Audio Wer genau gestaltet denn?

Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro10.03.19 03:30 Uhr

In der letzten haben wir kurz das Thema angerissen, dass die Menschen – DU und ich - im Büro das Umfeld gestalten und genau aus diesem Grund macht es natürlich auch Sinn, die Beschäftigten in einen Veränderungsprozess mit einbezogen werden. Mit...

Dauer: 18:45:00

In der letzten haben wir kurz das Thema angerissen, dass die Menschen – DU und ich - im Büro das Umfeld gestalten und genau aus diesem Grund macht es natürlich auch Sinn, die Beschäftigten in einen Veränderungsprozess mit einbezogen werden.

Mit den beiden Beispielen die ich erlebt habe, sehen wir, dass es ohnehin nötig ist, also warum nicht in der Planung schon damit beginnen?

In meiner Pyramide Büro-Effizienz erkennst du sehr deutlich, dass das persönliche Verhalten auf eine Wissensebene, eine Verhaltensebene und eine Sozial-Ebene aufgeteilt wurde.

Hierzu habe ich nun übrigens mein Buch fertig geschrieben, wenn du Lust hast, kannst du es über meine Website www.lauble.net im Shop kaufen.

Aber lasst uns zurück kommen, zum Thema:

Die Beschäftigten sind das Umfeld und haben gleichzeitig Einfluß darauf. Logischerweise, wir sprechen und bewegen uns und werden somit von anderen im Raum wahrgenommen.

Wenn die Beschäftigten sich nun in einer komplett neuen Arbeitswelt befinden, als dies jahrelang der Fall war, wird dies ebenfalls Einfluß auf uns haben.

Vielleicht hast du schonmal ein neues Auto gekauft, dann kennst du das. Angenommen du hast früher eine spartanisch ausgestattete und gebrauchte Kiste gefahren und bist auf einen Neuwagen mit vielleicht sogar deutlich besserer Ausstattung gewechselt, dann hast du dich in den ersten Wochen anders verhalten. Hierbei ist egal ob besser oder schlechter, es war einfach anders.

Genauso ist das in Büros, in denen Leute arbeiten. Sie werden sich anders verhalten, denn im Gegenzug zum Auto wurde ihnen in der Regel noch nicht einmal erklärt, welche Funktionen alles in dem neuen Umfeld enthalten sind.

Vor kurzem hatte ich genau einen solchen schönen Auftrag, von dem ich dir erzählen möchte.

Es ging um einen Neubau, bzw. die Büros wurden bereits vor einem halben Jahr bezogen. Die Beschäftigten kamen aus Zellenbüros und wurden jetzt mit jeweils ca. 20 Personen in einen Raum gesetzt. Die Räume waren wirklich groß, so dass nahezu jeder einen Arbeitsplatz direkt am Fenster genießen konnte. Es gab für die Beschäftigten ausreichend große Tische, einen seitlichen Ausziehschrank mit Akustikfronten und auch einige Schränke im Rücken – ebenfalls mit Akustikfronten.

Nun haben sich die Beschäftigten aber über diverse Störungen beklagt und nach dem ersten Gespräch mit den Verantwortlichen hatte ich schon den Tip gegeben, den Beschäftigten zu sagen, dass diese die seitlichen Schränke sehr einfach – nämlich mittels Öffnen – als Schutz vor vorbeilaufenden Leuten nutzen könnten.

Natürlich gab es auch andere Themen und hier erlebte ich wie so oft, dass wir die Beschäftigten mit ins Boot holen müssen.

Ich durfte also dort zwei Tage verbringen und in diesen zwei Tagen war das Ziel, die Beschäftigten über deren aktuelle Themen zu interviewen und mit deren Hilfe die Gesamtsituation für alle Beteiligten zu optimieren.

Zunächst hatte das Unternehmen selbst die bereits von mir bekannten Fragebögen an die Beschäftigten übermittelt und damit dann auch meinen Termin angekündigt.

Aus meiner Erfahrung und bei 58 Beschäftigten sowieso - macht es Sinn, zunächst zwei Gruppen für jeweils eine halbe Stunde zusammen zu führen. Dies spart Zeit und hat den charmanten Vorteil einer guten Gruppendnyamik.

Zu Beginn ist natürlich eine Ungewissheit „was kommt da für einer und was will der von uns“

In der Praxis ist das relativ schnell in eine Positive Energie zu verwandeln, indem den Beschäftigten klar gemacht wird, dass es überhaupt nicht wichtig ist, was ich denke oder meine, sondern dass es ausschließlich um sie – also die Beschäftigten geht.

Wer auch immer an meiner Stelle stehen würde, diese Person ist schon lange weg, während die Beschäftigten sich immer noch haben.

In solchen Momenten mache ich auch klar, dass ich mich gut in die Beschäftigten hinein Versetzen kann, dass ich die Probleme deshalb auch verstehe, über die aktuell geklagt werden. Damit habe ich in der Regel sehr hohe Unterstützung wenn ich darum bitte, auch die Sicht der Unternehmer kurz einzunehmen.

Es geht um Effizienz-Steigerung, es geht um gute Kooperation der Beschäftigten ohne störende Wände – und natürlich geht es um Wirtschaftlichkeit, damit die Arbeitsplätze lange gesichert sind.

Da in diesem Fall die Ausstattung – also das Mobiliar gut war, bin ich darauf eingegangen, dass es sinnvoll wäre, diese Möbel auch entsprechend der persönlichen Gegebenheiten einzustellen und natürlich auch Optimierungsvorschläge für andere Situationen zu unterbreiten.

Dafür komme ich zu jedem Einzelnen hin und habe auch jeweils 15 Minuten Zeit – für Jeden !

Was jedoch ganz wichtig ist und das muß jedem bewußt sein: Ich bin nur ein ganz kleines Rädchen in diesem Unternehmen und spiele auch nur für 2 Tage eine Rolle. Dabei kann ich sicherlich einige Einstellungen ändern, indem ich Wissen und ein Gefühl für persönliche Verbesserungen vermittle. Für das Beibehalten der Verhaltensweisen ist jeder selbst verantwortlich und insofern ist hier die Gruppe wieder interessant, die sich gegenseitig unterstützen kann. Das könnte beispielsweise sein, „hey du wolltest doch nicht mehr durchs Ganze Büro schreien“ – freundlich und ohne Vorwurf, dann kann die Methode Täglicher Optimierungs-Prozess ohne Druck umgesetzt werden und mit der Zeit können sich damit alle besser fühlen.

Dieses Üben und Wiederholen aktiviert das semantische Gedächtnis.

Um die Effizienz zu steigern – übrigens auch die Motivation - mache ich in der Gruppe noch so meine 2 – 3 Übungen, mit denen das episodische Gedächtnis aktiviert wird und gleichzeitig das AHA-Erlebnis bringt.

Dann geht es in der Regel um Rückfragen und wir starten in die 1 zu 1 – Situation am Arbeitsplatz.

Am Arbeitsplatz muß ich leider noch viel zu häufig feststellen, dass neue Möbel zwar ausgeliefert, aber in keinster Weise erklärt werden. Sorry, das empfinde ich als hundsmiserabel. Was hilft es denn den Beschäftigten wenn der Verkäufer der Stühle dem Einkäufer erklärt was der alles kann?

Ich kauf mir doch auch kein Auto – und sorry selbst ich als Vielfahrer sitz nur sehr selten 8 Stunden im Auto – ich kauf mir doch auch kein Auto und schick jemanden vom Einkauf, dass dieser die Funktionen erklärt bekommt.

Folglich werden die ausgefüllten Zettel sehr häufig die Themen Schmerzen im Nacken und auch Schmerzen im Rücken beinhalten, was natürlich auch hier der Fall war.

Im Einzelgespräch gebe ich nun Tips, wie die Möbel korrekt eingestellt werden, meistens wird dies auch gleich umgesetzt, bei höhenverstellbaren Sitz- Stehtischen ist es logischerweise am Einfachsten und hat deshalb auch gut funktioniert.

Nun ist die wichtigste Frage natürlich, ob die Beschäftigten eine Verbesserung spüren. Damit meine ich nicht, dass die Rücken oder Nackenschmerzen weg sind, sondern ob es sich gut und entspannt anfühlt so am Tisch zu arbeiten. Dann gehe ich persönlich nochmal in das Negative Erlebnis und erläutere warum die Anspannung kam und dass wir – also alle Menschen – bei schon vorhandenen Problemen viel empfindlicher für zusätzliche Störungen sind.

Auf diese gehen wir natürlich auch ein, nicht alles ist an diesem Tag umzusetzen, teils darf der Arbeitgeber hier mit gewissen Materialien noch nachrüsten.

Diese Hoffnung dürfen sich die Beschäftigten aber machen, wenn sie selbst auch dazu beitragen, etwas an der Änderung des Umfeldes und dem Umgang mit sich selbst und anderen zu optimieren.

So etwas kläre ich immer zuvor mit dem Auftraggeber ab und es motiviert die Beschäftigten zusätzlich, denn wir wollen doch alle unsere Arbeiten gut erledigen und zufrieden damit sein können.

Und tatsächlich war es so, dass die Beschäftigten mit einer enormen Motivation die beiden Tage voll da waren, sich selbst anders verhalten haben und somit das Umfeld schon einmal extrem verbessert wurde.

Stell dir das vor, wir haben bei 58 Personen durch das Verhalten jedes einzelnen, eine Verbesserung von 0,1 % hinbekommen, dass sind 5,8 % Steigerung an einem Tag ! Ich würde sagen, diese Investition in mich hat sich ausgezahlt für den Arbeitgeber. Jetzt wurde telefonisch oder durch Gänge zum Kollegen gesprochen, anstatt durch den Raum gerufen, die Achtung auf die eigene Körperhaltung wurde erhöht und somit auch langfristige Gesundheitsschäden vermieden, die ansonsten mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit eingetreten wären.

Es war sogar so, dass die Beschäftigten gemeinsam zum Kaffee holen gingen, damit eine weitere Beschäftigte in der Nähe der Kaffee-Maschine nicht mehrmals gestört wird. Eine andere Kaffeezone wurde eigenhändig umgestellt, wodurch ebenfalls weniger Störungen für andere stattfinden.

Alleine die Gruppendynamik die hier gewonnen wurde – übrigens bei allen Personen mit Freude – war schon eine WIN – WIN – Situation für Arbeitgeber und Beschäftigte.

Es war nicht mehr die Rede von kleineren Büros, die aktuelle Situation wurde besser genutzt und gestaltet !

Und wie gesagt – die Beschäftigten gestalten IMMMER !!! Auch wenn wir glauben, wir gestalten die Arbeitswelten, weil wir planen und mit Möbeln ausstatten, sollte dabei nie vergessen werden, dass die Beschäftigten mit jeder Sekunde, die sie im Büro verbringen einen deutlich größeren Anteil an der Gestaltung der Büros haben. Das ist eine der Grundessenzen in meinem Leitspruch „Humanisierung ist die intelligenteste Art der Rationalisierung!“

Ich versichere euch, es war ein tolles Gefühl mit so vielen freundlichen und motivierten Personen arbeiten zu dürfen und auch zu sehen, wie viel zusammen erreicht werden kann, indem jeder ein kleines bißchen was dazu tut. Eine tolle Erfahrung, für die ich mich an dieser Stelle recht herzlich bedanke !

Damit will ich für heute erst einmal beenden, ich danke dir fürs Anhören dieser Folge, wenn du Lust hast, kauf mein Buch und gib mir gern Feedback dazu, du findest es auf meiner Website www.lauble.net.

Hast du spezielle Themen oder Anregungen und Wünsche, dann schreibe mir diese gern an martin@lauble.net oder ruf mich an. Meine Nummer findest du ebenfalls auf der Website.

Egal was du tust, ich wünsche dir maximale Erfolge und denke bitte immer daran, Humanisierung ist die intelligenteste Art der Rationalisierung !


Die Episode ist eine Audio-Datei aus der Reihe des Podcast-Angebotes Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro, die du hier downloaden und online anhören kannst. Informiere dich über den Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro Download.

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