch nicht zu vergessen?

Letztens habe ich auf einer Werbeanzeige eines elektronischen Kataloganbieters gelesen „Einkaufen ohne Einkäufer.“ Inwieweit entspricht das der Wahrheit und werden Einkäufer in Zukunft wirklich durch künstliche Intelligenz und Software ersetzt? Meiner Meinung nach ist die Robotik Fluch und Segen zugleich – ich persönlich möchte privat den Roboter, der meinen Rasen mäht, sowie den, der staubsaugt und den Boden wischt nicht mehr missen. Allein die Worte Robotik, künstliche Intelligenz oder denkende Software lösen unterschiedliche Reaktionen aus und einige Menschen haben Angst vor dieser Entwicklung – gerade Mitarbeiter fürchten bald durch Technik ersetzt zu werden. Künstliche Intelligenz wird aufgrund des beschleunigten digitalen Wandels bereits in vielen Unternehmen genutzt. Einer Umfrage zufolge sind 84 Prozent der Entscheider in Industrieunternehmen davon überzeugt, dass sich die künstliche Intelligenz skalieren wird und dass wir als Einkäuferinnen und Einkäufer ebenfalls immer mehr damit in Berührung kommen werden. Wir können allerdings selbst entscheiden, was wir Zukunft vereinfachen wollen, wie KI und Software die Einkäufer unterstützen kann und wie weit wir an dieser Stelle gehen möchten.

Der Bundestag hat am 11. Juni 2021 einen Gesetzesentwurf für die unternehmerische Sorgfaltspflicht innerhalb der Lieferketten verabschiedet, welches auch eine geänderte Fassung zu Menschenrechten und Umweltschutz in der globalen Wirtschaft enthält, um diese besser zu schützen. Was das für den Einkauf bedeutet, hören Sie in dieser Podcastfolge.

Die klassischen Stellenanzeigen für Einkäufer beinhalten häufig folgende Punkte: Ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung in der Branche. Dann sollten noch Kenntnisse im Vertragsrecht und ein gutes Fachwissen in der Branche vorhanden sein. Obendrauf braucht der neue Mitarbeitende Verhandlungssicherheit und Überzeugungskraft. Der sichere Umgang mit MS Office Programmen und natürlich mit dem ERP-System, sind ebenfalls Voraussetzung. Garniert werden sollte das Ganze dann noch mit Engagement, Motivation, Flexibilität und einer strukturierten, selbständigen und lösungsorientierten Arbeitsweise. Im Prinzip steckte folgende Aussage hinter der Stellenausschreibung: „Wir suchen einen operativen Einkäufer, der sich zwar in der Branche auskennt, aber am Ende des Tages auch nur seine Daten und Informationen in das ERP-System eingibt, und das bitte strukturiert und selbstständig.“ Wenn ich allerdings von neuen Einkäufertypen spreche, dann meine ich in erster Linie Mitarbeitende, die sich mit Trends im Einkauf beschäftigen wie zum Beispiel der Digitalisierung, Agilität, Innovation, Nachhaltigkeit und Krisenmanagement. Einkäufer, die in der Lage sind, mit Lieferanten auf Augenhöhe zu verhandeln und Innovationen, auch von technischer Seite aus, zu beurteilen. Darüber hinaus sollten die Einkäufer ein Gespür für Menschen haben und es verstehen in agilen, fachübergreifenden Projektteams mitzuarbeiten. Ich persönlich bin davon überzeugt, dass wir in den nächsten Jahrzehnten, wenn es ums Thema Einkauf geht, immer mehr in zeitlich begrenzten Projektteams zusammenarbeiten werden.

Vom Preisdrücker zum Unternehmensgestalter. Einkäufer der Zukunft müssen sich weg vom Preisdrücker hin zum innovativen, vielseitigen und kreativen Unternehmensgestalter entwickeln. Aus meiner eigenen langjährigen Erfahrung als Einkäuferin berichte ich, wann ich selbst zur Unternehmensgestalterin geworden bin und warum es essenziell wichtig ist, den Einkauf und die Menschen darin zu fordern und zu fördern. Denke ich an den Einkäufer der Zukunft habe ich ein klares Bild vor Augen, das den Einkauf zum Erfolgsfaktor werden lässt.

Insolvente Lieferanten, einbrechende Lieferketten, steigende Rohstoffpreise, Engpässe – oder kurz gesagt Krisen. Der Einkauf hat momentan an allen Ecken und Enden damit zu kämpfen. Mein Team und ich hatten schon zahlreiche Einsätzen in solchen Krisensituationen. Im Krisenmanagement ist es besonders wichtig, vorausschauend zu agieren und alles im Blick zu behalten. In dieser Folge spreche ich über meine Erfahrungen in einer Task Force und gebe hilfreiche Tipps zum Krisenmanagement im Einkauf.

Der Einkauf muss sich tagtäglich mit großen Datenmengen auseinandersetzen -kilometerlange Excel-Tabellen sind dabei nicht selten. Der wichtige Fokus auf das Strategische geht im Alltagsstress schnell verloren. Jetzt ist höchste Zeit aufzuräumen. Nutzen Sie die Digitalisierung und E-Procurement-Lösungen, hören Sie zu, welche Daten Ihre Einkäufer wirklich brauchen, setzen Sie auf starke Partner und gute Software. So gelingt es, eine Datenbasis aufzubauen und den Einkauf zum Erfolgsfaktor zu machen.