Der Uni Bonn Podcast für Mitarbeitende: Lass ma' hören!

Wie gut es uns am Arbeitsplatz geht, hat großen Einfluss auf unser Wohlbefinden und damit auf unsere Gesundheit. Geht es uns gut, sind wir ausgeglichener, leistungsfähiger und können auch mal verknuseln, wenn´s mal nicht so läuft.  Damit es den Beschäftigten gut geht, darum kümmert sich an der Uni das Team von Healthy Campus Bonn (HCBN). Und um ganz genau zu wissen, wo der Schuh drückt und was die Mitarbeitenden sich für ein gesünderes Arbeiten wünschen - dafür hat HCBN eine große Befragung durchgeführt.  Mehr dazu unter:

Künstliche Intelligenz ist in der Uni-Verwaltung oft Alltag. 2Jahre nach dem Startschuss für Verwaltungsmitarbeitende sprechen wir mit Holger Impekoven, Direktor Handlungsfeld Services an der Universität Bonn und Ständiger Vertreter des Kanzlers. Michael Prill, Leiter Programm Digitalisierung administrativer Prozesse (PDaP) und Nicola Thiele, Leiterin Stabsstelle Personalentwicklung, Organisationsentwicklung und Gesundheitsmanagement im Mitarbeitenden-Podcast „Lass mal hören“. Zwar ist es bis zum "Kollegen KI" noch ein bisschen hin. Dennoch erwartet Sie Spannendes darüber, welche Tools die drei privat und dienstlich nutzen, was die Communities of Practice leisten, wie die Schulungen angenommen wurden, warum KI kein Hype ist, sondern bleibt – und wie die nächsten Schritte aussehen. 1. Wie hat sich die Arbeit mit KI in der Verwaltung verändert? Impekoven: „Es ist auf allen Ebenen wahnsinnig viel passiert – bei den Modellen, aber auch innerhalb der Universität. Der Think Tank KI des Rektorats, der sich unter anderem mit dem Einsatz von KI in Forschung, Lehre und Verwaltung beschäftigt, hat verschiedene Empfehlungen gegeben, darunter auch für die Verwaltung. Die wichtigsten Meilensteine waren die beiden KI-Tage, die den Rahmen geschaffen haben, das Thema anzugehen. Wir haben die Communities of Practice ins Leben gerufen, bei denen sich Mitarbeitende über Anwendungsszenarien austauschen und von Erfahrungen profitieren. Wir haben mit ‚Kilian‘ eine sichere Sandbox für Experimente angeregt und Schulungen gestartet. Besonders wichtig war die klare Botschaft: Wir dürfen ausprobieren, wir dürfen Fehler machen. Wir haben uns Gedanken über einen transparenten Change-Prozess gemacht, um Sorgen in der Verwaltung zu nehmen. Da waren die COP ein gutes Instrument.“ 2. Was ist an den COP-Treffen so besonders? Prill: Vielleicht ist es der dynamische, spielerische Ansatz, der die Community of Practice ausmacht. Dort sitzen die Leute mit unterschiedlichen Wissensständen zwei bis drei Stunden zusammen, probieren verschiedene KI-Tools aus und tauschen Erfahrungen. Von ChatGPT über Vertonungstools wie Elevenlabs, aber auch SAP-eigene Tools oder Bildgeneratoren – jedes Mal etwas anderes. Das macht Spaß, ist praxisnah und nimmt Hemmungen. Wir sehen immer wieder neue Gesichter und haben festgestellt, dass unsere Präsenztreffen, die „KI-Werkstätten“, besonders gut ankommen. Deshalb finden sie jetzt alle zwei Monate statt. Und es geht nicht nur um neue KI-Tools, sondern auch um Anwendungsfälle, die sich kombinieren und nutzen lassen. Wir haben gemerkt, wie sich das Lernverhalten vieler Teilnehmenden verändert hat.“ 3. Welche Schulungen bietet man für die Mitarbeitenden an und wie werden diese wahrgenommen? Thiele: In Teilen ist das Missverständnis ausgeräumt, dass KI wieder verschwindet. Sie wird Arbeitsinhalte und Profile verändern. Deshalb haben wir verschiedene Formate entwickelt, damit jede und jeder den passenden Einstieg findet. Es gibt Grundlagenkurse für Neugierige, aber auch vertiefende Angebote für Fortgeschrittene. Neue Schulungsformate kommen hinzu, und gemeinsam werden Tools erprobt. Die Werkstätten gehen weiter, der Austausch wird intensiver, und die Möglichkeiten wachsen. Wer Lust hat, kann die Entwicklung aktiv mitgestalten – und erleben, wie KI den Alltag leichter macht. Wir sprechen bei Schulungen nicht nur über Software-Einführungen oder Toolkenntnisse. Beim Thema KI geht es um ein großes Veränderungsprojekt. Das spiegelt sich in den Qualifizierungsangeboten wider, die Kollaboration und Ko-Kreation stärken und dazu beitragen, „AI-Literacy“ sowie eine Haltung dazu in die Organisation zu bringen. Mehr:

Oft laufen Abläufe irgendwie – aber nicht unbedingt gut. Diese besser zu gestalten, insbesondere mit Blick auf die Digitalisierung, ist eine Aufgabe von Prozessmanagement. Das Team Organisationsentwicklung verantwortet das Prozessmanagement an der Uni Bonn. Zum Team gehören Steffi Freyberger, Tatjana Fuchs, Alina Albrecht und Rolf Packmohr. Sie begleiten Veränderung, moderieren Prozesswerkstätten, bieten Schulungen, Vorlagen und Beratung an. Kurz: Sie haben eine ganze Werkzeugkiste, um Prozesse sichtbar zu machen und gemeinsam zu verbessern. In den Prozesswerkstätten wird das konkret: Geht es etwa darum, Anforderungen für eine neue Software zu erarbeiten, werden alle an einen Tisch geholt. Kolleg*innen aus verschiedenen Bereichen sitzen zusammen, klären Schnittstellen, entwickeln Ideen und gestalten bessere Abläufe.  So entstehen Klarheit, Motivation und Mitgestaltung. „Wir geben Hilfe zur Selbsthilfe“, sagt Steffi Freyberger. Ziel ist es, Prozessdenken in die DNA der Uni zu bringen – nicht als Projekt, sondern als Haltung. Das ist auch Kanzler Holger Gottschalk wichtig: „Prozessmanagement ist ein Schlüssel, um den Herausforderungen von Digitalisierung, steigender Serviceorientierung, Arbeitsverdichtung und Fachkräftemangel wirksam zu begegnen. An unserer Universität treiben wir dieses Thema aktiv voran – federführend durch das Team Organisationsentwicklung." Mehr dazu erzählen Steffi Freyberger und Prozessmanagerin Tatjana Fuchs in der neuen Podcast-Folge – reinhören lohnt sich! Das bietet das Team Prozessmanagement Die Verantwortung für das Prozessmanagement liegt beim Team Organisationsentwicklung (Stabsstelle Personalentwicklung, Organisationsentwicklung und Gesundheitsmanagement). Es steuert das zentrale Prozessmanagement, entwickelt Standards, Methoden und Vorlagen und koordiniert die Einführung an der Universität. Gleichzeitig befähigt das Team die Organisationseinheiten der Universität, im Rahmen des dezentralen Prozessmanagements ihre Prozesse eigenständig zu managen. Unterstützungsangebote: Serviceportal ‚Prozessberatung und Prozessmanagement‘ / Confluence: ‚UNI-Prozessmanagement an der Uni Bonn‘  Jetzt in der forsch lesen: 

Prof. Dr. Christian Bauckhage spricht im Interview über Herausforderungen und Chancen beim Einsatz Künstlicher Intelligenz an der Uni Bonn. Wie wird der Einsatz Künstlicher Intelligenz Forschung, Lehre und Verwaltung an der Universität Bonn prägen? KI-Experte Prof. Dr. Christian Bauckhage, Professor für Informatik an der Uni Bonn, Co-Direktor des Lamarr-Instituts und Sprecher des universitätsweiten Think Tanks KI erklärt, wie solche Systeme bereits heute den Arbeitsalltag  verändern und warum menschliche Urteilskraft in Zukunft immer wichtiger werden wird.